Iris Matus, Videoconsult : « Trouver un outil de gestion adapté à la taille de la flotte »

Iris Matus est assistante de gestion en charge du parc automobile de Videoconsult.

« Pour gérer le parc, nous utilisons un document Google Drive sur le cloud ; il permet de collaborer en temps réel mais ce fonctionnement devient compliqué avec l’augmentation du nombre de véhicules. C’est pourquoi nous sommes en train de réfléchir à un logiciel de gestion de flotte. Par exemple, nous avons parfois quelques véhicules en pool le temps qu’ils soient réaffectés ; mais nous voulons construire de vrais pools, ce qui va demander une gestion plus précise. Avec la désignation des conducteurs, l’historique des affectations devra aussi être bien géré. La mise en place d’un outil est donc le sujet du moment.

Auparavant, j’ai travaillé pour un prestataire de logiciels de gestion de flotte. Je connais donc bien ce qui peut se faire, mais les outils existants se destinent plutôt à de grands parcs. Je cherche quelque chose de plus léger compte tenu de la taille de notre flotte, mais il n’y a pas forcément d’entre deux entre Excel et les logiciels destinés aux grosses flottes. Comme nous sommes clients chez Total pour les cartes et les badges, nous nous sommes penchés sur la solution GR Analytics qui vient de sortir. Nous y avons accès gratuitement mais beaucoup de choses pèchent encore.

Je recherche un outil capable de faire le lien entre véhicules, collaborateurs, cartes et badges. Il nous faut un historique d’affectation avec des champs libres pour les commentaires, une partie suivi des sinistres, la gestion des amendes et enfin le suivi des coûts. L’intégration des coûts doit pouvoir se faire au cas par cas car nous n’avons pas de contrat-cadre et les remontées s’effectuent souvent en notes de frais. Nous avons aussi des remontées trimestrielles de photos pour contrôler l’état des véhicules car nous essayons de responsabiliser nos collaborateurs sur l’entretien.

Aujourd’hui, en TCO, il est difficile de connaître le coût de notre parc. J’ai seulement une idée globale qui fait ressortir un coût journalier. Mais nous n’avons pas la possibilité de mener une analyse précise pour différencier les coûts du parc technique et du parc commercial, ou d’un poste tel que les pneus. Avec des données sur les pneus, nous pourrions alors nous rapprocher d’enseignes pour nouer des partenariats et signer des contrats. »