Qu’est-ce que la gestion de flotte automobile ?

Cette fiche Flottes Expert résume les principaux éléments de définition de la gestion de flotte automobile. Elle fait partie d’un dossier consacré aux fondamentaux de la gestion de parc, disponible en accès libre. Pour accéder à toutes nos fiches pratiques Flottes Expert, abonnez-vous

Qu’est-ce qu’une flotte automobile ?

On appelle « flotte de véhicules » le parc automobile d’une entreprise. Celle-ci peut être constituée de voitures de fonction, de véhicules statutaires, de véhicules de service, de véhicules utilitaires ainsi que de tout autre véhicule servant au bon fonctionnement de l’entreprise tels que les poids lourds, les deux-roues, les vélos, etc.

À quoi sert la gestion de parc automobile ?

La gestion de flotte automobile contribue à fournir aux collaborateurs de l’entreprise les véhicules les plus adaptés à leur objectif de déplacement, aussi bien d’un point de vue opérationnel, que financier et sécuritaire.

1. Comment opérer une flotte de véhicules ? 

Le choix des modèles de véhicules

Une entreprise ajuste les modèles de véhicules à chaque collaborateur, selon des critères d’utilisation bien définis. En fonction du kilométrage élevé ou faible des véhicules, elle décidera de prendre un véhicule plus ou moins confortable.

Les entreprises de transport de matériel ou de personnes adaptent plus particulièrement la typologie de leurs véhicules à leurs besoins. Par exemple, le gestionnaire parc optera plutôt pour un fourgon ou un véhicule de tourisme, selon les usages. Il déterminera aussi la taille du véhicule, son aménagement, etc. De plus, le choix du véhicule dépendra des pratiques de déplacement des collaborateurs, les trajets pouvant s’effectuer au départ d’un lieu fixe ou non.

Enfin, de plus en plus d’entreprises se tournent vers les motorisations alternatives pour faire face à de nouvelles contraintes de déplacements telles que la mise en place de zones à faibles émissions mobilité (ZFE-m). Les flottes anticipent aussi les objectifs de renouvellement en véhicules à faibles émissions fixés par la loi d’orientation des mobilités (LOM). Ce choix de la motorisation dépend avant tout du périmètre de circulation du véhicule : urbain, rural, autoroutier, montagnard, etc.

Adapter le nombre de véhicules

Selon l’activité de l’entreprise et la diversité des services proposés, le responsable de flotte doit adapter le nombre de véhicules en parc. Le dimensionnement de la flotte ne sera pas le même pour assurer des tournées de livraison, des rendez-vous de commerciaux ou offrir un service de navettes. Plutôt que de recourir à la location courte durée ou moyenne durée, certaines entreprises préfèrent mettre en place des véhicules en pool ou en autopartage, plus adaptés aux besoins de déplacements ponctuels.

Établir une car policy et un règlement automobile

La car policy est un outil indispensable pour construire une politique automobile cohérente dans une entreprise. Elle comprend notamment une grille d’attribution qui définit le type de véhicule auquel a droit un collaborateur selon sa fonction ou son niveau hiérarchique. Elle s’adresse donc aux conducteurs de véhicules statutaires ou de véhicules de fonction. La car policy peut également indiquer les conditions d’accès aux véhicules partagés et/ou aux véhicules à faibles émissions.

Pour l’ensemble des collaborateurs qui conduisent un véhicule de l’entreprise, il est en outre nécessaire de définir un règlement automobile. Celui-ci liste notamment leurs obligations, les règles de conduite et les différentes procédures à suivre pour l’utilisation des véhicules.

Choisir un mode de gestion de la flotte automobile

Une flotte automobile peut être gérée en interne ou de manière externalisée (fleet management), en faisant appel à un fleeteur. Pour faciliter la gestion, les responsables de parc ont en général recours à des logiciels ou des applications de gestion de flotte avec des tableaux de bord personnalisables.

2. Comment financer une flotte de véhicules ? 

Le choix du mode de financement

Le choix du mode de financement des véhicules s’exécute en collaboration avec la direction des affaires financières. Ce financement est effectivement à adapter en fonction de la stratégie financière adoptée par l’entreprise, de la loi de roulage des véhicules, de leur typologie (standard ou très spécifique), ainsi que de l’évolution de la réglementation.

Le référencement des fournisseurs

Le référencement des fournisseurs se réalise avec la direction des achats. Il est important de raisonner selon le rapport qualité/prix du service, et non uniquement selon le prix du véhicule, au risque de provoquer une augmentation du temps de gestion opérationnelle en compensation.  Il est aussi primordial de définir un choix de prestations à souscrire par périmètre, avec des services gérés à 100 % par le loueur ou, à l’inverse, une ventilation fine sur différents prestataires.

Concernant le choix du constructeur ou du loueur, mieux vaut éviter le mono-fournisseur afin de laisser une marge de mise en concurrence. Ceci permet d’optimiser les coûts. Attention toutefois à ne pas s’éparpiller, car il est également intéressant de concentrer les volumes lors des remises de fin d’année.

Élaborer un catalogue de véhicules

L’élaboration du catalogue se discute avec la direction des ressources humaines. Les commandes sont souvent restreintes à certains modèles de véhicules ou à certaines motorisations pour encadrer les coûts. Quelques conseils pour fabriquer un bon catalogue…

• Avec le passage à la norme d’homologation WLTP, mieux vaut limiter les options gourmandes en émissions de CO2 et donc en carburant – telles que les toits ouvrant ou panoramiques, les jantes de grande taille, etc. -, avec à la clef un gain sur la fiscalité.
• L’évolution des réglementations, avec notamment la loi d’orientation des mobilités (LOM) et la mise en place de zones à faibles émissions (ZFE), est également à prendre en compte dans la sélection des modèles de véhicules. 

Certaines entreprises optent ainsi pour des véhicules à « faibles émissions ». Il faut toutefois veiller aux modèles choisis : exit le cabriolet ou les coupés voire le SUV, si l’objectif de l’entreprise est de réduire ses émissions de CO2.

• Enfin, une approche TCO doit toujours être gardée à l’esprit. En effet, les loyers attractifs cachent parfois des motorisations gourmandes en énergie. Ces motorisations pourraient ainsi augmenter la consommation de carburant et avoir des impacts néfastes sur la fiscalité liés aux émissions de CO₂ élevées, ou encore, sur les avantages en nature et les contributions pour les collaborateurs.

• Dans le cas de l’électrification d’une flotte, il est nécessaire de mener des actions de communication et de sensibilisation autour des spécificités de conduite d’un véhicule électrique (EV) ou hybride rechargeable (PHEV) auprès des collaborateurs. Ce type de véhicule demande en effet une anticipation, une gestion des accélérations et du frein moteur pour optimiser la batterie mais également l’importance d’une recharge régulière. 

Le pilotage des contrats

Voici nos conseils pour piloter au mieux vos contrats :

• Ajuster les dérives kilométriques afin de payer le juste loyer.
• Anticiper les besoins en renouvellement de véhicules afin d’éviter les frais de hors contrat ou de dépassement.
• Prendre en compte l’allongement des délais de fabrication des constructeurs.
• Prendre en compte les délais d’aménagement le cas échéant.

Calculer les coûts de la flotte automobile

Pour calculer les coûts de la flotte automobile, il est conseillé de suivre les dépenses au format TCO (Total Cost of Ownership), c’est-à-dire en tenant compte de tous les coûts liés au véhicule (achat, fiscalité, entretien, carburant, etc.).

Avec l’arrivée de véhicules à faibles émissions (VFE, les émissions à l’échappement ne dépassent pas 50 g de CO₂/km), une analyse TCO complète est primordiale pour prendre en compte les bénéfices de la fiscalité face à un coût d’achat plus élevé et des remises souvent inférieures. Cela permet également de comparer les coûts entre les motorisations traditionnelles et alternatives : diesel ou essence d’un côté et de l’autre recharge électrique, gaz naturel véhicule (GNV), gaz de pétrole liquéfié (GPL), etc.

Le format TCO permet également au gestionnaire de parc d’identifier les dérives (consommation de carburant, coûts de réparation, loyers non ajustés, frais de restitution, etc.). Ainsi, il peut par exemple s’assurer que la majorité des pleins sont faits en GNV ou GPL sur des modèles hybrides essence-GNV ou essence-GPL, afin de profiter pleinement de la différence de prix de ces carburants.

Enfin, suivre précisément les coûts permet au responsable de parc d’anticiper les évolutions budgétaires.

3. Comment sécuriser une flotte de véhicules ? 

Entretenir les véhicules

Le responsable de parc automobile fournit au conducteur les moyens d’entretenir son véhicule en bon état de fonctionnement et de circulation. Il peut faire appel aux prestations rattachées au contrat de location longue durée (LLD) du véhicule, ou alors à des partenaires d’un ou plusieurs réseaux spécialisés dans le domaine de la maintenance, des pneumatiques, des contrôles réglementaires, etc.

Le gestionnaire de flotte optera de préférence pour le contrat cadre ou de convention avec facturation directe à l’entreprise afin d’éviter les avances de frais par le collaborateur.

Assurer la flotte de véhicules

Les entreprises mènent souvent des appels d’offres auprès du marché des assureurs avant d’effectuer le placement de leur assurance flotte. Des intermédiaires d’assurances tels que des agents ou des courtiers peuvent les aider notamment en cas de parcs importants. En dernier recours, les entreprises n’ayant pas trouvé d’assureur ou qui se sont vu opposer un refus par ce dernier peuvent saisir le Bureau Central de Tarification (BCT), organisme qui fixe le tarif de la prime d’assurance que l’assureur choisi devra obligatoirement appliquer. 

Selon la législation actuelle, l’assurance responsabilité civile (RC) est la seule obligatoire pour tous les conducteurs de véhicules (engins de déplacement personnel compris). Cette garantie minium couvre les dommages causés à autrui. Elle est par ailleurs souvent incluse dans les contrats d’assurances auto, deux-roues, habitation dont il vaut mieux vérifier les modalités. La RC ne couvre donc pas les dommages causés aux conducteurs. Les entreprises souscrivent aussi des garanties facultatives telles que les dommages aux véhicules, le vol, l’incendie, le bris de glace, etc.

Réduire la sinistralité

La réduction de la sinistralité passe par un accompagnement du conducteur dans la gestion de certains évènements (stress, constat amiable, expertise, location VR, etc.). Le gestionnaire de flotte peut rappeler ou expliquer les procédures et les démarches à suivre et orienter ses collaborateurs vers des fournisseurs référencés afin de limiter le temps de son immobilisation ainsi que celui de son véhicule.

Éviter les amendes routières et les FPS

Le responsable du parc peut mettre en place un traitement rapide des amendes routières et des forfaits post-stationnement (FPS) pour responsabiliser les conducteurs. À l’inverse, il peut dégager la responsabilité de l’entreprise. Le gestionnaire peut aussi sensibiliser et alerter la direction concernée (management intermédiaire, RH, Sécurité, Qualité de Vie au Travail (QVT), etc.) sur la fréquence et-ou la gravité de certaines infractions, en veillant à respecter les dispositions du règlement général sur la protection des données (RGPD).

La formation des conducteurs

Il y a différentes manières d’aborder la formation à la conduite des collaborateurs utilisant des véhicules professionnels. L’entreprise peut leur proposer soit :

• Une formation à la prévention routière durant laquelle ils apprennent à maîtriser la sinistralité, les coûts d’entretien et d’usure – et en corollaire à réduire leur consommation de carburant.
• Une formation à l’éco-conduite qui leur enseigne à maîtriser leur consommation de carburant, les coûts d’entretien et d’usure – et en corollaire à éviter la sinistralité routière.
• Des stages de récupération de points, organisés en lien avec la RH. 

La formation des conducteurs passe aussi par une prise en main des véhicules à la livraison. Les différentes fonctionnalités du véhicule leur sont présentées, notamment le cas échéant :

• L’utilisation de la boîte automatique et la gestion du régime moteur,
• La récupération d’énergie au freinage et l’importance de la recharge sur des véhicules électriques et hybrides.

Ces formations, qui encouragent à conduire de manière plus détendue et plus sobre, sont à prévoir avec les garages partenaires.

En résumé