Gestion de parc : des outils de synthèse

Gérer sa flotte à partir de fichiers Excel ? Un souvenir pénible pour les responsables de parc qui font désormais appel à un logiciel spécialisé et des outils de gestion. Chez Rentokil, cette bascule date d’il y a un an. La flotte de cette entreprise spécialisée, entre autres, dans les produits d’hygiène pour les professionnels, compte 1 700 véhicules, dont une centaine de poids lourds, plus d’un millier de VU et environ 500 VP.

« Nous recourions jusqu’ici à une application interne. Nous y répertoriions les véhicules avec quelques dates d’échéance, mais sans alerte ou lien avec les assurances par exemple », retrace Olivier Soulard, gestionnaire national de la flotte de véhicules pour Rentokil. De même, cet outil de gestion interne n’était alimenté par aucune donnée fournisseurs et ne produisait au final qu’un état du parc. Et pour obtenir les coûts de la flotte, « nous devions consolider fichier Excel sur fichier Excel en provenance de tous les fournisseurs. Cela était très contraignant », résume ce responsable.

Des flottes en croissance

Chez Belfor, l’installation d’un outil de gestion spécifique, Notilus YourWay en l’occurrence, a elle aussi été menée à bien il y a an. Chez ce spécialiste de la remise en état de bâtiments d’habitation ou d’entreprises après sinistres, l’intégration du logiciel a été poussée par une flotte en croissance. « Quand notre direction a récupéré sa gestion, tout était fait avec Excel. Cette solution pouvait tenir jusqu’à 100 ou 150 véhicules, mais au-delà, cela devenait impossible », rappelle Arthur Fournel, à la tête du service Operations and Procurement. Le parc compte environ 300 véhicules en LLD, dont un tiers de voitures de fonction et deux tiers de véhicules de service, principalement des VU de petite taille.

Chez Rentokil, la croissance de la flotte n’a pas été le seul déclencheur pour adopter un logiciel de gestion. Pour certaines entreprises, la transition écologique a aussi amplifié le besoin d’une meilleure connaissance de la composition du parc, de son usage et de son bilan carbone.

Une fois le besoin établi et la décision prise d’intégrer un nouvel outil, le choix de l’éditeur de la solution s’est déroulé en plusieurs étapes chez Rentokil. « L’outil de gestion du prestataire GAC Technology nous a paru la solution la plus complète. Ce constat tenait compte de ce que nous indiquaient d’autres clients, mais aussi des conseils de nos fournisseurs dont beaucoup étaient déjà connectés à cet outil. Pour nous, cette situation était susceptible d’en faciliter l’intégration », relate Olivier Soulard.

Un temps d’adaptation

L’implantation du logiciel a ensuite duré quatre mois, de décembre à mars, ralentie par la crise sanitaire. « La prise en main s’est faite avec l’aide de notre support informatique avec lequel il fallait coordonner tout ce qui relevait de la sécurité informatique, précise Olivier Soulard. Et nous avons dû transférer toutes les données de la flotte dans le logiciel pour créer la base de données et apporter toutes les connexions de nos fournisseurs. »

Chez Rentokil, l’utilisation du logiciel interne était bien ancrée. L’intégration du nouvel outil a donc demandé un temps d’adaptation. « Il a fallu nous accoutumer à une syntaxe différente de celle que nous employions jusque-là », se souvient Olivier Soulard. Car en bousculant les usages, installer un outil a aussi pour bénéfice de donner à tous ceux qui y accèdent un langage et des procédés communs. Un bénéfice très appréciable quand ce logiciel succède à des fichiers Excel, relève Arthur Fournel pour Belfor.

Avec un outil commun, le bénéfice ne revient pas seulement à reprendre la main sur le suivi de la flotte : il tient aussi au partage de l’outil et de ses données avec l’ensemble des personnels concernés dans l’entreprise. « Nous sommes entrés dans un système collaboratif : dorénavant, les chefs d’agence mettent aussi à jour le système, comme avec les affectations des véhicules aux conducteurs », relève Arthur Fournel chez Belfor.

Cependant, note Olivier Soulard pour Rentokil, cet usage collectif doit aller de pair avec une rigueur partagée dans l’usage de l’outil. Dans cette entreprise dont les implantations se répartissent sur le territoire national, plus de 80 gestionnaires locaux participent à la gestion du parc. « Il faut donc qu’ils restent attentifs aux entrées des kilométrages faits par les collaborateurs, car tous les kilométrages aberrants constituent autant de signalements d’anomalies par le logiciel », pointe ce gestionnaire.

Remonter les données

Ces erreurs dans les entrées de données qui alimentent le logiciel, aussi bien pour les kilométrages que la consommation de carburant ou les différentes facturations, peuvent en partie s’éviter grâce aux connexions automatisées avec les prestataires ou avec les remontées d’informations issues directement des boîtiers télématiques. « Pour les données kilométriques des véhicules industriels, la télématique de Masternaut nous remonte les données dans le logiciel. De leur côté, les autres informations proviennent des cartes Total et Shell », expose Olivier Soulard pour Rentokil.

Chez Belfor, l’intégration du logiciel est allée de pair avec une gestion repensée des cartes carburant, un poste très surveillé par les responsables de parc. Pour la Métropole du Grand Lyon pareillement, le logiciel As Tech sert à suivre les consommations de carburant.

Suivre les consommations

« Une interface avec les pétroliers permet de récupérer toutes les transactions effectuées pour nos véhicules », explique Guillaume Cerdan pour cette métropole. Elle prend en compte les capacités des réservoirs des modèles et les types de carburant. Nous avons aussi défini des plages horaires de prise de carburant. Toutes les prises qui ne correspondent pas à ces critères sont signalées en anomalie et se transforment en e-mails pour demander un justificatif », complète ce responsable du service flotte autos et vélos, soit 1 407 véhicules.

L’atout des logiciels reste en effet d’organiser la ventilation des informations selon les spécificités de l’organisation et de les synthétiser selon les attentes des services (lire aussi le reportage R.A.S. Intérim). « Toutes les informations récoltées par le logiciel sont disponibles sous forme d’indicateurs ou de KPI qui peuvent être exploitées au niveau de l’entreprise ou d’un centre de profit particulier », note Arthur Fournel chez Belfor. D’autres indicateurs aident à repérer des erreurs chez les fournisseurs, illustre ce responsable : « Avec les loueurs, le logiciel détecte un véhicule qui n’est pas dans notre flotte et nous a été facturé, par exemple en raison d’une erreur de plaque d’immatriculation. Cela peut arriver. »

L’identification des erreurs et leur correction représentent des étapes incontournables pour envisager une démarche d’optimisation de la flotte à partir des indicateurs élaborés par l’outil. « Un module important pour nous est celui du calcul du TCO réel, indique Olivier Soulard pour Rentokil. Nous pouvons alors vérifier que les dépenses du parc correspondent aux chiffres que nous avions anticipés. » Un indicateur indispensable, notamment pour suivre les performances des véhicules à faibles émissions dans le parc.

Les lois de roulage

Grâce aux indicateurs proposés par ces outils, les responsables de parc assurent aussi un meilleur suivi des lois de roulage. « Le logiciel nous alerte de tous les écarts de roulage par rapport aux contrats et nous les réajustons au fur et à mesure. Et quand les dates d’échéance approchent, nous sommes alertés pour la commande de nouveaux véhicules. Un point essentiel avec les délais des constructeurs aujourd’hui, soit entre neuf mois à un an avant la livraison », rappelle ainsi Olivier Soulard.

Le traitement des grilles de fluidité dans l’outil se veut également un levier d’optimisation des contrats. Notilus YourWay possède cette fonctionnalité depuis fin décembre. « C’est important parce que cela nous aide à décider des modifications contractuelles en fonction du roulage effectué », souligne Arthur Fournel chez Belfor. Pour la flotte de ce spécialiste de la rénovation après sinistres, la vérification de l’adéquation entre les kilométrages effectués et les lois de roulage souscrites auprès des loueurs s’effectue deux à trois fois par an. « Avec Notilus, nous passons en revue tous les roulages et le système nous aide à retenir le couple durée-kilométrage le plus économe en argent à court terme. Par an, cela nous fait d’économiser plusieurs dizaines de milliers d’euros », estime ce responsable.

Optimiser les connexions

L’élaboration de ces indicateurs est rendue possible grâce aux connexions évoquées plus haut, entre le logiciel et les prestataires. Utilisées pour la remontée des données de ces prestataires, ces connexions participent aussi à simplifier la tâche du gestionnaire. À la fin des contrats, elles contribuent ainsi à fluidifier les commandes de nouveaux véhicules. C’est le cas chez Rentokil où, pour 80 % des véhicules en parc, les conducteurs n’ont pas le choix des modèles. « Dans le cadre des renouvellements, nous demandons aux loueurs de se connecter au système pour déposer leurs offres. Le logiciel fait ensuite un premier choix », reprend Olivier Soulard.

Les connexions automatiques facilitent aussi la gestion des amendes. C’est vrai avec l’éditeur de l’outil GAC Car Fleet connecté à l’Antai (Agence nationale de traitement automatisé des infractions) pour le règlement des infractions, y compris celles de stationnement. « Ce logiciel est aussi en lien avec notre assurance pour le suivi des sinistres, ajoute Olivier Soulard pour Rentokil. Nous n’effectuons pas la déclaration du sinistre avec l’outil mais une fois celle-ci faite, nous nous servons de l’outil pour le suivi : afin de savoir si l’expert est passé, à combien le sinistre est estimé, etc. »

Connecter les outils

Les gains en temps de gestion apportés par ces connexions incitent les gestionnaires de flotte à les multiplier auprès de leurs prestataires. « Notre objectif est maintenant de mettre en place les commandes de véhicules avec tous les loueurs et de commander tous les équipements (cartes de péage, cartes carburant) par le biais du logiciel afin qu’il devienne l’outil de la flotte et autour de la flotte », ambitionne Olivier Soulard.

Chez Belfor, le logiciel Notilus YourWay est relié aux boîtiers embarqués Keep Trace. « Nous y récupérons toutes les informations de consommation et de kilométrage », décrit Arthur Fournel. Demain, ce gestionnaire projette de remonter les informations liées à l’éco-conduite pour les traiter directement dans le logiciel. « En centralisant dans Notilus les notes d’éco-conduite, nous pourrions entre autres déclencher des modules d’e-learning sur la prévention routière par le biais de son interface », anticipe ce responsable.

Un seul outil ?

Derrière ce projet pointe aussi la volonté, comme chez Rentokil, de faire converger, dans le seul outil de gestion de parc, le plus de données possibles. Et pour Arthur Fournel de Belfor, c’est logiquement cet outil qui s’impose pour les regrouper, « parce que c’est aussi celui qui dispose des données les plus à jour, justifie-t-il. Actuellement, les applications s’accumulent : nous en avons une pour Notilus, une autre pour Keep Trace et une autre pour le loueur », énumère Arthur Fournel. Selon lui, réunir l’ensemble des informations liées à la flotte et à ses usages dans le logiciel contribuerait aussi à diffuser des informations et à communiquer vers les conducteurs avec une seule application.

Le logiciel de gestion de flotte pourrait devenir demain non seulement un outil de synthèse des informations du véhicule et de son utilisation, mais aussi un levier de fluidification des commandes et de simplification de la communication vers les conducteurs. À moins que d’autres intervenants, pétroliers, télématiciens ou loueurs, ne s’imposent eux aussi avec un service équivalent.