La carte grise
Elle est en général prise en charge par le loueur. Certains la refacturent lors du premier loyer, d’autres l’intègrent aux loyers.
L’entretien
Incontournable. Vérifier très précisément si l’entretien est bien effectué dans le réseau du constructeur, et selon son carnet d’entretien, ce qui est indispensable pour le maintien de la garantie.
Les pneumatiques
- De 4 à 8 pneus sont nécessaires selon le kilométrage prévu. Il convient de décider du type de pneus, certains permettant de réelles économies de carburant.
- Il convient aussi de décider si un changement de pneus été/hiver est souhaitable. Il est dans ce cas nécessaire de vérifier si les coûts de pose, dépose et stockage sont compris.
- Il faut aussi demander si les prestations sont effectuées dans le réseau constructeur ou dans un réseau spécialisé. Cela peut être moins cher dans un réseau spécialisé mais il faudra s’y déplacer alors que chez le constructeur, la prestation pourra être combinée à un entretien.
- La plupart des entreprises font gérer leurs pneus par le loueur. Mais il est toujours possible de ne pas prendre cette option si vous avez négocié un meilleur contrat avec un réseau spécialisé.
Le carburant et la carte carburant
- La carte carburant est de loin la meilleure façon de gérer son carburant. En effet, elle comporte différents services : carburant bien sûr mais aussi lavage, péage, parking, etc.
- En outre, ces cartes peuvent souvent être paramétrées : prises autorisées le week-end ou non, maximum à chaque plein ou par semaine, etc.
- S’agit-il d’une carte multi-réseaux ? Y a-t-il possibilité de plusieurs cartes pour plusieurs réseaux ?
- Il est aussi possible de contracter avec le pétrolier directement si vous avez négocié de meilleures conditions.
L’assistance
Ceci est le chapitre le plus variable, tant est large la diversité de risques couverts et des prestations : remorquage, hébergement, rapatriement (conducteurs ou tous passagers ?), véhicule de remplacement (sur quelle durée, dans quel délai ?).
Le véhicule relais ou de remplacement
Cette option, non indispensable, permet de disposer d’un véhicule de remplacement en cas d’accident ou pendant les réparations/entretiens. Dans ce cas, il convient de préciser s’il s’agit d’un véhicule de même catégorie ou d’une autre.
Les lieux de livraison et de restitution
Où s’opéreront les livraisons et restitutions des véhicules et à quel coût ? Au siège de l’entreprise ? Dans les agences ? Au domicile du collaborateur ? Chez le concessionnaire le plus proche ?
L’assurance
Tous les fournisseurs LLD proposent un contrat d’assurance, parfois à des conditions similaires aussi intéressantes qu’un courtier. Ceci permet en outre de n’avoir qu’un seul fournisseur et de faciliter les procédures de gestion des sinistres. Lors de la consultation, il est alors nécessaire de fournir un rapport de sinistralité des trois dernières années.
L’assurance perte financière
Faut-il la prendre et à quel coût ?
La flexibilité des contrats et la modulation de la tarification
- Peu de véhicules effectuent exactement la loi de roulage prévue initialement. Les kilomètres excédentaires seront facturés en sus et les kilomètres non parcourus auront été payés pour rien. Il y a donc lieu d’ajuster régulièrement le contrat à la réalité du roulage.
- Chaque loueur propose une ou plusieurs solutions de tarification flexible, basées sur la modulation des kilomètres ou de la durée, ou des deux. Ceci fait même partie des facteurs de différenciation avec la concurrence. De même, la régularisation des loyers lors de modifications peut se traiter de différentes manières : avoir, lissage, paiement cash, etc.
- Il appartient à l’entreprise d’étudier attentivement ces offres et de sélectionner celles qui conviennent à la spécificité de son parc.
La facturation
- Terme échu ou à échoir ?
- Par centre de coûts, de manière à permettre une imputation automatique dans votre comptabilité analytique ?
- Facture papier ou électronique ? Si vous disposez d’un logiciel de gestion de parc, il vous permettra de saisir automatiquement vos factures mensuelles et de les contrôler en quelques minutes à peine.
Les véhicules
Il convient de définir précisément les véhicules et leurs lois de roulage.
Les lois de roulage
Exprimées en mois et en kilomètres, elles définissent la durée et le kilométrage de la durée du contrat. Par exemple :
- 36/90 000, pour une durée de 36 mois et un kilométrage de 90 000 km
- 44/110 000 pour durée de 44 mois et un kilométrage de 110 000 km
Pour cela, il faut repartir de l’historique de chaque collaborateur ou de la taille des secteurs opérationnels. Et pour les véhicules de fonction, utilisables le week-end et pendant les congés, l’utilisation personnelle peut être très différente d’un collaborateur à un autre. Tel collaborateur, qui a une maison de campagne qu’il visite fréquemment et qui utilise son véhicule lors des congés pour de long périples, consommera beaucoup plus qu’un citadin du week-end qui part en congés en avion. 10 000 km de différence par an pendant trois ans génèrent 30 000 km de différence.
Il n’est donc pas anormal de définir quatre ou cinq lois de roulage par type de véhicules pour s’approcher le plus possible de la réalité. Pour le loueur, il s’agit d’un calcul et d’une édition automatique, sans véritable surcroît de travail. Cela le sera en revanche pour l’entreprise lors du dépouillement et de l’analyse comparative des offres.
