Gestion de flotte : la télématique en mode données

Il y a quelques années à peine, les dispositifs étaient décriés : jugés intrusifs par les salariés, sujets de frictions avec les syndicats… Mais les résistances s’amenuisent alors que les usages de la télématique embarquée évoluent.

La géolocalisation n’est plus systématiquement utilisée tandis que la nature des informations exploitables se diversifie : sur la conduite, l’état du véhicule, etc. Une diversification qui contribue à faire de la télématique un élément à part entière de la gestion du parc automobile.

Même pour des entreprises de livraison ou celles qui pratiquent des interventions sur site, les données de géolocalisation ne sont désormais plus qu’une des données employées parmi d’autres (voir le témoignage de la société Guidoon).

« Il y a deux ans, notre première motivation pour la télématique a été le suivi des déplacements des commerciaux. Mais lors de la présentation du produit, l’intérêt que nous y avons vu, c’est aussi l’optimisation des tournées », explique Nicolas Pech. Ce directeur commercial d’Accoplas est en charge de la gestion des douze véhicules du fabricant d’éléments d’habitation en PVC et aluminium.

Des outils pour optimiser les tournées…

Accoplas fait appel à la solution d’Ocean depuis deux ans : elle permet non seulement de calculer le meilleur itinéraire pour enchaîner les visites des commerciaux, mais aussi, « en fonction de leurs parcours, de faire ressortir tous les clients sur la zone géographique de la tournée, complète Nicolas Pech. Le conducteur sait alors qu’il peut éventuellement s’arrêter pendant sa tournée, pour des visites de courtoisie ou de relance. » Gain pour l’entreprise : « des démarches commerciales supplémentaires qui ne seraient pas forcément réalisées sans l’outil », se félicite le directeur commercial

Chez Tag Logistik, une entreprise de transport à la demande, le parc compte 70 véhicules de type Kangoo, Trafic et Master d’une capacité de transport de 5 à 20 m3, et quelques poids lourds. Le dispositif de télématique embarquée a été changé récemment pour remonter aussi les informations sur la conduite des salariés. « Les véhicules sont équipés de l’outil Fleetmatics depuis un peu plus de huit mois, décrit Clément Lagarde, le responsable de la flotte. Nous avions une autre marque de géolocalisation et nous basculons sur le nouvel outil peu à peu ; il ne reste que quelques boîtiers de l’ancien système. »

La motivation pour ce changement : « Avec Fleetmatics, nous pouvons exploiter plus facilement les données de géolocalisation et remonter des informations de nature différente, sur les comportements à risques par exemple avec l’accéléromètre », illustre Clément Lagarde.

… et mieux connaître les temps de travail

Chez Avenel, qui s’appuie sur 300 véhicules, en majorité des utilitaires, l’usage de la télématique embarquée évolue aussi, avec des motivations diverses. « La majorité des modèles équipés sont des véhicules de chantier : des utilitaires dont nous devons connaître le positionnement géographique pour optimiser les déplacements et faire intervenir les techniciens le plus rapidement où cela est nécessaire », avance Julien Pouymayon, responsable qualité sécurité environnement de cette PME familiale notamment spécialiste des installations électriques.

Julien Pouymayon poursuit : « Mais nous avons aussi besoin de la géolocalisation pour connaître les amplitudes horaires de travail et le respect des heures d’embauche par les équipes. » Pour l’entreprise, le projet est maintenant d’étendre l’équipement à l’ensemble de la flotte : utilitaires et VP, « avec un outil plus complet pour faire remonter les informations propres à chaque véhicule : kilométrage, consommation instantanée, moyenne, etc. », anticipe le responsable.

Ces nouveaux usages de la télématique contribuent à faire tomber les réticences des salariés. Difficile en effet pour les conducteurs de s’opposer à des outils qui amènent à une meilleure gestion du parc.

Limiter les utilisations abusives des véhicules

Responsable d’une cinquantaine de véhicules chez LV-Max, employés aussi bien pour du déménagement que du transport funéraire, Stéphane Aires recourt à la télématique pour suivre la conduite aussi bien que la consommation : « C’est important pour l’entreprise et un responsable de qualité y veille, pointe-t-il. Nous voyons s’il n’y a pas d’abus sur le gasoil ou la consommation, ou bien encore des usages en dehors du cadre professionnel pour les véhicules attitrés », indique ce responsable.

Autre usage de la télématique embarquée auquel les salariés peuvent difficilement s’opposer : le contrôle du temps de travail. « Nous avons commencé il y a deux ans et nous allons équiper toute la flotte progressivement. Nous l’avons fait parce que les commerciaux sont seuls à l’extérieur et ne passent parfois qu’une fois par semaine à l’agence. Or, nous avons besoin de contrôler leur temps de travail mais aussi de surveiller la consommation de carburant », note Olivier Bizot, codirigeant de l’entreprise Isoferm, spécialiste des volets d’habitation.

« L’installation n’a pas posé de problème auprès des salariés, reprend Olivier Bizot. Des questions normales ont été posées sur l’emploi des données, auxquelles nous avons répondu. Tout le monde a compris et joué le jeu au sein de l’entreprise. »

Une démarche d’information préalable se veut donc indispensable, surtout lorsque le dispositif s’accompagne de géolocalisation. Chez Accoplas où l’équipement est récent, « la géolocalisation a été mal perçue au début par 90 % de l’équipe. Notre démarche a été d’annoncer clairement qu’avec cet outil, nous savions où étaient les véhicules. Mais il faut aussi mettre en avant les apports comme avec l’organisation des tournées », souligne Nicolas Pech. Un mode de communication qui a aidé à emporter l’adhésion de la moitié des conducteurs, assure Nicolas Pech. « D’autres sont toujours hésitants et il reste une frange qui considère toujours le dispositif comme du «flicage»… Souvent ceux qui ont le plus à craindre des remontées d’informations. »

Faciliter la mise en place de l’outil

Le suivi des comportements de conduite doit aussi être expliqué : « Il faut considérer que les rappels sur le comportement sont une forme d’éducation et qu’elle prend du temps », complète Nicolas Pech. Qui projette de lancer des challenges d’éco-conduite au sein de ses équipes pour faciliter l’intégration du dispositif.

Travail de pédagogie, challenges d’éco-conduite et plus largement implantation de l’outil : dans l’entreprise, un acteur est au premier chef concerné par les tâches liées à la télématique embarquée, le gestionnaire de parc.

Si chaque entreprise fonctionne selon une organisation spécifique avec le choix des remontées d’informations (de géolocalisation, de consommation, de comportement, etc.) vers certains responsables en priorité, une tâche revient le plus souvent au responsable de flotte : celle de construire et de paramétrer le dispositif.

Des systèmes à paramétrer précisément

Ce paramétrage peut se révéler très pointu en fonction des utilisations de la flotte et des données que l’entreprise souhaite recueillir. Pour l’organisation des visites par les commerciaux d’Accoplas, il a fallu au début un temps important de paramétrage. « Nous avons dû entrer le carnet d’adresses de chaque commercial : les données des clients, des architectes, des bureaux d’études récurrents, détaille Nicolas Pech. Dans un premier temps, Ocean a effectué cette intégration dans la base. Mais ensuite, tous les nouveaux clients doivent être entrés par nos soins. »

Chez Madic, spécialiste des interventions dans les stations-service, environ 400 véhicules sur 600 sont dotés de l’outil de Mapping Control (voir le témoignage) : « La géolocalisation était jusqu’ici gérée par la direction des systèmes informatiques (DSI) qui était responsable de son développement en interne. Désormais, il va me revenir de gérer le dispositif mais ponctuellement, pour sa mise en service », explique Olivier Battaglia, contrôleur de gestion en charge des 600 véhicules dont 400 pourvus en télématique.

Une tâche plus complexe qu’il semble au premier abord. Pour les paramètres d’éco-conduite par exemple, le gestionnaire de flotte intervient pour sélectionner les critères retenus. Mais viennent ensuite les nécessaires affinages. Difficile de comparer les comportements de conduite de chacun sans tenir compte des particularités des routes locales : « En fonction des reliefs, des régions, la sélection des critères n’est pas la même », précise Olivier Battaglia.

Une étape laborieuse mais indispensable pour un usage efficient de l’outil. Car si la capacité de recueil de données est grande, elle peut devenir synonyme de profusion contre-productive : « Les remontées sont très poussées, peut-être trop parfois », fait remarquer Stéphane Aires chez LV-Max, à la tête d’une cinquantaine de véhicules. « Aujourd’hui, nombre d’informations remontées par le dispositif ne sont pas exploitées, constate de son côté Olivier Bizot pour Isoferm, comme le nombre moyen d’arrêts, le temps moyen d’arrêt, etc. »

Une remontée d’informations à définir

Et si l’étape du paramétrage reste ponctuelle, celle du recueil de données et de leur traitement constitue une tâche à part entière, sur le long terme. Là encore, cette étape diffère selon l’entreprise. À chacune de choisir la distribution des alertes ou des informations jugées pertinentes vers la personne compétente en interne : sur la consommation, les comportements au volant ou encore les horaires d’utilisation.

Chez Madic, ce sont les responsables de maintenance des voitures ou directement les supérieurs des conducteurs qui ont accès aux données comportementales : « Ils vont recevoir des alertes pour prendre les mesures nécessaires », avance Olivier Battaglia.

Et comme pour un logiciel de gestion de parc, les données accessibles sont personnalisables selon les utilisateurs. « L’accès aux données est limité », note Christophe Sueur, contrôleur de gestion et responsable des achats chez SOS Oxygène qui compte 696 voitures équipées par TomTom Telematics sur 950 véhicules (voir le témoignage).

Chez ce spécialiste de l’assistance respiratoire à domicile, outre Christophe Sueur, les données sont ouvertes à son adjoint, à la gestionnaire de parc, au directeur technique puis à l’échelon des agences. L’entreprise en compte une cinquantaine sur le territoire et ce sont les directeurs et le responsable technique de chacune qui peuvent consulter les données. « Les personnels qui ont accès peuvent tout faire sauf créer un utilisateur du logiciel », complète Christophe Sueur.

Personnaliser en fonction des utilisateurs

« Chez Tag logistik, nous sommes cinq à recourir au système et chacun le fait à sa façon. Le tableau de bord qui affiche directement les données peut se personnaliser selon les responsables d’exploitation », décrit Clément Lagarde.

Un point à souligner : l’analogie entre outils télématiques et logiciels de gestion de parc ne se limite pas à cette possibilité de personnaliser les remontées d’informations en fonction des utilisateurs. La multiplication des fonctionnalités des logiciels embarqués amène à un usage comparable à celui des outils de gestion.

Chez Madic, Mapping Control s’est ainsi substitué à Excel. « Nous avons choisi cet outil parce que peu de prestataires proposent une solution unique pour la géolocalisation, l’éco-conduite et la gestion de parc. Choisir des prestataires différents pour ces trois postes serait revenu à gérer trois fois la flotte », résume Olivier Battaglia.

Les fonctionnalités proposées par Mapping Control équivalent à celles des logiciels de gestion : « L’intérêt du dispositif réside dans la mise en relation avec l’ensemble des loueurs, poursuit Olivier Battaglia. Nos contrats de location incluent la maintenance. Avec des échanges EDI, le logiciel vérifie les entretiens effectués, les contrôles techniques et envoie à l’utilisateur ou/et son responsable des alertes pour réaliser les entretiens. Il se met également en relation avec l’assurance pour gérer les coûts des sinistres. Le logiciel autorise aussi une remontée des prises de carburant avec notre carte pétrolier, et de la consommation en pneus. » Et bien sûr, le logiciel enrichit la remontée de données d’éléments spécifiques à un outil de télématique embarquée comme les heures de conduite.

« Chez Isoferm, le dispositif nous permet de remonter plus facilement l’ensemble des déplacements et de justifier l’usage des voitures comme véhicules de société auprès de l’Ursaff. Il suffit d’éditer le compte rendu mensuel, le salarié n’a plus ensuite qu’à contrôler », décrit Olivier Bizot.

Télématique ou logiciel de gestion ?

Reste toutefois qu’à l’instar des logiciels de gestion de parc, les solutions de télématique ne s’adaptent pas forcément à toutes les configurations. Chez LV-Max, dont la flotte comprend des véhicules de transport funéraire et de déménagement, les responsables projettent de marier le logiciel de télématique embarquée avec un logiciel de gestion de flotte développé en interne. « Les outils qui existent à l’heure actuelle ne sont pas assez spécifiques à nos professions, estime Stéphane Aires. Nous avons des contrôles de hayon pour les poids lourds, des contrôles Veritas pour les véhicules funéraires, des spécifications qui n’existent pas dans les logiciels du marché. »

Et si les fonctionnalités des logiciels de télématique embarquée s’approchent le plus souvent de celles des outils de gestion, les finalités de leur utilisation aussi, au premier rang desquelles, on s’en doute, la réduction des coûts (voir aussi notre article).