La constitution du dossier et la collecte des informations

L’entreprise et son activité

Les coordonnées de votre entreprise et un descriptif précis de son activité aideront l’assureur à déterminer dans quel contexte les véhicules qu’il couvrira seront utilisés. Si des transports de matières dangereuses, car inflammables ou radioactives, interviennent, il faut l’indiquer avec précision. À défaut, vous pourriez vous trouver dans un cas d’exclusion de garantie.

Le parc automobile

Il convient de fournir un état de votre parc comme base à la tarification qui vous sera communiquée. Une analyse par nature peut lui être substituée s’il comporte un grand nombre de véhicules. Indiquez également l’usage des véhicules : livraisons, tournées, voitures de fonction, etc.

Les garanties et les franchises

N’omettez pas de préciser les garanties et le niveau des franchises souhaités même si vous sollicitez par ailleurs que les assureurs vous communiquent des propositions. Cela vous permettra de comparer les offres reçues sur des bases identiques.

Les statistiques de sinistres

C’est la clé de la tarification. Faute de statistiques, l’assurance de votre parc ne pourra pas être tarifée. Pour être exploitables, les statistiques doivent :

• Porter sur quatre années minimum : la période d’assurance de l’année en cours ainsi que les trois précédentes années complètes, chacune faisant l’objet d’un état distinct. L’amélioration du risque routier au cours des dernières années incite à faire mieux percevoir par l’assureur l’évolution favorable en remontant cinq ans en arrière. A l’instar des assurances auto classiques, les assureurs ont convenu en 2011 de délivrer, sur demande, un relevé d’informations sur les 4 dernières années.
• Fournir le coût et le nombre de sinistres par garantie en distinguant le montant des dommages subis par les tiers de ceux subis par vos véhicules.
• Provenir de votre compagnie d’assurance, voire d’un courtier doté d’une informatique spécifique aux flottes. Des états issus de votre logiciel de gestion de parc ou établis sur tableur ne sont pas recevables.
• Être complétées par l’effectif moyen du parc ainsi que les garanties et franchises en cours pour chaque année de la période d’observation afin de calculer les fréquences. Ces informations sont souvent omises car ignorées, ce qui incite les assureurs à faire des suppositions et à prendre une marge d’erreur qui sont rarement en faveur des entreprises assurées.

Les modalités de gestion

N’hésitez pas à être précis sur les modalités de gestion qui vous conviennent car vous avez plus de chances d’obtenir un accord lorsque vous consultez un assureur que lorsque vous êtes déjà client.

Vous pouvez demander

• À déclarer les entrées et sorties de véhicules selon la périodicité qui vous convient.
• À recevoir les cartes vertes triées avec un état de parc de l’assureur pour en effectuer le contrôle.
• À ce que la désignation de la filiale figure sur la carte verte.
• À disposer des modalités de régularisation qui vous agréent.

L’assurance en cours

Il n’est pas judicieux d’indiquer les conditions tarifaires en vigueur mais vous êtes invité à communiquer le nom de l’assureur tenant (voire celui du courtier) et la date de renouvellement.