Les PME optent pour le sur mesure

Pour une PME, gérer sa flotte automobile ne se résume plus à savoir s’il faut aller vers la location financière ou non. Aujourd’hui, une large majorité de PME sont totalement au fait des avantages et inconvénients de ce système de gestion. La vraie question est de savoir comment y aller, quelles relations établir avec le ou les loueurs et quelles prestations leur demander. Cela n’exclut pas l’achat, bien sûr, de nombreuses entreprises préférant encore l’acquisition à la location. Mais dans ce cas, c’est toujours à l’issue d’une réflexion poussée, avec arguments à l’appui, et non par attachement historique à la propriété comme dans un large nombre de TPE.

Quelle que soit la solution choisie, les arguments sont souvent liés à des spécificités de métiers. C’est vrai pour Fargas, spécialiste des transports et des télécommunications, entre autres partenaire de France Télécom. « Fargas est une entreprise familiale qui a grandi vite, évoque Pierre Boucharinc, son responsable logistique. Nous avons l’habitude d’acheter nos véhicules, même si nous commençons à regarder vers la location, mais les loueurs n’ont pas encore beaucoup d’offres adaptées à notre parc ».

Répondre aux besoins très spécifiques des PME

Celui-ci se compose en effet pour moitié de fourgons nacelles, souvent des Master Renault ou Nissan équipés de nacelles pour intervenir directement sur le réseau de l’opérateur. Ce qui n’est pas sans apporter une plus grande complexité à la gestion de la flotte. « De nouvelles lois nous obligent à ne plus employer d’échelle, du fait des nombreux accidents du travail dus à leur usage, mais cela a eu pour conséquence d’augmenter sensiblement le coût de la gestion de notre flotte, explique Pierre Boucharinc. Ces nouveaux équipements nous pénalisent en termes de poids, amplifient les frais autour des pneus d’embrayage et de la mécanique, entraînent des problèmes hydrauliques, etc. » Bref, cela coûte 30 % de plus que la gestion d’un fourgon normal.

Si la location n’a pas toujours d’offre adaptée à ce type d’équipements spécifiques, elle a aussi ses limites du point de vue de l’entretien dont le coût reste élevé si l’on en croit Pierre Boucharinc. Qui a par ailleurs décidé de conserver à l’achat la gestion du reste de son parc, composé de fourgons ordinaires.

« Les équipements spécifiques sur un véhicule ont un coût, et si on loue le véhicule ainsi équipé, on perd l’aménagement qui a été fait », commente Yves Potiron, ingénieur chargé d’affaires chez MO+, gestionnaire de parc basé dans la Sarthe. Ce constat n’empêche pas d’autres entreprises aux besoins comparables de louer leurs véhicules plutôt que de les acheter. La société Circet, également spécialisée dans les réseaux de télécommunications, fait appel aux services d’un loueur, « car nos véhicules sont d’un entretien très complexe, justifie Stéphan Kemsisian, son directeur des achats. Peu d’entreprises sont capables d’intervenir efficacement lors de pannes », ajoute-t-il. Elles préfèrent donc confier la prestation à un loueur compétent en la matière plutôt que de la gérer en direct quotidiennement.

YVES POTIRON, ingénieur chargé d’affaires, MO+

Sécurité, confort et simplicité pour l’externalisation

Les motivations qui conduisent les entreprises de taille moyenne à la location financière sont aussi celles qui vont guider leurs choix de gestion. Dans certains cas, ce sera la sécurité et le confort des utilisateurs. « L’avantage de la location, c’est de disposer de véhicules neufs, ce qui motive nos collaborateurs », témoigne Dominique Desbonnet, gestionnaire de flotte chez Diagast. Pour ce spécialiste de la transfusion sanguine, les 24 véhicules du parc automobile représentent « un outil de travail qui, à ce titre, doit être agréable pour ses utilisateurs », complète la responsable. Et ce souci de proposer des véhicules appréciés par les collaborateurs s’accompagne d’une exigence élevée de sécurité. « Nous regardons tout, les airbags, les régulateurs de services etc. », précise Dominique Desbonnet.

Autre argument en faveur de la location, la simplification apportée par l’externalisation. « Nous souhaitions simplifier la gestion de la flotte et la location est un outil adapté », avance Catherine Mroz, responsable des services généraux chez BancTec, spécialiste des systèmes de traitement des moyens de paiement. BancTec a fait le choix de ce que les loueurs appellent le « full service », un contrat de location avec l’ensemble des prestations liées à la gestion de la flotte.

Le choix du « full service » pour assurer sa tranquillité

Pour nombre de PME, le full service constitue en effet une réponse au manque de moyens, tout en s’assurant une gestion de flotte à peu près complète. Pour Yves Potiron, de MO+, le full service reste une façon « d’acheter de la tranquillité ». Mais même avec ce type de contrat, une gestion avisée s’impose.

Il est ainsi possible de déléguer une partie de cette gestion à un spécialiste qui n’est pas le loueur, mais un intermédiaire « fleet manager ». Une expression qui ne fait pas l’unanimité, MO+ lui préférant celle de gestionnaire de parc : celui-ci fait le relais entre d’une part le loueur et les éventuels autres prestataires, et d’autre part l’entreprise cliente ; il assure une partie non négligeable des tâches opérationnelles qui incombent en général à l’entreprise.

Le fleet management n’est pourtant pas un phénomène en croissance. « C’est une activité en stagnation, tant que les loueurs sont sur le marché et capables d’en faire eux-mêmes », estime Olivier Rigoni, fondateur de la société de conseil Cogecar située dans les Hauts-de- Seine. À côté de cette gestion opérationnelle, les fleet managers assument aussi parfois un rôle de conseil stratégique, notamment lors de la négociation des contrats de location.

Faut-il mettre systématiquement en concurrence ?

Dans le choix du mode de gestion, la taille de la flotte importe aussi. « À moins de 100 véhicules, avoir recours à la gestion d’un loueur est pertinent. Mais audelà, et surtout quand la flotte arrive vers les 300 véhicules, il est préférable de décortiquer en quelque sorte les prestations et d’obtenir les plus compétitives sur chaque segment de gestion », détaille Olivier Rigoni.

Position qui fait débat : Yves Potiron estime que n’importe quelle prestation mérite d’être soumise à la concurrence de deux loueurs. Guillaume Maureau, d’ALD Automotive, juge au contraire que les PME ont tendance à aller vers le monofournisseur. « Celles qui en choisissent plusieurs veulent faire baisser les coûts, mais en réalité, cela les accroît car la gestion en est compliquée », argumente le directeur général adjoint du développement commercial du loueur. Les entreprises n’expriment toutefois pas leurs besoins en ces termes, liés en fait à des querelles méthodologiques. Pour elles, l’essentiel est que la gestion de la flotte soit assurée à un coût qu’elles jugeront acceptable. Celles qui décortiquent les prestations le font de manière très étudiée, à l’image du GIE CIF Services.

GUILLAUME MAUREAU, directeur général adjoint du développement commercial, ALD Automotive

Décortiquer les prestations pour payer le juste prix

Cette filiale du Crédit Immobilier de France est chargée de répondre aux questions des différentes sociétés du groupe relatives à la fiscalité, aux ressources humaines, au marketing, aux achats et à la logistique. Mais elle fonctionne de manière autonome avec des préoccupations de PME, même si la PME en question est déjà importante, avec 450 véhicules en location, de petites berlines pour la plupart et des C5 pour la direction.

Sa culture de grande entreprise la conduit cependant à des procédures précises et après un appel d’offres passé fin 2008, elle a changé de loueur et signé avec ALD Automotive. Mais les prestations sont strictement délimitées. « Nous négocions directement les remises avec les constructeurs, elles sont meilleures qu’avec le loueur », explique Léonard Pierantoni, responsable immeuble et sécurité. La gestion des carburants, celles des pneumatiques et des assurances sont aussi exclues du contrat avec ALD qui centre son action sur la maintenance, l’assistance et les véhicules relais. « Nous sommes à son écoute, il a une vision globale du marché et nous en avons besoin pour comprendre comment se fixe la valeur de revente. C’est un critère nécessaire quand nous choisissons nos véhicules », note Léonard Pierantoni.

Cette question de la valeur de revente ne préoccupe pas toutes les entreprises. « C’est avant tout un pari pour le loueur, c’est lui qui prend le risque. Pour le client, l’essentiel est de bien déterminer la loi de roulage, c’est elle qui va avoir le plus d’impact sur la définition du loyer », commente Yves Potiron, de MO+. La loi de roulage, ou l’attribution du kilométrage à effectuer par véhicule, peut aussi très vite devenir un casse6tête pour l’entreprise, car il n’est pas évident de la respecter.

La loi de roulage reste la clé de la gestion des flottes

« C’est d’autant plus difficile qu’une entreprise vit, évolue vite, des collaborateurs arrivent ou partent. Il est fréquent qu’un véhicule qui a fait 10 000 km une année, en fasse le double l’année suivante », confirme Olivier Rigoni, de Cogecar. Si bien qu’à la fin du contrat, les paramètres de négociation sont différents de ce qu’ils ont pu être au début. Il est donc nécessaire de calculer le kilométrage en permanence, et cela en fonction d’une grille contractuelle, une matrice avec tous les loyers, sur toutes les durées fixées par le contrat et le kilométrage. Ce qu’Yves Potiron appelle une « grille de fluidité ».

Diagast dispose d’une telle grille de loyer sur laquelle se baser quand il y a une demande de la part d’un collaborateur. « Nous regardons le devis du prestataire, observons s’il entre dans cette grille. Pour le personnel sédentaire, la moitié de notre parc repose sur deux contrats de location, l’un de 36 mois pour 150 000 km et l’autre de 30 mois pour 100 000 km. L’autre moitié, pour les collaborateurs itinérants, repose aussi sur deux contrats de location, l’un de 36 mois pour 100 000 km et l’autre de 36 mois également, mais pour 90 000 km », relate Dominique Desbonnet. Quelques modèles sortent parfois de cette grille, pour des raisons très spécifiques et rares. Souvent, les loueurs déclarent signaler à leurs clients toute différence entre le kilométrage prévu et kilométrage réalisé.

Autre point à surveiller très attentivement : la restitution des véhicules. Agrial demeure vigilant sur les conditions dans lesquelles ils peuvent être remis au loueur après la durée d’usage prévue dans le contrat de location. « Les frais de restitution et de remise en état peuvent être problématiques, rappelle Damien Dessoude, responsable assurances et achats. Ils sont bien encadrés chez Renault qui a un système efficace, ils le sont moins chez d’autres constructeurs. Nous intervenons au cas par cas, quand les montants sont trop élevés ».

OLIVIER RIGONI, consultant et fondateur du cabinet Cogecar

De la restitution des véhicules à l’éco-conduite

Le respect du kilométrage et le soin apporté au véhicule posent la question de la façon dont on roule, l’une des plus délicates. Et face à cette question, les entreprises interrogées semblent quelque peu démunies, bien que les impacts soient multiples sur la gestion de flotte et spécifiquement sur la consommation de carburant. « Ce n’est pas si simple, souligne Catherine Mroz, de BancTec. Certes, nous pouvons sensibiliser le personnel à une conduite plus responsable, à l’économie d’essence, mais pour la plupart, le confort et la sécurité du personnel restent encore les principaux critères de conduite ». BancTec compte lancer une formation d’éco-conduite en 2011. Le souci est identique dans d’autres entreprises, y compris de taille plus importante comme le GIE CIF Services. « C’est difficile de mobiliser et sensibiliser à l’éco-conduite, déplore Léonard Pierantoni. Les utilisateurs sont maîtres à bord ». Ou alors, il faut beaucoup de temps avant que les habitudes évoluent.

Pour nombre de PME, le full service constitue une réponse au manque de moyens, tout en s’assurant une gestion de flotte à peu près complète. Mais même avec ce type de contrat, la vigilance s’impose de la part du client.

Le développement durable, une équation complexe

D’autres questions préoccupent les gestionnaires de flotte, avec en tête les véhicules propres. Car si les utilisateurs n’ont pas toujours conscience de l’importance de l’éco-conduite, les différentes fonctions en charge de la gestion de flotte automobile regardent de très près les évolutions dans le domaine du développement durable. Et ce, pour des questions à la fois économiques, fiscales et environnementales.

« Nous tendons à aller vers des véhicules de plus en plus propres, en faisant par exemple attention à la motorisation, souligne Dominique Desbonnet, de Diagast. Mais du côté de l’offre de location, notamment pour les véhicules hybrides, cela reste encore cher » regrette-t-elle. Un constat partagé dans les témoignages recueillis. Les gestionnaires de flotte n’en restent pas moins en veille. Léonard Pierantoni évoque ainsi la mise en place prochaine d’un TCO afin d’avoir une vision sur toute la gamme de véhicules, en tenant compte de ce critère de pollution et de toutes ses implications, particulièrement fiscales.

Dominique DESBONNET, gestionnaire de flotte, DIAGAST

Les PME demeurent en attente de véhicules propres

Les PME sont donc tout aussi attentives que les grands comptes à l’évolution des technologies propres, et devant cette demande, l’industrie paraît en retard. Si bien que lorsque les véhicules vraiment propres apparaîtront sur le marché, avec une équation économique acceptable pour les entreprises, bien des habitudes changeront, si l’on en croit Olivier Rigoni, de Cogecar. « Les véhicules électriques seront infiniment moins chers et beaucoup plus faciles d’entretien », prédit-il. Une aubaine pour les entreprises et leurs flottes, un casse-tête pour les prestataires.

PME OU GRANDS COMPTES : LA MATURITÉ N’EST PAS LIÉE À LA TAILLE

Quelles que soient les motivations des entreprises, et elles sont nombreuses, leur objectif est avant tout de déterminer au plus juste le périmètre d’intervention de leur prestataire loueur, que celui-ci soit indépendant, captive de constructeur ou d’un établissement financier. Et sur ce sujet du périmètre accordé au loueur, il est difficile de dégager des tendances claires en fonction du profil des entreprises de taille moyenne. Si ces dernières ont en effet une maturité quasi équivalente à celle des grands comptes, elles n’ont en revanche pas vraiment les mêmes moyens à leur disposition.

Pour Antoine Journu, responsable moyennes entreprises et grandes relations chez Arval, « ces PME ont désormais une plus grande maturité et une gestion plus stratégique et davantage centrée sur une vision globale du parc et sa place dans l’entreprise ». Moins affirmatif, Pascal Gradassi, directeur commercial de Point S France, spécialiste de l’entretien et des pneus, estime cette maturité très variable selon les entreprises : elle dépend avant tout du chef d’entreprise. « J’ai déjà vu des grands comptes mal gérer leur parc et, a contrario, des entreprises plus petites être bien meilleures gestionnaires » détaille-t-il.

Retour d’expérience

BancTec a opté pour le full service

Pour BancTec, la location financière s’est imposée avec évidence. Cette entreprise spécialisée dans la dématérialisation du document dispose d’une quarantaine de véhicules, des Clio deux places. « Au-delà de 15 000 km par an, il est plus intéressant de louer que de rembourser les kilomètres effectués par les salariés », estime Catherine Mroz, responsable des services généraux. BancTec a ainsi confié l’ensemble de la prestation à Arval, y compris l’assurance. Du « full service » qui facilite la gestion, estime-t-elle en substance. Une grille d’évaluation permet d’établir trois types de devis à partir desquels les demandes de location sont réalisées. « Arval nous aide à choisir les véhicules qui nous conviennent, commente Catherine Mroz.

Actuellement, quatre véhicules arrivent en fin de vie et nous allons mener une étude de consommation pour éventuellement avoir recours à des hybrides. Notre souci est de renouveler le parc sur la base d’une consommation moindre de carburant et d’une production également moindre de CO2, et d’étudier la limitation du parc diesel très polluant en termes de NOX et de particules » Un test sur des véhicules propres aura lieu à la fin de l’année et au début de l’année prochaine afin d’évaluer notamment le coût du loyer et celui du fonctionnement. La problématique de la consommation est importante pour BancTec qui a aussi confie à Arval le soin de gérer les cartes carburant de l’entreprise – chaque véhicule loue en possède une. Autre prestation externalisée, la gestion des pneumatiques. Le contrat prévoit deux à quatre pneumatiques par véhicule pour 50 000 km, un ratio que Catherine Mroz estime juste. Ces nombreuses prestations demandent une gestion très précise. « Arval nous fournit des factures toujours détaillées en fonction des différents budgets, les loyers, les frais de gestion, la prestation pneumatique, le forfait entretien, etc., détaille la responsable. Le contrat est revu tous les ans, néanmoins, le loueur nous alerte quand un véhicule a beaucoup roulé ». Pour BancTec, la crise n’a pas eu d’effet majeur sur l’évolution du contrat. Il n’y a pas eu d’augmentation.

BancTec en chiffres

 390 millions de dollars de chiffre d’affaires monde en 2008. Une quarantaine de véhicules en parc.

DES VALEURS DE REVENTE À SURVEILLER ATTENTIVEMENT

La valeur de revente des véhicules est suivie avec attention par les gestionnaires de parc. « Après la C4, nous allons sans doute privilégier la Mégane qui va bénéficier d’une bonne valeur de revente », relate Léonard Pierantoni, responsable immeuble et sécurité du GIE CIF Services du Crédit Immobilier de France.

Mais les choses ne sont pas toujours aussi simples. Parfois, les loueurs surestiment la demande d’un modèle, dans ce cas plus dur à écouler. Dans d’autres, « ils ne jouent pas le jeu et écourtent la durée de vie d’un véhicule. Nous appelons alors le constructeur pour évoquer ce problème », reprend Léonard Pierantoni. L’évolution d’une valeur de revente peut avoir un effet brutal sur les loyers. Ainsi, Agrial a fait les frais d’un réajustement tarifaire imprévisible. . En 2005, le marche algérien s’est fermé de façon soudaine à la Mégane utilitaire, créant un problème d’écoulement immédiat sur le marché français, avec une chute des « buy back » alors que les prix catalogues étaient maintenus, se souvient Damien Dessoude, responsable assurances et achats de la coopérative agricole.

Dans nos négociations avec le loueur, nous essayons de fixer une valeur de reprise, mais nous ne maîtrisons pas totalement le processus », admet-il. « La composante revente a un impact important sur le « pricing » des loueurs, approuve Philippe Blouin, directeur des achats du fabricant de produits agroalimentaires Materne. Mais il est difficile de comprendre ce pricing. Nous devons sans cesse revoir les choses avec le loueur et nous nous informons aussi par d’autres biais, les études de marché notamment ». « Faut-il donner des explications aux clients ?, s’interroge Christophe Giner, directeur régional des ventes de Leaseplan. Certes, les loyers ont augmenté du fait des mauvaises conditions du marché de l’occasion, mais une augmentation de 1 à 3 % freine-t-elle les clients ? L’essentiel est de réussir à optimiser le coût de la flotte automobile », conclut-il.

Un exemple de grille de fluidité

Cette grille a été fournie par MO+. Elle s’entend pour le véhicule suivant : Renault Mégane3 BK DCI85 AUTH. VP – 5 CV – 1461 cm3 – Gazole – Conso. mixte : 4.40 l – 85 chevaux – 5P – CO2 : 115 gr/km (*) – 20700 euros

Avec les options suivantes :

– Peinture métallisée : 499,99 euros

– Roue de secours normale : 80,00 euros

– Total options : 579,99 euros

Retour d’expérience

Materne recourt à un intermédiaire

La LLD, Materne en fait usage depuis longtemps. Mais une réorganisation des services a conduit l’entreprise à chercher un intermédiaire qui puisse remplacer une personne en interne chargée de cette mission. « Nous avons choisi MO+ au terme d’un appel d’offres, explique Philippe Blouin, directeur des achats du fabricant de produits agroalimentaires. Ses prestations sont adaptées à la taille de notre entreprise ». Materne dispose d’un parc de 85 véhicules. Suffisamment pour en confier la gestion à un prestataire autre que le loueur. « Celui-ci intervient en cas d’accident, mais il ne fera pas le constat et ne suivra pas l’expertise », commente Philippe Blouin. MO+ est donc un véritable relais quotidien des conducteurs de Materne et s’occupe de tâches diverses, comme le renouvellement des cartes essence, mais assure aussi des fonctions plus stratégiques, comme le pilotage des renouvellements des contrats de location. Ce prestataire gère également l’optimisation des lois de roulage. Chaque véhicule est doté d’un nombre précis de kilomètres à effectuer sur une période donnée et Materne n’attend pas la fin des contrats pour les ajuster. « C’est de l’automatisation de statistiques et nous n’avons pas les ressources en interne pour les gérer », souligne Philippe Blouin. « De même, il faut gérer la consommation de carburant, autre tâche de précision nécessitant des tableaux de bord ». Materne a exclu de son contrat avec le loueur les prestations autour du carburant et des pneumatiques qu’il gère en direct avec l’aide de MO+. « Nous n’avons pas attendu la crise pour nous poser des questions, reprend Philippe Blouin. L’intégration des problématiques liées à la pollution, à la consommation de carburant, au choix des pneumatiques fait partie d’une gestion visant aussi à réduire un comportement accidentogène ». Le directeur des achats de Materne assure que cette intermédiation de MO+ est intéressante financièrement, puisqu’il y a optimisation sur tous les aspects de la gestion de la flotte.

Materne en chiffres

• 85 véhicules en parc gérés en location longue durée

LEXIQUE

> Location longue durée

Système par lequel le financement du parc automobile et un choix modulable de fonctions techniques (entretien, carburant, assistance, etc.) sont confiés à un prestataire de services (le loueur) dans le cadre d’un contrat d’une durée au moins égale à un an. Le contrat de LLD est établi en fonction des besoins de l’entreprise pour une durée et un kilométrage déterminés. En contrepartie de la mise à disposition d’un véhicule, l’entreprise paie un loyer mensuel.

> Fleet management

Formule intermédiaire entre la propriété et la LLD. La société est propriétaire des véhicules, le prestataire en assure la gestion. Il s’agit d’un service où les coûts de fonctionnement sont contrôlés, payés et analysés par une société prestataire externe qui les refacture au client. Ce concept peut aller jusqu’a la prise en charge de l’entretien et surtout du risque lié à la dépréciation du véhicule.