À première vue, la fonction de gestionnaire de flotte semble échapper à toute analyse. Les profils, les parcours, les formations et les domaines de compétences varient d’un professionnel à un autre, d’une entreprise à une autre. Les contours du métier ne sont pas clairement circonscrits et n’apparaissent que dans un flou déconcertant.
Pour approcher une définition satisfaisante, l’une des solutions passe par la description des compétences dont le gestionnaire doit faire preuve pour exercer son métier. « Si les situations restent très éclectiques, admet Emmanuel Foreau, directeur commercial de LeasePlan France, un certain nombre de points...
À première vue, la fonction de gestionnaire de flotte semble échapper à toute analyse. Les profils, les parcours, les formations et les domaines de compétences varient d’un professionnel à un autre, d’une entreprise à une autre. Les contours du métier ne sont pas clairement circonscrits et n’apparaissent que dans un flou déconcertant.
Pour approcher une définition satisfaisante, l’une des solutions passe par la description des compétences dont le gestionnaire doit faire preuve pour exercer son métier. « Si les situations restent très éclectiques, admet Emmanuel Foreau, directeur commercial de LeasePlan France, un certain nombre de points communs peuvent se dégager. »
Une fonction d’interface dans l’entreprise
Tout d’abord, pour Emmanuel Foreau, le gestionnaire de flotte doit maîtriser a minima l’environnement automobile pour fournir des conseils à la direction générale et aux décideurs de l’entreprise. Ensuite, ses compétences doivent englober le contrôle de gestion avec une mission de maîtrise des coûts. « Sans cet aspect de sa fonction, il perd le bénéfice obtenu par la direction des achats lors de la négociation des contrats », ajoute Emmanuel Foreau.
Enfin, le directeur commercial de LeasePlan France estime qu’un gestionnaire de flotte doit s’appuyer sur un savoir-faire en matière de ressources humaines. Interface entre l’entreprise et les utilisateurs, il joue un rôle prépondérant pour valoriser la politique automobile auprès des collaborateurs.
Les attributions du gestionnaire commencent avec la négociation des contrats. À ce stade, ce professionnel vient en appui du service des achats. Ensuite, il contribue à la définition de la car policy, avec la responsabilité de son application et du respect des règles définies au préalable. Il joue également un rôle de conseil sur la fiscalité et l’offre automobile, et effectue un travail de veille sur les services proposés par les différents prestataires. Et ces dernières années, la fonction de gestionnaire de flotte a considérablement évolué. Le métier se transforme et ce professionnel devient un expert capable d’apporter une réelle valeur ajoutée à l’entreprise.
Alors que les véhicules sont suivis au quotidien par les prestataires extérieurs, il dispose en effet de temps pour analyser l’utilisation des véhicules et optimiser la flotte dans sa globalité. Dans sa mission, le contrôle de gestion et le suivi des coûts prennent de plus en plus d’importance.
Dès que la flotte dépasse les 500 véhicules, ce gestionnaire se consacre d’ailleurs à 100 % de son temps à sa mission. Et plus l’entreprise a recours à l’externalisation, parfois jusqu’à la prise en charge des relations avec les conducteurs, plus le gestionnaire dégage de temps pour des missions d’analyse à valeur ajoutée plus élevée.
« Comme tous les gestionnaires de flotte, j’ai suivi un parcours atypique ». Désormais directrice de clientèle chez Fatec, Caroline Disle a exercé ses compétences pendant seize ans chez LeasePlan où sa dernière mission s’est déroulée dans la région PACA en tant que conseillère commerciale. Ensuite, elle a rejoint Aon Auto comme fleet manager.
Des gestionnaires issus de la LLD
De par sa fonction commerciale au sein du spécialiste de la gestion de flotte Fatec, elle embrasse les différents aspects du métier grâce à ses positions successives comme commerciale et gestionnaire chez un loueur et un spécialiste du fleet management.
Aujourd’hui, Caroline Disle réalise des entretiens pour recruter des gestionnaires de flotte. « Je recherche des profils issus de la location longue durée, qui savent comment s’articulent une offre de prix et un contrat de LLD », explique-t-elle. Et de poursuivre : « Il est difficile d’évaluer les connaissances en gestion de flotte. Il n’y pas d’école. »
Pour Caroline Disle, un bon gestionnaire doit posséder des connaissances techniques et maîtriser les tableurs et les outils informatiques. Comme le candidat devra être en contact avec les conducteurs, il doit aussi s’appuyer sur des compétences en ressources humaines.
« L’automobile reste un sujet sensible chez l’ensemble de nos clients, souligne-t-elle. Les utilisateurs sont très attachés à tout ce qui se rapporte au véhicule de fonction. Le responsable de parc doit faire preuve à la fois de fermeté et de compréhension, apporter une réponse rapide et avoir le sens du contact humain.
Des compétences pas seulement techniques
En revanche, les connaissances automobiles n’arrivent que dans un second temps. Cette expertise appartient principalement aux loueurs, même si le gestionnaire doit développer ces connaissances par la pratique de son métier au quotidien.
Pour recruter des responsables de parc, Fatec recherche des titulaires de bac + 2 ou + 3 spécialisés dans la gestion ou le commerce. Les candidats doivent se montrer aussi à l’aise dans les chiffres que dans l’expression écrite et orale. « J’ai fait un test en demandant de réaliser une modification de contrat, raconte Caroline Disle. La candidate n’a pas pu me répondre alors qu’il fallait poser une simple règle de trois. Je demande aussi de rédiger un texte pour identifier les fautes d’orthographe. Avec de nombreux e-mails à rédiger, le gestionnaire doit maîtriser la langue française. »
Formation : des chiffres et des lettres
Le gestionnaire de flotte intervient tout au long de la durée de vie du véhicule dans l’entreprise et ce, du premier contact avec le collaborateur pour le choix du modèle jusqu’à la restitution. Il vérifie les factures, réalise les modifications de contrat, établit des états de parc, organise les campagnes autour des cartes carburant, etc.
« La fonction a évolué, constate Caroline Disle. Elle ne cesse de se professionnaliser. Quand j’ai débuté chez un loueur en 1990, le gestionnaire avait d’autres domaines de compétence. Dorénavant, il se concentre sur sa mission et a déjà géré des flottes. » Autre évolution, l’émergence et la généralisation de la télématique, des outils informatiques, du reporting, et bien sûr la notion de TCO ont structuré le métier. Les analyses se sont affinées et les études deviennent plus complètes et approfondies. « Dans un environnement complexe, le responsable de parc a un rôle de conseil pour choisir le bon véhicule, le meilleur couple durée-kilométrage, etc. », observe Caroline Disle.
Pour Fatec comme pour de nombreux observateurs, l’accès au poste de gestionnaire de flotte se fait de diverses manières. Lorsque la flotte compte moins de 400, 500 ou 600 véhicules, un collaborateur en assure le pilotage pendant une partie de son temps. Au-delà de ce seuil, ce responsable, issu de l’entreprise, s’appuie sur de véritables compétences et affiche sa volonté d’apprendre le métier.
De l’influence de la taille de la flotte
Souvent, le gestionnaire se recrute chez les loueurs longue durée qui possèdent une connaissance approfondie du métier. « Dès lors qu’une entreprise se trouve à la tête d’un ou de quelques milliers de véhicules, elle doit s’appuyer sur plusieurs responsables entièrement dédiés à cette tâche, décrit Caroline Disle. Ils peuvent être issus de l’interne mais l’entreprise gagne en professionnalisme en recrutant des gestionnaires expérimentés ou des experts issus des loueurs longue durée. »
Avec des flottes de 100 à 200 véhicules, le responsable du parc se consacre aussi à d’autres missions. La gestion se fait au fil de l’eau et il peut se former sur le tas avec l’aide d’un logiciel professionnel. D’autant que le métier requiert toujours plus de technicité. Avec la montée en puissance de l’information, le traitement des données et le pilotage s’affinent, tout en exigeant une réflexion toujours plus approfondie.
« En matière de pilotage des véhicules, aucune entreprise n’a la même organisation qu’une autre et aucun responsable de flotte n’a le même métier qu’un autre. » Ce constat émane de Guillaume Maureau, directeur général adjoint d’ALD Automotive France.
Pour ce spécialiste de la LLD, les missions se veulent très larges et commencent par les relations avec les conducteurs, se poursuivent avec la gestion des sinistres et des réparations, la mise à disposition d’un véhicule de remplacement, etc.
Des attributions aussi diverses que variées
Bien que ce ne soit pas toujours lui qui intervienne, le gestionnaire peut aussi avoir la responsabilité des négociations avec les prestataires, il demande des devis, établit les contrats-cadres, co-pilote l’approche analytique à travers le TCO et gère de manière opérationnelle la flotte en suivant les commandes, les livraisons et les restitutions. Globalement, il prend en charge toutes les opérations qui n’ont pas été externalisées auprès du loueur ou du fleet manager.
Ses fonctions intègrent la gestion administrative : suivi de la facturation, des loyers, des entrées et des sorties de contrat, facturation des prestations hors contrat, contrôle des documents (permis de conduire, carte verte, etc.), traitement des amendes, etc.
« Ce responsable a aussi une mission de contrôle des coûts qui est primordiale car son poste représente un budget important pour l’entreprise et demande une gestion des plus fines, complète Guillaume Maureau. Si la relation avec les conducteurs fait de plus en plus l’objet d’une externalisation, le reporting, le pilotage et la maîtrise du budget prennent toujours plus de place. »
Comme les autres acteurs, Guillaume Maureau constate l’hétérogénéité des parcours. Le gestionnaire de parc peut être un ancien chauffeur ou un(e) assistant(e) de la direction générale, de la DRH ou du département financier, avec une inclination prononcée pour le pilotage des véhicules. Mais en général, il est issu des départements achats ou des services généraux. Il peut également avoir travaillé chez un loueur longue durée avant d’intégrer l’entreprise.
Guillaume Maureau dresse le portrait idéal du titulaire du poste : « Il se positionne à la croisée des chemins. Il doit avoir un excellent relationnel avec les utilisateurs, la comptabilité, les achats. Il doit choyer les conducteurs tout en serrant la vis pour qu’ils respectent les règles d’utilisation. Il doit être rigoureux et savoir employer les outils informatiques pour présenter un reporting complet et précis, et établir des budgets de façon lisible et compréhensible. »
Gestionnaire de flotte : un portrait idéal
Au cours des cinq à dix dernières années, le métier a profondément évolué. Les attributions traditionnelles autour de la gestion des véhicules ont été externalisées auprès des loueurs. De plus, les technologies permettent à ces prestataires d’accompagner les conducteurs et de gérer les relations avec eux. Résultat : les entreprises se concentrent sur l’essentiel, à savoir les négociations avec les constructeurs, les loueurs et les différents prestataires.
Certains grands groupes ont créé des directions de la mobilité où est intégrée la gestion de flotte. De nouvelles pistes comme l’autopartage, le développement de solutions alternatives aux déplacements ou l’électrification des véhicules sont testées par ces professionnels. « Mais cette évolution sera d’abord expérimentée par les grandes entreprises », pointe Guillaume Maureau.
Pour la gestion de flotte comme pour l’ensemble des techniques de management, l’innovation vient souvent des plus grands groupes avant d’essaimer dans les PME et les TPE.
