Modes d’assurance : les parcs de plus de 1 000 véhicules

La pratique du « risk management » en matière de risque routier

On estime trop souvent que le risque de circulation automobile est lié aux véhicules alors qu’il s’agit d’un risque comportemental en fonction des individus qui conduisent ces véhicules.

La culture d’entreprise, les missions confiées aux collaborateurs, leur formation et leur recrutement, ainsi que le climat de travail, vont influencer le risque routier de votre entreprise et donc sa cotisation d’assurance. Un paramètre, résultant des éléments précités, va agir puissamment sur le résultat de la flotte : le turn-over des conducteurs.

À la différence de l’incendie, le risque de circulation présente une forte fréquence pour une gravité souvent faible et un caractère extérieur à l’entreprise.

Une bonne administration des risques consistera :

• à réduire les risques par des actions de prévention, formation et sensibilisation,
• à arbitrer entre le transfert à un assureur et la conservation au moyen de l’auto-assurance des risques irréductibles.

Le plus fréquemment, les entreprises disposant d’un parc supérieur à 1 000 véhicules sont dotées d’un « risk manager » dont le rôle consiste :

• à mettre en place et à suivre le plan de prévention des risques routiers en collaboration notamment avec la DRH, les responsables des équipes commerciales et les gestionnaires de parc et en s’appuyant sur la direction générale,
• à optimiser le montage d’assurance de façon à utiliser les capacités d’autofinancement des risques de l’entreprise, à responsabiliser les filiales et à réduire raisonnablement le « frottement fiscal », tout en veillant à un juste équilibre entre les cotisations et les sinistres,
• à veiller à ce que les procédures de gestion de l’assurance flotte facilitent une connaissance exacte et rapide des coûts et réduisent l’impact des accidents sur l’activité de l’entreprise.

Les différents montages d’assurance

Les entreprises possédant un parc automobile de plus de 1 000 véhicules disposent de capacité d’autofinancement des risques les autorisant à limiter la part des risques transférés au marché de l’assurance. Ce faisant, elles réduisent la fiscalité pesant sur les cotisations mais accroissent la variabilité des indemnisations restant à leur charge, ce qui est acceptable seulement si le budget d’assurance ne constitue pas un objectif formel. Elles disposent d’un arsenal de montages sophistiqués optimisant la gestion du risque routier :

• le rétroplan qui mixe les franchises par sinistre responsabilité civile et une conservation, la cotisation versée à l’assureur étant assise sur la part d’indemnité auto-assurée restant à la charge l’entreprise.
• l’auto-assurance complète des dommages propres, souvent gérée par le courtier ou par une plate-forme de services. Son budget peut quelquefois être protégé au-delà d’une certaine dérive statistique par un contrat d’assurance évitant que la survenance de sinistres en série (exemple : lors d’une tempête d’ampleur nationale) ne vienne « faire exploser les prévisions ».
• le programme international dont l’objectif est de mutualiser, au sein d’un montage unique, les contrats établis localement de façon à renforcer l’effet de volume et à disposer d’un reporting par pays selon un modèle unique.
• l’utilisation d’une société captive de l’entreprise réassurant une portion des risques, rapatriant ainsi dans le groupe une partie des bénéfices réalisés sur l’assurance.

L’auto-assurance des dommages propres au sein d’un budget protégé

La taille du parc rendant prévisible la charge que représentent ses dommages propres et la capacité d’autofinancement des risques de l’entreprise peuvent conduire le risk manager à conserver complètement ce risque. Ce faisant, il se trouve confronté à deux problèmes :

• une dérive de la statistique (sinistres en série tels qu’une tempête, perte totale de véhicules d’un coût élevé) est susceptible de faire « exploser son budget »,
• les sinistres n’étant plus assurés, il faut trouver une solution, interne ou externe, de gestion.

Le premier point peut être résolu par un montage stop loss (voir diagramme ci-dessous) protégeant le budget établi sur les coûts historiques au-delà d’une certaine dérive admissible (par exemple : 105 % du budget). Le maintien d’une franchise par sinistre, tant sur l’auto-assurance que sur la protection du budget, est nécessaire pour responsabiliser les filiales.

La protection assurée par ce montage n’est pas illimitée et présente une portée elle-même exprimée sur la base du budget (exemple : 50 %). Le budget assuré est ajustable en fin de période d’assurance en fonction de l’évolution du parc afin de présenter une certaine flexibilité.

La cotisation est déterminée de façon actuarielle en utilisant la notion d’écart-type sur la base des coûts antérieurs, de la variabilité qu’ils ont présentée, de la dérive admise et restant auto-assurée et du montant de la franchise par sinistre.

La gestion des sinistres est généralement confiée au courtier ou à une plate-forme susceptible de produire des statistiques, l’un et l’autre rémunérés au dossier par des honoraires. Celles-ci seront communiquées à l’assureur au début du dernier trimestre afin qu’il puisse évaluer le risque que le stop loss soit touché. 

Les outils permettant une bonne visibilité de l’assurance flotte

Le risk manager en charge du risque routier de l’entreprise aura intérêt à disposer d’outils d’information et de pilotage tels que :

• Un résumé annuel des contrats (flotte et « missions ») comportant au 1^er janvier l’effectif du parc par nature de véhicules, la cotisation (HT et TTC), la conservation, les honoraires (HT) du courtier, les garanties et franchises, le tarif par nature de véhicule, les modalités de régularisation, les clauses particulières des contrats. Ce document peut être établi par le courtier au moment où il établit l’avenant de régularisation des cotisations.
• Des états statistiques trimestriels par filiale (ou par centre de coûts) comportant une liste de sinistres et un état de synthèse fournissant la fréquence annuelle par garantie et le ratio sinistres/cotisations. Il est conseillé de disposer de ces informations sous une forme dématérialisée (fichiers ou accès intranet).
• Un tableau de bord récapitulatif sur cinq années glissantes produisant, sur une unique page, les informations clés : assureur(s), courtier(s), cotisations, variation annuelle, effectif du parc par nature de véhicule, ratio sinistres/cotisations, fréquence des accidents responsables avec tiers, montant (si possible actualisés) des sinistres importants.
• Un état annuel des charges d’auto-assurance hors TVA récupérable (garanties non souscrites, franchises autres que conservation) : cette information peut être fournie par le courtier ou la plate-forme de gestion auprès desquels cette gestion est externalisée.
• Le suivi de la prévention faisant notamment apparaître l’évolution du nombre d’accidents toutes responsabilités confondues et distinguant d’une part, ceux « évitables » de ceux classés « non évitables » et leur typologie (choc arrière, priorité, etc.), d’autre part.