Konica Minolta : un outil pour plus de productivité

Avec ses 850 véhicules, la flotte de Konica Minolta se répartit dans toute la France, suivie par trois gestionnaires et un responsable pour l’ensemble. « Je suis chargé des achats pour le “secteur sud“ qui comprend la France, le Portugal, l’Espagne et l’Italie, soit au total 1 200 véhicules », décrit Édouard Madaschi, responsable P.S.I. et procurement au département supports services clients et logistique.

L’entreprise emploie le logiciel GAC Technology depuis un peu moins d’un an. « Nous avions un logiciel en place depuis plusieurs années. Nous l’avons audité et comparé avec les outils d’autres sociétés dotées de flottes équivalentes, voire plus importantes que la nôtre, afin de connaître leurs pratiques. Nous en avons conclu qu’il fallait passer à une autre étape », relate Édouard Madaschi.

Konica Minolta a ensuite procédé à un sourcing des solutions du marché. Pareillement, le rapport a été effectué entre le coût des solutions et les services proposés par les différents prestataires pour voir si les différences de prix entre les solutions du marché se justifiaient ou non. Avec à la clé le choix de GAC Technology pour plusieurs raisons.

Un logiciel multilingue, simple et ergonomique

« Il était important que le logiciel soit multilingue puisque nous projetons de le développer à l’échelle européenne, en particulier pour l’Europe du Sud. Du côté des services, GAC Technology n’était à ce moment pas équipé de la base Jato, mais cela n’était pas indispensable pour notre utilisation. Mais sur l’optimisation des coûts, nous avons considéré que GAC Technology proposait les outils nécessaires à nos objectifs », rappelle Édouard Madaschi.

La simplicité et l’ergonomie du logiciel constituaient aussi des éléments importants puisqu’un changement d’outil nécessite une formation et une phase d’adaptation des utilisateurs. « Pour le choix du logiciel, nous nous sommes également interrogés sur le chargement automatique des données fournisseurs dans l’outil et sur la méthode de reprise des historiques de données. Enfin, nous nous sommes renseignés sur les interfaces auprès des fournisseurs, pour savoir si les connecteurs et si l’adaptation des reportings étaient payants ou non », reprend le responsable.

Avant GAC Technology, la solution informatique demandait d’aller sur le site des fournisseurs (loueurs, pétroliers, assureurs, pneumaticiens), d’extraire les données de facturation pour ensuite les recharger dans le logiciel. Ces opérations demandaient beaucoup de temps, avec une grande perte de productivité. « Le chargement automatique et la centralisation des données dans le même outil par le logiciel GAC Technology a été un élément important pour nous », souligne Édouard Madaschi.

Aujourd’hui, GAC Technology donne aussi une meilleure vision des coûts et des dépenses alors qu’auparavant les indicateurs de TCO et PRK n’étaient ni correctement mesurés ni facilement analysables. « Le nouveau logiciel permet de mieux mesurer les écarts entre les contrats et les relevés kilométriques. Et donc d’ajuster les lois de roulage depuis juillet. Désormais nous avons très peu de voitures dont le kilométrage ne correspond pas au contrat avec les loueurs », illustre le responsable.

Des gains réels mais difficiles à mesurer

Cependant, il reste difficile d’apprécier dans quelle mesure le logiciel a apporté un bénéfice. « Nous ne travaillons plus uniquement avec le loueur historique mais avec deux loueurs depuis septembre 2014. De par l’optimisation des contrats et la renégociation avec les loueurs, nous estimons être capables de réaliser une économie de près de 700 000 euros sur les trois prochaines années », avance Édouard Madaschi.

Le logiciel apporte de fait une optimisation dans le sens où l’entreprise jouit d’une meilleure visibilité sur les coûts de la flotte. Mais aussi dans le sens où les gestionnaires passent plus de temps à analyser les données plutôt qu’à chercher à les récupérer. « Cela est difficile à chiffrer mais il est évident que nous avons gagné en productivité dans la gestion », conclut Édouard Madaschi.

Plus avant encore, le projet est de collaborer à l’international avec l’éditeur pour adapter le logiciel aux langues des gestionnaires locaux mais aussi à la fiscalité de chaque pays. Avec l’objectif d’harmoniser les procédures et les reportings à l’international.