Les indemnités kilométriques pour les véhicules d’entreprises

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Le principe

• Le mécanisme des indemnités kilométriques permet à l’entreprise de rembourser les frais exposés par ses dirigeants ou salariés utilisant leur véhicule pour des besoins professionnels.

• L’administration fiscale publie chaque année en mars, dans sa documentation administrative, le barème des indemnités relatif à chaque type de véhicule, au-delà duquel les sommes versées sont considérées comme un complément de rémunération.

• Le dispositif des indemnités kilométriques a été élargi en 2019 pour les grand rouleurs (60 à 70 km par jour), équipés de véhicules d’une puissance de 3 ou 4 chevaux pour lesquels une hausse du barème respectivement de 10 % et 5 % a été appliquée.

• Le ministère de l’économie a également annoncé fin 2018 l’introduction d’un « item vélo » dans le barème kilométrique fiscal au premier semestre 2019 afin de simplifier le remboursement des déplacements professionnels effectués avec un vélo personnel.

Le trajet concerné

• Les indemnités kilométriques couvrent les déplacements effectués dans le cadre professionnel et au départ de l’adresse de l’entreprise.

• Le trajet du domicile à l’entreprise n’est donc pas pris en compte, sauf à ce que le bénéficiaire justifie de contraintes de transport justifiant l’utilisation de son véhicule personnel, telles que l’inexistence de transports en commun ou des horaires inadaptés.

• Le bénéficiaire ne doit pas transporter une autre personne de la même entreprise bénéficiant des mêmes indemnités.

Les frais couverts

• Le barème kilométrique prend en compte notamment les indemnités kilométriques qui couvrent les frais de carburant, la dépréciation du véhicule, les frais d’achat des casques et protections, les frais de réparation et d’entretien du véhicule, les dépenses de pneumatiques et la prime d’assurance annuelle. Ces frais ne peuvent donc en aucun cas être payés par la société en plus des indemnités kilométriques.

• Ne sont pas couverts en revanche par les indemnités kilométriques les frais de stationnement, de parking et de péage d’autoroute, remboursables en sus par la société.

Les barèmes

• Les barèmes kilométriques 2019 ont été publiés par l’administration fiscale le 23 mars 2019 (voir BOI-BAREME-000001). Il évolue pour l’automobile mais reste identique pour les motocyclettes et les cyclomoteurs par rapport à ceux en vigueur pour les années 2014, 2015, 2016, 2017 et 2018.

• Le barème forfaitaire permettant l’évaluation des frais de déplacement relatifs à l’utilisation d’un véhicule par les bénéficiaires de traitements et salaires optant pour le régime des frais réels déductibles est fixé comme suit :

Tarif applicable aux automobiles 

d = distance parcourue à titre professionnel

Tarif applicable aux motocyclettes (cylindrée supérieure à 50 cm³)

d = distance parcourue à titre professionnel

Tarif applicable aux cyclomoteurs

d = distance parcourue à titre professionnel

L’indemnité kilométrique vélo

• Le décret mettant en place l’indemnité kilométrique vélo est paru au Journal Officiel le 12 février 2016. Le montant de cette indemnité kilométrique vélo a été fixé à 25 centimes d’euro du kilomètre.

• Le versement de l’indemnité est exonéré de cotisations sociales pour les employeurs et d’impôt sur le revenu pour les salariés, dans la limite d’un plafond de 200 euros par an et par salarié.

• À noter : si le salarié utilise son vélo pour rejoindre un arrêt de transport public, il peut cumuler cette indemnité kilométrique avec le remboursement du ou des abonnements de transport en commun.

• Cette mesure est facultative au sein des entreprises. La décision de la mettre en œuvre appartient à l’employeur, le cas échéant après consultation ou accord des représentants du personnel selon la taille de l’entreprise.

• Un décret publié en septembre 2016 a entériné « à titre expérimental, une prise en charge de l’indemnité kilométrique » pour les fonctionnaires. Ce dispositif concerne seulement « les personnels non titulaires de droit public, les ouvriers d’État ainsi que les militaires, affectés dans les services de l’État et rémunérés par les ministères chargés du développement durable et du logement ». Les conditions d’éligibilité sont les mêmes que pour les salariés du privé. Cette expérimentation a été prolongée jusqu’au 31 décembre 2019.

– Décret n° 2016-144 du 11 février 2016 relatif au versement d’une indemnité kilométrique vélo par les employeurs privés

– Article L3261-3-1 du Code du Travail

– Article D3261-15-1 du Code du Travail

Le traitement fiscal

Pour le salarié

• L’article 81, 1° du Code général des impôts prévoit l’exonération des allocations spéciales destinées à couvrir les frais inhérents à la fonction ou à l’emploi et effectivement utilisées conformément à leur objet. Les dépenses correspondantes ne doivent pas elles-mêmes avoir été déduites du revenu imposable au titre des frais professionnels

• L’administration fiscale considère que les indemnités kilométriques versées aux salariés qui utilisent leur véhicule personnel pour des déplacements professionnels sont réputées utilisées conformément à leur objet à concurrence des montants résultant de l’application du barème du prix de revient kilométrique fixé par arrêté du ministre chargé du budget.

• Les frais résultant de l’utilisation, par un salarié, de son véhicule personnel à des fins professionnelles constituent des frais inhérents à la fonction et à l’emploi qui incombent normalement au salarié et ne sont donc pas couverts par la déduction forfaitaire de 10 %. Par suite, ces frais sont susceptibles de donner lieu à des allocations ou remboursements exonérés d’impôt sur le revenu.

• Toutefois, les remboursements des frais liés à l’utilisation du véhicule personnel pour accomplir les trajets entre le domicile et le lieu de travail sont toujours soumis à l’impôt sur le revenu, dès lors que ces frais sont couverts par la déduction forfaitaire pour frais professionnels de 10 %.

• L’exonération au titre des charges sociales des dépenses engagées par le salarié pour l’utilisation de son véhicule personnel peut être admise dans la limite du barème des indemnités kilométriques. Le salarié doit alors être contraint d’utiliser son véhicule personnel soit parce que le trajet du domicile au lieu de travail n’est pas desservi par les transports en commun soit parce que les horaires de travail particuliers du salarié ne lui permettent pas d’utiliser les transports en commun.

Pour l’entreprise

• La somme est déductible des résultats de la société, à condition de pouvoir justifier des frais engagés.

TVS : si l’entreprise verse des indemnités kilométriques à un salarié correspondant à plus de 15 000 km parcourus dans l’année, elle doit s’acquitter de la TVS sur le véhicule du salarié, selon le barème à deux composantes prévu pour cette taxe (voir la fiche TVS).

Les textes de référence

• Arrêté du 11 mars 2019 fixant le barème forfaitaire permettant l’évaluation des frais de déplacement relatifs à l’utilisation d’un véhicule par les bénéficiaires de traitements et salaires optant pour le régime des frais réels déductibles

• Arrêté du 26 février 2015 fixant le barème forfaitaire permettant l’évaluation des frais de déplacement relatifs à l’utilisation d’un véhicule par les bénéficiaires de traitements et salaires optant pour le régime des frais réels déductibles.

• Article 6 B de l’annexe IV au Code général des impôts (CGI)

Les liens utiles

• Site de l’Urssaf relatif aux frais professionnels

Xavier Dange, associé chez EY Société d’Avocats, a validé l’ensemble des contenus. Expert en droit fiscal avec plus d’une vingtaine d’années d’expérience, il anime notamment au sein du cabinet le secteur industrie et transport. À ce titre, il accompagne de grands groupes français et étrangers dans leurs opérations en France et leur développement à l’international.