La gestion du contrat d’assurance

La gestion des véhicules de la flotte

Les modalités de déclaration des entrées et sorties de véhicules sont à définir avec votre assureur (ou votre courtier) : au fur et à mesure, périodiquement ou même pas du tout, une communication annuelle du parc suffisant. Cependant, une obligation réglementaire et les règles de bonne gestion veulent que cette déclaration intervienne avec une fréquence soutenue. En tout état de cause, il faut que les cartes vertes soient émises avant la mise en circulation des véhicules.

Trois moyens permettent de satisfaire cette contrainte :

• Vous déclarez les entrées préalablement et recevez les cartes vertes par retour.
• Une liaison intranet vous met en mesure d’éditer vos cartes vertes à partir de l’informatique du courtier.
• Vous disposez, sous votre responsabilité, d’imprimés partiellement remplis que vous complétez pour chaque nouveau véhicule.

Dans tous les cas, l’envoi d’un état de parc complet permet de faire le point annuellement et de servir de base à l’édition des cartes vertes à l’échéance principale afin que les vignettes (certificats) d’assurance puissent être collées sur les pare-brise avant la fin du délai d’un mois après l’échéance (art. R211-16 C. assur.).

Par ailleurs, une clause de « garantie automatique » insérée à votre contrat doit vous protéger de toute omission de déclaration de véhicules.

La répartition des véhicules

Votre assureur ou votre courtier doit être capable de vous communiquer le montant de la cotisation par véhicule de façon à vous mettre en position de connaître le coût complet de mise à la route par type de véhicule. En répartissant le parc par entité (filiale, établissement, agence, etc.), votre assureur ou votre courtier est en mesure de :

• distribuer vos cartes vertes,
• facturer la cotisation et les autres coûts par centre de coûts afin de faciliter votre comptabilité analytique,
• produire des statistiques sinistres pour chaque entité de manière à vous permettre d’identifier celles qui pénalisent votre résultat ou, au contraire, qui le bonifient

La régularisation annuelle de la cotisation

À l’échéance principale, une cotisation provisionnelle est déterminée sur la base de l’effectif des véhicules garantis à cette date. Afin de tenir compte de l’évolution du parc, une régularisation est effectuée à l’issue de l’année d’assurance. Trois modalités sont pratiquées par les assureurs :

• Au prorata : une perception est calculée proportionnellement au temps de garantie pour les véhicules entrant en cours d’année et une ristourne est déterminée sur les mêmes bases pour les véhicules quittant le parc. Vous recevez ou réglez le solde de ces deux décomptes.
• Par demi-différence : la cotisation définitive de l’année d’assurance est établie sur la base de la moyenne des tarifications applicables en début et en fin d’année d’assurance selon le parc assuré à ces dates. La régularisation est effectuée en ôtant la cotisation provisionnelle de celle définitive.

Une tolérance de +/- 5 % peut être introduite afin d’éviter des régularisations pour de faibles montants.

• Selon un élément variable : un paramètre propre à votre flotte sert d’assiette au calcul de la cotisation définitive : nombre de kilomètres (« missions »), chiffre d’affaires (transporteur, ambulances, taxis), nombre de journées de location (location courte durée).

La régularisation intervient annuellement mais peut aussi être prévue chaque semestre ou trimestre.

Les actes de gestion entre deux échéances

Votre assureur (ou courtier) peut également être sollicité pour délivrer :

• Des attestations de conduite accompagnée destinées aux auto-écoles car les entreprises peuvent autoriser les leçons de conduite au moyen des véhicules de fonction.
• Des relevés de sinistres tenant lieu de relevés d’information pour les collaborateurs bénéficiaires d’un véhicule de fonction et qui souhaitent s’assurer pour une voiture personnelle ou qui quittent votre entreprise.