Gestion de flotte : des interfaces pour des coûts moindres

Moins de coûts, moins de saisies manuelles, une gestion plus optimale : la flotte n’est pas la seule à tirer profit des interfaces, qui s’avèrent utiles à l’organisation de l’entreprise dans son ensemble. «Les interfaces constituent un lien entre les fournisseurs de nos clients et notre outil numérique de gestion de flotte. Du loueur jusqu’au convoyeur ou au prestataire de crédit de mobilité, l’objectif reste de remonter le maximum d’informations pertinentes pour le responsable de parc. » Cette observation émane de Géraud Porteu, directeur général de GAC Technology. Chaque mois, cet éditeur de logiciels importe, pour ses clients, plus de 28 000 fichiers, soit plus de 36 millions de lignes de données.

TCO : les interfaces de gestion de flotte font baisser les coûts

Grâce aux interfaces, le responsable de parc bénéficie donc d’une vision plus précise de son TCO, avec à la clé une identification plus aisée des actions à lancer pour baisser les coûts. « À titre d’exemple, les relevés kilométriques obtenus à partir des cartes carburant contribuent à identifier les dérives budgétaires », avance Marie-Noëlle Bobet, gestionnaire de flotte chez Optixt, l’éditeur du logiciel Winflotte. « Et parallèlement à l’aspect économique d’optimisation du TCO, les interfaces jouent aussi un rôle dans la qualité de service, comme pour le covoiturage, avec des informations centralisées dans un outil unique », complète Géraud Porteu.

Avec les interfaces, l’entreprise peut aussi s’émanciper de la saisie manuelle et donc limiter les risques d’erreurs. Et par le biais de ces interfaces, le logiciel de gestion de flotte devient un point d’entrée unique où viennent s’approvisionner les différents services de l’entreprise. Avec cette connectivité élargie, les données se veulent aussi plus complètes, plus fiables et mises à jour, dans un environnement toujours plus complexe et avec un volume d’informations en forte hausse. Le responsable de parc peut alors prendre du recul et procéder à des analyses en toute connaissance de cause.

Une aide à la décision

« Les interfaces amènent à collecter et à échanger de la donnée, élément fondamental sur lequel repose la prise de décision du gestionnaire de flotte à travers les algorithmes et les applications, valide Daniel Vassallucci, président du télématicien Optimum Automotive. Pour ce gestionnaire, les enjeux sont multiples et nécessitent de s’appuyer sur des données, mais aussi des algorithmes et des outils pour maîtriser ces données. Les interfaces agrègent alors le maximum d’informations pour que l’algorithme prenne les bonnes décisions », poursuit Daniel Vassallucci.

De bonnes décisions qui peuvent concerner l’électrification du parc, la diminution de l’empreinte environnementale, le renouvellement des véhicules, la car policy, la prévention des risques routiers, etc. « Quand l’entreprise a pris le temps d’apprivoiser les données avec l’outil, le processus de décision se fait plus objectif », ajoute Daniel Vassallucci.

Plus de temps, moins d’erreurs

Au-delà des coûts et de l’aide à la décision, le temps gagné représente un autre bénéfice important apporté par les interfaces pour la gestion de flotte, notamment en évitant la double saisie. Un constat encore plus vrai lorsque ces données sont mises à disposition de l’ensemble de l’entreprise, via les outils internet classiques comme l’e-mail, ou qu’elles s’intègrent directement dans les outils de CRM, les ERP ou les logiciels de comptabilité. En interne, les échanges se font alors le plus souvent avec la direction générale, les ressources humaines, les finances, la comptabilité, en évitant, grâce aux interfaces, de ressaisir ces données. « Les interfaces évitent les erreurs induites par une double saisie des données », insiste Marie-Noëlle Bobet pour Optix.

Toujours dans une optique de bonne gestion, ces interfaces peuvent aussi se connecter aux systèmes informatiques de l’administration. C’est le cas de celui de l’ANTAI (Agence nationale de traitement automatisé des infractions), avec lequel une entreprise peut échanger sur les infractions routières relevées et l’identité des conducteurs verbalisés. Dans ce cadre, des fichiers RH régulièrement mis à jour permettent, en cas de requête, de désigner le conducteur responsable de l’amende, avec ses coordonnées exactes. Cette facilitation de la gestion et le gain de temps qui en découle sont mis en avant au sein du groupe Pernod Ricard, utilisateur de l’outil Winflotte.

Des interfaces pour optimiser la gestion (de flotte, mais pas que)

« Les interfaces génèrent un gain de temps important. La gestion de flotte n’a plus à valider toutes les factures des loueurs, et la comptabilité n’a plus à les traiter manuellement. Ces interfaces contribuent aussi à une meilleure optimisation. Nous tendons vers l’excellence opérationnelle, d’où notre volonté de réduire le nombre de procédures manuelles. Autre bénéfice, le risque d’erreurs se réduit et nous obtenons un reporting des anomalies », expose Maeva Roubaud, responsable du parc automobile de 750 véhicules du spécialiste des vins et spiritueux .

Ce que confirme Franck Lallet, responsable commercial de l’éditeur de logiciels de gestion de flotte Informakit : « Nous constatons parfois qu’avec les tableaux Excel, le gestionnaire passe tellement de temps à saisir qu’il n’en a plus pour analyser les coûts de sa flotte. »

Des cas concrets

Audrey Leroy ne le contredira pas. Cette gestionnaire d’un parc de 1 200 véhicules travaille pour Orexad Brammer, un distributeur de fournitures industrielles qui a opté pour l’outil de GAC Technology. « Le logiciel et ses interfaces apportent un gain de temps considérable. Face à Excel, c’est incomparable, rappelle-t-elle. Avec le lien avec l’ANTAI, nous passons aussi moins de temps à traiter les PV et nous réalisons une économie importante de papier. Notre service de gestion de flotte compte trois personnes. Sans GAC Car Fleet et avec Excel, nous aurions besoin d’une personne en plus pour assurer les mêmes missions », détaille Audrey Leroy. Qui pointe aussi la simplicité pour créer une interface.

« Pour ce faire, GAC Technology nous fournit un e-mail type pour demander au fournisseur de faire le nécessaire en lien avec ses équipes. Quand nous rachetons une entreprise, je demande ainsi à l’éditeur et aux fournisseurs d’intégrer les nouvelles données », poursuit Audrey Leroy. Mais les outils informatiques ne dispensent pas le gestionnaire de flotte d’un travail de contrôle des éléments qui apparaissent dans son logiciel. À titre d’exemple, si une immatriculation n’est pas reconnue par un fichier de facturation, ce gestionnaire doit procéder aux vérifications nécessaires.

Zéro papier, zéro saisie

Grâce aux interfaces et aux outils informatiques, certaines entreprises ne saisissent plus aucune donnée liée à leurs dépenses. Au-delà de la facturation, cette pratique qui automatise le calcul des coûts et aide à leur gestion, via les interfaces, va certainement se généraliser à l’ensemble des prestataires de l’écosystème des flottes et à l’ensemble des départements de l’entreprise. Après le « zéro papier », les entreprises peuvent viser désormais le « zéro saisie ».