Les clefs d’un déploiement Réussi

Difficile de gérer une flotte importante avec un simple tableur. Plus les volumes de données à traiter sont importants, plus le progiciel spécialisé s’avère indispensable. Mais avant de choisir un outil informatique, il faut respecter un certain nombre de critères pour ne pas se tromper. Un guide pour bien acheter.

- Magazine N°128
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Un homme averti en vaut deux. Bernard Roland, consultant spécialisé, s’appuie sur une expérience de près de 30 ans en gestion de parcs. Depuis 1992, il prodigue ses conseils en tant que consultant. Son avis est donc précieux quand il analyse les besoins des entreprises en matière de logiciels de gestion de flottes. « Il est impossible de gérer un parc de véhicules sans un outil informatique, explique-t-il. Dès que les volumes à traiter deviennent importants -les enlèvements de carburant par exemple-, une solution de gestion devient indispensable. Cela étant, s’équiper d’un matériel généraliste n’est pas la bonne solution. Gérer une flotte va au-delà de la gestion d’un inventaire. » Et Bernard Roland de souligner les progrès effectués par les éditeurs : « Dans un Conseil Général, j’ai vu un gestionnaire qui devait s’arrêter de travailler avec le logiciel pour que le chef d’atelier puisse l’utiliser. De plus, autrefois il y avait des problèmes de rapidité. Désormais, ce n’est plus le cas. » L’une des solutions avant de choisir tel ou tel outil est d’aller à la rencontre d’une entreprise équipée d’un logiciel et qui doit gérer les mêmes volumes d’informations.

Gérer avec un outil informatique recèle des avantages considérables : connaissance des coûts, suivi de l’utilisation des véhicules, suivi des consommations, consolidation des données, contrôles des prestataires et contrôle en interne, gestion opérationnelle… « Quand je demande à un gestionnaire qui n’est pas équipé d’un logiciel de me donner le coût de l’entretien -et ce n’est qu’un coût parmi d’autres-, il est incapable de me répondre. Il ne connaît ni les coûts par véhicule, ni par nature. Avec un outil adapté, le gestionnaire peut identifier les sur ou les sous-utilisations. Une sur-utilisation de 5 000 kilomètres par an coûte une fortune. Parallèlement, le logiciel permet de détecter les utilisations privées. Autre avantage, le logiciel permet de connaître le bon kilométrage du véhicule. Les loueurs prennent pour argent comptant les kilométrages déclarés avec la carte carburant sans y apporter de correction. Avec le logiciel, les données sont exactes. L’outil informatique permet également de contrôler les factures. Ainsi, le logiciel permettra de savoir si le loueur facture une voiture restituée depuis trois mois. »

Un outil de connaissance

Un logiciel répond à un certain nombre de besoins. Ainsi, au niveau du véhicule, le logiciel permet de gérer les commandes, les livraisons, les mises en service, les aménagements, les immatriculations (historique), la fourniture et le renouvellement des cartes diverses, les affectations, les prévisions de renouvellement, les restitutions, les reventes… « Affecter les véhicules permet de ventiler les factures par centre de coût, précise Bernard Roland. De plus, au moment de la restitution, le logiciel peut envoyer un courrier automatique au collaborateur. »

Le logiciel permet également de suivre l’utilisation des véhicules : acquisition des index d’activité (kilométrages privés et professionnels), enregistrement des changements de compteurs, alertes (révisions, contrôles obligatoires)… « En matière de révisions, il est important de respecter les préconisations du constructeur, estime Bernard Roland. Si la révision n’est pas faite et que le moteur casse, le loueur incriminera le gestionnaire et c’est l’entreprise qui paiera. »

L’outil informatique suit et contrôle également les enlèvements de carburant et d’huile et les services annexes. En standard, les logiciels intègrent des interfaces avec les pétroliers. Mais l’outil peut également gérer les pompes internes, suivre les consommations et contrôler les enlèvements anormaux (plein supérieur à la capacité du réservoir, prise de carburant le week-end et pendant les congés, enlèvements trop nombreux sur une période donnée…).

Savoir pour arbitrer

Autre fonction, le logiciel assure le suivi et le contrôle des services : entretien et réparations, renouvellement des pneumatiques, utilisation des véhicules de remplacement. « Si l’entreprise est en location avec un entretien forfaitisé, le logiciel prendra en charge les dépenses hors contrat, explique Bernard Roland. Si l’entreprise n’est pas en location, elle doit gérer son entretien, c’est-àdire autoriser les dépenses et connaître les évènements. Dans un Conseil Général, j’ai par exemple vu une révision faite sur le même véhicule à 118 000 et à 122 000 kilomètres. Avec un logiciel qui permet d’établir des historiques, cela n’aurait pas eu lieu. Le contrôle du poste pneumatique est important car les risques de dérives sont importants. En général, je recommande de travailler avec les loueurs au réel et non au forfait, d’où un besoin de suivi. Quoi qu’il en soit, sans outil informatique, il est impossible de comparer les deux modes de gestion. »

Autre besoin auquel répond un logiciel : la gestion des réparations de carrosserie et des sinistres. Avec l’outil, le responsable de la flotte suit les délais, communique avec le courtier, gère les franchises, contrôle les pertes totales et peut responsabiliser les conducteurs (historique des sinistres, participation financière) et suivre les résultats d’une action de prévention.

Chaque poste au plus juste

La gestion des ateliers est aussi prise en charge par le logiciel : planification, ordres de réparation, enregistrement des travaux (temps passé, pièces et fournitures utilisées), suivi de l’activité, suivi des interventions par véhicule, facturation. « Il y a quelques années, seul Infoparc prenait en charge la gestion des ateliers, désormais tous le font, précise Bernard Roland. Avec une gestion informatisée de l’atelier, le responsable peut justifier des délais allongés car il en connaît la cause. »

Le magasin lui aussi doit faire l’objet d’une gestion informatisée avec un suivi en matière d’articles, de fournisseurs, de commandes, de mouvements, d’inventaire, de gestion des stocks et de facturation. Le logiciel doit également prendre en charge la gestion des équipements (affectation, compteur, téléphone), des pools de véhicules (réservations, suivi de l’utilisation, facturation), des chauffeurs, des amendes, des lavages… Autre compétence du gestionnaire pour laquelle le logiciel est d’une aide précieuse, la fiscalité englobe la vignette, la TVS, la taxe professionnelle, la taxe à l’essieu… Le logiciel permet de connaître en quelques clics le montant des impôts. Il faut s’assurer qu’il est capable d’éditer des documents qui peuvent être remis à l’administration. La gestion de parcs passe également par la comparaison entre les contrats de location longue durée et l’utilisation réelle. Modifications de contrat et fins de contrat avec kilomètres excédentaires ou minoritaires sont enregistrés par l’outil informatique. Le reporting est un élément clef de la gestion. Le logiciel doit être capable de créer des états de parcs consolidés, des statistiques et des tableaux de bord périodiques. Et comme chaque entreprise a ses habitudes de gestion, le logiciel doit pouvoir construire des tableaux qui correspondent aux desiderata du gestionnaire de parc : histogramme, camembert ou autre.

De l’importance des interfaces

Point important : le logiciel doit pouvoir récupérer les données des différents fournisseurs sous forme de tableur. Il faut vérifier avec soin si le logiciel propose des interfaces avec les loueurs, les pétroliers, les courtiers, les chaînes de réparation et, en interne, avec le service du personnel, la comptabilité, le département financier… Dans le choix d’un logiciel, l’interfaçage doit être étudié à la loupe. Enfin, le gestionnaire doit pouvoir calculer et simuler des prix de revient avec le détail des charges fixes, des charges variables, la nature de l’intervention et le prix de revient kilométrique.

Les solutions en détail

Les solutions de gestion informatique peuvent être classées en quatre catégories : logiciels standards (Acess, Excel, Lotus, Works…), solutions internes, accès Internet des loueurs ou des fleet managers et progiciels spécialisés. Autre option, l’entreprise peut décider d’externaliser la gestion de son parc auprès de sociétés spécialisées. Chacune de ses solutions a ses avantages et ses inconvénients. Ainsi les logiciels standards ont un coût limité (la plupart du temps, ils sont présents sur le disque dur du gestionnaire de parc) et ne nécessite aucune formation. En revanche, ils proposent des fonctionnalités limitées (difficultés à gérer des historiques et faible capacité à intégrer des volumes de données importants) et risquent de perdre les informations.

Quant aux solutions internes, si elles ont un coût apparent plus faible et s’adaptent à des besoins spécifiques, elles s’avèrent finalement coûteuses en temps et en investissement, ne sont pas évolutives et ont des fonctionnalités restreintes (produit sur-mesure et méconnaissance de la gestion de parcs par les concepteurs). Les accès Internet des prestataires semblent avoir plusieurs avantages : ce sont des solutions modernes, efficaces, gratuites la plupart du temps et qui affichent une ergonomie agréable. En revanche, ce sont des solutions captives (elles traitent les données d’un seul loueur) et leurs fonctionnalités sont encore limitées.

Les progiciels spécialisés ont pour eux d’être des solutions modernes et efficaces. Ils bénéficient de l’expérience de leurs concepteurs et des autres utilisateurs. Ils possèdent des interfaces standard. Ils sont indépendants et permettent de revenir sur son choix. De plus, ils sont modulaires, évolutifs, portables, ergonomiques et particulièrement adaptés en cas de prestataires multiples. Reste qu’il est difficile de connaître leur prix véritable puisque le coût inclut l’acquisition, mais aussi la reprise des données, le paramétrage, la maintenance, la mise à jour… De plus, les éditeurs étant de taille modeste, un problème de pérennité peut se poser. Enfin, le choix est difficile car il existe une multitude de logiciels avec des fonctionnalités très variables et plus ou moins développées. Enfin, le prix dépend du nombre d’utilisateurs.

Mais l’entreprise peut également décider d’externaliser la gestion de sa flotte en fonction de la taille de son parc, du mode de gestion des services, du mode de financement, du nombre de prestataires, de la politique d’externalisation. Loueurs, courtiers, éditeurs de logiciel, mais aussi consultants peuvent assumer la gestion de la flotte pour le compte de l’entreprise. Reste que chacun a ses forces et ses faiblesses.

Un travail préalable d’analyse

Si l’entreprise choisit de s’équiper d’un logiciel, elle doit suivre une démarche cohérente. « Avant d’acheter un logiciel, il faut préciser l’utilisation qui va en être faite », conseille Bernard Roland. Pour cela, il convient d’appréhender les préoccupations de la direction générale, d’analyser l’environnement particulier de l’entreprise, de recenser les contraintes et de déterminer les fonctionnalités requises.

Premier élément, la direction générale a ses propres besoins lorsqu’elle veut équiper l’entreprise d’un logiciel : veut-elle optimiser les coûts, simplifier la gestion et le suivi budgétaire, adapter l’outil de travail, le rendre disponible, pérenne ? Veut-elle responsabiliser le personnel, maîtriser l’information, renforcer l’image de l’entreprise…?

Dans un deuxième temps, il faut analyser l’environnement de l’entreprise : taille du parc, statut fiscal, politique flotte, niveau de décentralisation de la gestion, partage des responsabilités entre directions, degré d’intégration du système d’informations. Quel est le mode de financement (achat, LOA, Location Longue Durée), le type de gestion (fournisseurs externes, garages intégrés, cuves de carburant, véhicules en pool), le mode gestion (forfait ou réel), le niveau d’externalisation, le nombre de prestataires ?

Pour bien choisir un logiciel, il faut également recenser les contraintes opérationnelles, informatiques, sociales, financières, budgétaires et définir le nombre d’utilisateurs potentiels (accès restreint ou non, localisation). Enfin, le gestionnaire doit déterminer les fonctionnalités requises. En fonction des éléments précédents, il importe de déterminer les fonctions qui seront remplies par le système de gestion. « Il ne sert à rien de mettre en oeuvre des fonctionnalités disproportionnées par rapport aux enjeux, précise Bernard Roland. Si l’on a deux véhicules particuliers en parc et 98 véhicules utilitaires, le module de calcul de la TVS ne sert pas à grand chose. »

Les critères de choix

Avant d’acheter le logiciel, le gestionnaire devra prendre certaines précautions. Ainsi, il doit s’assurer que les besoins retenus sont pertinents et que les enjeux ont été correctement pris en compte. « Pas besoin de prendre le module de gestion de l’atelier si celuici ne compte qu’un mécano », précise Bernard Roland. De plus, le logiciel choisi doit répondre avec précision aux attentes du gestionnaire et doit être capable de gérer les volumes de données de la flotte. Ainsi, le gestionnaire doit étudier avec soin les réponses apportées à ses demandes particulières.

Autre point, l’acheteur doit s’inquiéter de la pérennité de l’éditeur. Pour s’assurer en cas de défaillance, il peut demander les codes sources du logiciel. Ensuite, il faut tester le logiciel en lui-même. Le choix entre deux outils se fait sur la convivialité, la simplicité d’utilisation, les possibilités de personnalisation en fonction de l’entreprise et de l’utilisateur. « Tout de suite, on peut se rendre compte de la convivialité du logiciel, notamment en vérifiant comment l’utilisateur peut passer d’une fonctionnalité à une autre, assure Bernard Roland. Si le coût de l’assurance passe de 700 à 750 €, il faut vérifier s’il ne faut pas ressaisir 750 pour tous les véhicules. » Il faut également vérifier si le logiciel est un outil de gestion multisociétés, si la saisie est optimisée, s’il est facile de passer d’une fonction à une autre.

Tester pour choisir

Point crucial, le logiciel doit s’interfacer sans problème aussi bien avec les outils en interne qu’avec les prestataires extérieurs. Astuce pour tester la rapidité du logiciel : effectuer un état de parc et lancer un calcul de TVS. Le temps de réponse varie énormément d’un outil à un autre. Il faut aussi s’interroger sur ses possibilités d’évolution. Si la flotte passe de 300 à 1 000 voitures, le logiciel est-il capable d’absorber cette nouvelle masse d’informations ? Le gestionnaire peut-il lui-même modifier la base de données ? De plus, les données doivent être disponibles. Quelle est la capacité du logiciel ? Les contrôles sont-ils rigoureux ? Pour un événement donné, le logiciel prévoit-il assez d’informations ? Ainsi pour un accident, prend-il en compte le jour, l’heure, le climat…? L’outil s’adapte-t-il quand la gestion de flotte passe de 5 à 3 régions ? Comment les informations ressortentelles ? Il faut aussi tester la richesse des requêtes, la traçabilité des opérations et la rapidité d’exécution. Le gestionnaire doit aussi s’intéresser à la sécurité, à la portabilité, à la compatibilité de l’outil. La reprise des historiques estelle possible ? Quels types d’ordinateurs est nécessaire pour supporter le logiciel ? Comment le logiciel fonctionne-t-il en réseau ? Autant de questions à ne négliger sous aucun prétexte pour ne pas se tromper. Enfin, le contrat doit prévoir la défaillance de l’éditeur.

Les conditions du succès

Trop souvent, le gestionnaire de parc n’appréhende pas avec précision le temps et les moyens nécessaires à la prise en main du logiciel. Il faut reprendre les historiques, mettre au point des interfaces, former les utilisateurs, travailler avec les informaticiens de l’entreprise. Plus les intervenants seront nombreux, plus les délais augmenteront. Le logiciel va aussi modifier les habitudes de travail. Le gestionnaire doit évaluer l’incidence sur les procédures, sur la charge de travail de chacun. Après avoir installé le logiciel, il faudra un laps de temps pour que les utilisateurs l’adoptent. Ils devront acquérir des compétences et saisir des données avant d’utiliser au maximum le potentiel de l’outil. Le coût de l’assistance ne doit pas être négligé. Bref, très souvent, l’entreprise perd du temps et de l’argent au départ avant de réaliser les économies attendues. Pour effectuer son choix, une méthode qui a fait ses preuves consiste à lister les critères de sélection en les pondérant et à éliminer successivement les outils qui ne répondent pas à ces critères.

Enfin, le dernier mot doit revenir à l’utilisateur final. C’est lui qui va s’en servir au quotidien. L’associer au choix permet une adoption plus rapide. L’outil doit lui être présenté comme un moyen de faire évoluer son travail. Mais il faut accompagner ce changement. La valeur ajoutée du logiciel n’apparaîtra qu’après un exercice. Mais les résultats seront d’autant plus convaincants.