Le déroulement de l’appel d’offres
Le déroulement de l’appel d’offres suit le schéma suivant :
| Étapes |
Action |
Description |
| T – 6 mois |
Étude préalable |
- Réunion des informations nécessaires (notamment les statistiques sur 3 à 4 ans minimum)
- Analyse de l’existant
- Détermination des objectifs de la consultation
- Pondération des critères de choix
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| T – 5 mois |
Conception du cahier des charges |
- Mise en forme des informations et rédaction de l’appel d’offres
- Élaboration d’un tableau de réponse pour les participants (facilite la comparaison des réponses)
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| T – 4,5 mois |
Choix des participants |
- Les tenants (intermédiaire et assureur) + 2 ou 3 autres opérateurs (évitez de consulter plus de 6 compagnies)
- Affectez les compagnies aux intermédiaires après avoir interrogé ces derniers et leur avoir délivré un mandat exclusif (1)
- Remettez le dossier simultanément à tous les participants à la consultation
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| T – 3 mois |
Réponses à l’appel d’offres |
- Remise des réponses (y compris le tableau) par les participants
- Étude des propositions
- Demande d’informations complémentaires
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| T – 2,5 mois |
Décision |
- Choix de l’assureur et, s’il y a lieu, de l’intermédiaire
- Ajustement de la proposition retenue
- Résiliation des contrats en cours (2) en respectant le préavis (2 mois en général), s’il y a lieu
- Aviser les autres soumissionnaires
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| T – 2 mois |
Mise en place du nouveau contrat |
- Détermination des procédures
- Information interne à l’entreprise
- Modification du « livret voiture » (garanties, déclaration de sinistre)
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| T – 15 jours |
Cartes vertes |
- Transmission d’un parc mis à jour pour établissement des cartes vertes
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(1) Document confiant, de façon exclusive, l’étude de votre assurance auprès d’un assureur dénommé à un courtier. Il n’est pas utile de délivrer un mandat à un agent d’assurance.
(2) La pratique consistant à résilier à titre conservatoire le contrat en cours peut se révéler dangereuse car elle n’est pas validée par le Code des assurances. L’assureur peut vous en accuser réception et refuser de remettre le contrat en vigueur.
Le changement de courtier
- Vous n’êtes pas tenu de passer par un appel d’offres pour changer de courtier.
- Il vous suffit d’adresser à votre assureur, en recommandé, un ordre de remplacement au bénéfice du nouveau courtier que vous avez désigné.
- Ce document emportant résiliation et remplacement de votre contrat en cours, il convient de respecter le préavis de résiliation.
- N’oubliez pas de mentionner toutes les polices sur l’ordre de remplacement.
Texte
Nous vous informons que nous confions mandat, à l’exclusion de tout autre mandataire, intermédiaire, agent général ou courtier, à ….. pour remplacer à la plus proche échéance principale le contrat n° ….. par une nouvelle police.
Le présent ordre emporte résiliation du contrat en référence au …..
Le présent document vaut révocation de tout mandat antérieur.
