Au sein de l’Inra, c’est la circulaire Fillon de 2010 qui a donné le coup d’envoi de la réflexion en mettant en avant la nécessité pour l’État et ses opérateurs de rationaliser les flottes automobiles. « À cette occasion, l’Inra a lancé une étude sur son parc et ses usages afin de mettre en œuvre la directive. En 2012, nous avons élaboré un plan d’actions afin de répondre aux contraintes réglementaires, optimiser l’utilisation de la flotte pour diminuer les coûts, tout en prenant en compte les besoins des établissements », relate Pascal Valentin, directeur des services déconcentrés d’appui à la recherche.
Lors du travail sur ce plan, une analyse détaillée a été menée à bien. « Nous nous sommes alors aperçus que 60 % des VU se situaient en dehors de la zone réglementaire et que certaines voitures ne roulaient que 2 000 km par an. Au départ, nous avions un kilométrage moyen de 8 860 km par an. Nous avons calculé que pour optimiser la loi de roulage et atteindre l’équilibre économique, nous devions atteindre les 11 500 km par véhicule et par an », détaille Pascal Valentin.
Début 2013, une fois le plan validé, l’Inra a recherché un outil de gestion. L’institut a alors procédé à un appel d’offres public global avec mise en concurrence et négociations ; six réponses dont quatre conformes ont été obtenues.
Ne pas oublier l’humain derrière l’outil
« Deux produits permettaient de gérer et d’exploiter le parc jusqu’au niveau de l’usager. Cela supposait d’associer deux logiciels avec une interface pour faire passer les données de l’un vers l’autre. Nous avons finalement choisi As-Tech Parc Auto interfacé au logiciel de réservation GIR », explique Pascal Valentin (voir ci-contre). 2014 a vu le déploiement du logiciel et la formation d’un réseau de gestionnaires. « Ces outils et ces plans n’ont de sens que s’il y a des hommes derrière », complète le responsable. Le logiciel de gestion a donné aux équipes la capacité de gérer le parc aux échelons national et local. Nationalement, le besoin reste de connaître l’état du parc et le logiciel autorise les extractions. Le logiciel est aussi paramétrable localement. Chaque site peut ainsi entrer dans la gestion détaillée (PRK, kilomètres, extraction des émissions par mission, par structure, etc.), intégrer le prix des péages ou des parkings, mais aussi suivre les véhicules sous l’angle technique.
« Aujourd’hui, grâce au logiciel, nous pouvons procéder à des requêtes en quelques minutes, nationalement comme localement. Le logiciel donne une photo instantanée de la flotte sans qu’il soit besoin de mener une enquête en interne pour recueillir les données. Avec le système de filtrage, il est possible de descendre finement dans les données sans solliciter personne », souligne le responsable.
Le logiciel comme vecteur d’organisation
Annuellement, l’outil offre aussi un reporting efficace vis-à-vis de la direction de l’établissement pour le suivi de plan, en indiquant facilement si les objectifs ont été remplis ou non. Avec le logiciel, l’Inra peut aussi rattacher des missions et les dépenses liées aux véhicules à des programmes de recherches, ce qui n’était pas possible auparavant.
Bénéfice collatéral de l’intégration de l’outil de gestion : il implique de mieux définir les responsabilités et la limite des rôles de chacun. « L’outil a un effet structurant, confirme Pascal Valentin. Son implantation a amené la formation d’un réseau de gestionnaires. Nous sommes entrés dans un système d’identification et de professionnalisation des responsables : tous ont désormais une mission bien identifiée. » D’une organisation déconcentrée avec des prises d’initiatives locales – l’Inra compte 17 centres régionaux –, l’organisme a aussi évolué vers un système centralisé avec l’outil informatique comme vecteur de remontée d’informations entre les différents intervenants. « Auparavant, chaque site disposait d’une liste de véhicules sur des outils informatiques de type Excel, explique le responsable. Nous réalisions des enquêtes annuelles à partir du recensement des tableaux Excel, nous utilisions aussi comme source les fichiers d’assurance des véhicules. Chaque unité gérait ses véhicules et les achetait en général via l’Ugap », rappelle le responsable.
Des achats de plus en plus centralisés
« Dorénavant, tous les achats transitent par le gestionnaire de site et petit à petit un seul gestionnaire gère l’ensemble du parc », indique Pascal Valentin. Le logiciel accompagne cette évolution en prenant en charge les envois des factures aux unités de l’Inra : « Les données remontent via le système et il devient possible de construire un système de refacturation : un acheteur unique engage toutes les dépenses pour les usagers et refacture aux utilisateurs. »
Le logiciel aide enfin au suivi automatique de certains aspects réglementaires comme l’obligation d’acheter 25 % de véhicules électriques ou hybrides. « À ce propos, pour être incitatif, nous avons financé le remplacement des véhicules suivant une règle de 1 sur 2 avec un quart de modèles électriques à intégrer dans les pools mutualisés. Nous avons financé les véhicules à hauteur de 5 500 euros par unité, soit environ la moitié d’un Kangoo de base au tarif Ugap. Nous avons donc supprimé 120 véhicules par an et nous en avons racheté 60, soit une diminution du parc de 5 % par an », conclut Pascal Valentin.
