Gestionnaires de flotte : changement de vitesse

Dans certaines sociétés, cette évolution s’est traduite avec la création d’un poste entièrement consacré au parc automobile. C’est le cas chez Léon Grosse. Quand Armelle Fournigault est entrée en 2003 dans cette entreprise de BTP, son poste actuel n’existait pas : « Gérer la flotte, qui comptait 220 véhicules, constituait l’une de mes attributions d’assistante de direction du service matériel », retrace-t-elle.

La maîtrise des coûts, objectif premier

Mais au fur et à mesure que le nombre de véhicules a progressé, avec aujourd’hui 456 modèles en LLD et 37 en propriété, la mise en place d’un poste à part entière s’est imposée. Résultat : « Depuis juin 2012, je suis à temps complet sur un poste intitulé “gestionnaire de flotte automobile“ », souligne-t-elle. Une création de qui va de pair avec des attentes de « rentabilité et de rationalisation des coûts », indique Armelle Fournigault. D’autant que le parc reste le quatrième poste de dépenses du service matériel de l’entreprise.

Chez Léon Grosse comme dans toutes les sociétés et collectivités, les gestionnaires partagent un même impératif : baisser le coût du parc, aussi bien à l’achat qu’à l’exploitation. Un objectif en général doublé par une demande de véhicules plus propres. Cette double responsabilité suppose une veille permanente sur le marché, avec aussi la nécessité de se familiariser avec de nouvelles technologies. « Nous avons suivi des journées de formation et visité des salons pour prendre connaissance des détails sur le fonctionnement et le coût des différents modèles », illustre David Marcadier. Responsable de la flotte du conseil général de la Charente, il a récemment fait entrer une Mia électrique dans le parc et va intégrer des modèles hybrides pour le président du conseil général et les directeurs de service.

Cette veille est importante pour connaître les modèles susceptibles de rejoindre le parc, mais aussi pour en justifier le choix aux supérieurs hiérarchiques et aux conducteurs. « Quand nous proposons des modèles dans la car policy, il y a toujours des retours, des questions », note la responsable de la flotte d’un groupe pharmaceutique, qui préfère rester anonyme.

Un lien très étroit avec les clients internes

Dans ce contexte, savoir apporter les bonnes réponses et valoriser les véhicules restent déterminants. « C’est important que le collaborateur ait le choix, insiste cette responsable. Un véhicule dont le conducteur est satisfait, c’est un véhicule mieux entretenu, auquel il fait plus attention. » Et cette satisfaction peut être importante pour la suite des relations entre le gestionnaire et le conducteur… notamment en cas de coups durs. « Quand le conducteur est en difficulté sur la route, nous sommes l’interlocuteur en première ligne, reprend cette responsable. Le fait d’être là depuis le choix du véhicule contribue à rassurer. » Car dans les situations d’urgence, des tensions naissent facilement : « Souvent, les frictions viennent pour des voitures en panne. Une panne fait perdre du temps au collaborateur, cela l’énerve et cela énerve tout le monde, confirme Armelle Fournigault chez Léon Grosse. Parfois, il faut élever la voix, comme dans n’importe quel métier. Il faut savoir allier gentillesse et fermeté », poursuit-elle.

Cette « sensibilité » aux réactions des conducteurs s’acquiert le plus souvent « sur le tas », comme d’ailleurs de nombreuses compétences du gestionnaire de flotte. « Il n’y pas de BTS ou de cursus spécifique pour ce métier, constate le formateur Bernard Roland, également consultant en politique et gestion de flotte pour le cabinet ERCG. Des salariés prennent souvent ce poste sans aucune formation. » Et plus l’entreprise est de petite taille, moins le responsable de la flotte a de chances d’être formé spécifiquement, le parc étant l’une de ses tâches parmi d’autres.

Des réflexes à établir et à pérenniser

Outre des qualités naturelles de conciliation et d’organisation, « il faut aussi être rigoureux et réactif », résume la représentante de Léon Grosse. La maîtrise des outils informatiques se veut aussi indispensable, tout comme des notions de logistique. Difficile de maîtriser l’ensemble de ces compétences dès sa prise de poste. Et si, dans les entreprises, on s’accorde à vouloir faire reculer le coût du parc, « les directions n’ont pas forcément défini ce qu’elles attendent du gestionnaire de flotte », déplore Bernard Roland. À ce dernier de comprendre ce que l’on attend de lui…

Lors des journées de formation qu’il conduit pour Flottes Automobiles, il est souvent nécessaire à Bernard Roland de combler en introduction certaines lacunes des nouveaux responsables de parc : sur des thèmes tels que la fiscalité, des notions essentielles doivent être rappelées comme sur la TVS. Des bases de l’organisation doivent aussi être inculquées : comme obtenir la copie du contrat d’assurance ou du contrat loueur pour connaître les prises en charge à attendre lors de pannes ou de sinistres.

Et si les jeunes gestionnaires peuvent montrer des lacunes, les plus anciens se laissent parfois aller à certaines dérives, pointe Bernard Roland : l’expérience et les réseaux de relations qui se créent au fil du temps ont pour rançon un excès de temps passé avec les différents fournisseurs dans certains cas, ou avec les utilisateurs des véhicules dans d’autres.

De nouveaux modèles, de nouvelles missions

Mieux définir et encadrer les tâches d’une profession en pleine évolution, c’est tout l’objet de la réflexion menée au sein de l’État qui a drastiquement restreint le volume de son parc. La fonction de gestion de flotte y a été très sollicitée ces dernières années et se trouve désormais à un tournant décisif. Et après avoir remporté des succès en termes de maîtrise des coûts, la fonction doit évoluer pour porter de vrais projets auprès de l’administration : mise en pool des véhicules, intégration de modèles propres.

Pour épauler les gestionnaires dans leurs initiatives, un chef de projet spécialiste des modèles électriques et hybrides mais aussi des problématiques de mobilité a rejoint les équipes. « L’une de ses missions prioritaires est de produire du sens sur un thème nouveau pour l’État. Concrètement, cela signifie apporter de la méthode, du conseil, des outils mais aussi assurer un benchmarking et une veille sur un sujet qui bouge en permanence. Il faut aussi monter des expérimentations et organiser le partage d’expériences et de bonnes pratiques », indique Jean-Pierre Sivignon. Qui a lui-même procédé à ce recrutement en tant que chef de la mission interministérielle chargée du parc automobile de l’État et des opérateurs.

Enfin, dernier accompagnement de cette évolution du travail du gestionnaire de flotte : l’introduction de ce poste dans la grille des métiers de l’État. La fonction prendrait alors place à côté d’autres comme gestionnaire de parc immobilier. Un atout supplémentaire pour mener une politique volontaire, alors que l’efficacité des différentes actions menées jusqu’ici repose en grande partie sur la volonté d’individus, note Jean-Pierre Sivignon.

Une légitimité toujours à imposer

Cette légitimation au cœur de l’État pourrait donner des exemples aux collectivités et administrations alors que les responsabilités des gestionnaires de flotte ne cessent de s’accroître. « De par ma position, je me trouve plus près de la maintenance que de la décision », décrit cependant Michel Hesry, au conseil général des Côtes-d’Armor. Ce qui traduit mal ses responsabilités réelles quand les pools se généralisent dans les services, avec à la clé un vrai changement des mentalités : « La culture maison doit évoluer », observe-t-il.

Un changement qui n’a rien de simple alors que le véhicule reste bien souvent un acquis : difficile en effet de dire aux conducteurs de mutualiser leurs véhicules ou de recourir aux transports en commun. Mais au-delà de la gestion pure et dure des véhicules ou encore de leur entretien, le gestionnaire de flotte a un vrai rôle à jouer, de réflexion sur les transports et les déplacements, et de sensibilisation des conducteurs à de nouvelles mobilités.