Le logiciel Astech Parc Auto a été changé récemment pour une version Saas, avec un déploiement sans adaptation spécifique. « Je suis arrivé dans le service pour la mise en place de cette version « web ». Avant la migration, les réunions avec l’éditeur ont conduit à épurer notre base de données et à définir ce que nous reprenions. Par exemple, nous avons pu contrôler si nous conservions la même architecture de codification des véhicules », se rappelle Guy Michel, en charge de l’exploitation du logiciel.
Avec cette mouture, l’équipe du garage a aussi poursuivi la diminution de la flotte entamée en 2007. « La direction générale a incité les chefs de service à nous restituer tous les véhicules au kilométrage inférieur à 1 500-2 000 km par an, ceci sur la base du volontariat. Une trentaine ont pu être retirés du parc », confirme Gilles Eymery, chef de service de l’atelier mécanique de la ville.
Contribuer à accélérer la réforme des véhicules
Grâce au traitement des données, le kilométrage n’a pas été le seul critère de sélection des voitures à retirer. « Pour justifier les renouvellements, nous utilisons des statistiques précises des kilométrages, des coûts d’exploitation, de la consommation. Toutes ces données sont analysées en complément d’une analyse visuelle du véhicule. Cela permet de proposer des véhicules ciblés avec précision aux services de la mairie et à leurs directions », poursuit Gilles Eymery pour le service du garage.
Les données obtenues grâce au logiciel ne sont pas seulement utiles pour accélérer la réforme des véhicules. « Nous pouvons donner un coût le plus exact possible des véhicules par service », indique Guy Michel.
Avantage pour le service du garage, l’élaboration de ces données est menée à bien rapidement grâce au logiciel : « Nous produisons des requêtes que nous transmettons à la Direction des moyens d’information. La DMI les automatise et met en ligne les résultats sur le portail décisionnel », précise Gilles Eymery. Un portail accessible notamment aux élus, DGS, DGA, directeurs et chefs de service.
Reste que comme pour tout logiciel, la livraison de résultats est soumise à l’alimentation en données par l’équipe du garage. Dans ce but, toutes les interventions sur les véhicules sont renseignées : les réparations mais aussi les entretiens ou les prises de carburant. Pour ces dernières, le service du garage emploie une fonctionnalité pour entrer automatiquement les données dès la prise de carburant par les conducteurs à la pompe de la mairie.
Pour la gestion de carburant, Astech bénéficie d’une passerelle avec le logiciel de GIR qui récupère les données de prise de carburant. « Nous pouvons remonter toutes les prises dans la base de données. Les indications de kilométrage sont saisies à la borne carburant, nous sommes ainsi à jour », explique Gilles Eymery.
Mais toutes les données ne sont pas automatiquement saisies : « Toutes les mises à jour du logiciel sont effectuées par le responsable ; les saisies des heures, des pièces de chaque intervention sont renseignées par les chefs d’équipe et le magasinier. Il faut que les personnes soient fiables et rigoureuses à la saisie », note Gilles Eymery. Une rigueur qui conduit à assurer au mieux le suivi des véhicules. « Grâce au logiciel, nous gérons toute la maintenance et les contrôles techniques. Nous publions en début d’année un état de flotte et nous savons programmer mois par mois les véhicules à contrôler. »
Mais l’attention du service du garage n’empêche pas des « incidents ». « Sur le module planning de maintenance, des éléments ne ressortent parfois pas et nous ne savons pas pourquoi », remarque Gilles Eymery. Pour remédier aux « bugs », les responsables se tournent vers l’éditeur du logiciel. De même pour des améliorations : « Le logiciel pourrait être allégé en matière de saisie, les agents sont parfois obligés d’ouvrir trois ou quatre pages pour saisir une intervention, ce n’est pas toujours évident », pointe Guy Michel.
Un suivi attentif de la consommation de carburant
L’éditeur répond à ces demandes progressivement : « Le logiciel évolue presque tous les six mois en fonction des demandes des collectivités utilisatrices. Certaines nouvelles versions intègrent nos demandes, d’autres non. Pour les demandes particulières, nous pouvons appeler la hotline qui déclenche une intervention dans les 48 ou 72 heures s’il ne faut pas de développement. Si nous sommes les seuls à demander un développement, les améliorations peuvent être plus longues », constatent les deux responsables.
Des lenteurs qui ne les dissuadent pas de continuer à faire appel à l’outil. « Nous avons un logiciel qui tourne. En changer ce serait un travail énorme, surtout compte tenu du nombre de véhicules que nous gérons », concluent-ils.
