1 S’appuyer sur l’entreprise
« En général, quand une entreprise demande un audit, c’est que cela ne va pas bien ou qu’il y a un problème. L’intervention peut donc être désagréable, prévient Robert Maubé, dirigeant du cabinet RRMC. Pour qu’un audit soit productif, la première chose à faire est donc de construire une relation d’aide et de transfert de compétences avec les équipes du client. »
Un point de vue partagé par le dirigeant de Direct Fleet Maxime Sartorius : « Le prérequis pour l’entreprise est d’avoir une volonté partagée de réaliser l’audit. En effet, nous allons la déranger pour récupérer des informations et des données. Il faut donc que le projet soit sponsorisé par un dirigeant et adopté par les collaborateurs, sachant que nous ne sommes pas des auditeurs classiques : nous ne venons pas dans une perspective de contrôle mais plutôt d’amélioration. »
2 Travailler avec les équipes
« En pratique, l’entreprise doit s’assurer du bon concours des équipes opérationnelles concernées et de la bonne fluidité de l’information, précise Arnaud Perrin, dirigeant de Ressource Consulting. Pendant la durée de l’audit, il ne faut rien engager qui puisse remettre en cause le travail en cours ou entraver l’éventuelle mise en place des actions préconisées. Or, il arrive que l’on découvre à la fin d’un audit qu’un contrat d’assurance ou une commande de véhicules a été signé en interne entre temps. » « En conséquence, l’entreprise doit créer sa stratégie en amont en réunissant tous les intervenants, y compris les opérationnels et les utilisateurs afin de tenir compte des spécificités et contraintes liées aux métiers », conseille Julien Chabbal pour le loueur Alphabet.
« En outre, l’entreprise doit s’assurer que les collaborateurs soient disponibles et fournissent au consultant les bonnes informations dans un format structuré, poursuit Arnaud Perrin. Or, pour obtenir des fichiers Excel et non PDF, il faut de plus en plus être mis en relation avec les prestataires ou les éditeurs de logiciels. »
3 Communiquer en interne
« Comme un audit de la flotte est transverse, il y a un peu de communication à faire en amont dans l’entreprise », recommande Maxime Sartorius. Pour s’assurer de la bonne conduite de son futur audit, Médecins sans Frontières a ainsi demandé à son prestataire de rédiger un document pour expliquer à tous, y compris la direction, ce qui allait se passer dans les prochains mois. Autre élément important : « Le management doit exprimer quelles sont les priorités, rappelle Robert Maubé. Aujourd’hui, tout le monde veut diminuer les coûts tout en ayant une flotte propre et une belle car policy afin d’attirer ou retenir les meilleurs collaborateurs, sauf que ces objectifs sont totalement contradictoires. » « Sans oublier que les décisions doivent être en relation avec la culture humaine de l’entreprise », complète Maxime Sartorius.
4 Surveiller les coûts
« Enfin, il est important de faire attention aux économies faciales et de bien prendre en compte les coûts indirects, avertit Julien Chabbal. Par exemple, si l’audit montre que les coûts d’assurance augmentent, le client peut être amené à externaliser ce poste chez un assureur. Dans ce cas, il faut tout de même une personne en interne qui maîtrise le sujet pour surveiller les délais de réparation et éviter des surcoûts liés à l’immobilisation des véhicules. » Autre illustration : « Les véhicules étant renouvelés tous les trois ou quatre ans, l’impact économique d’un changement de fournisseur s’étendra sur cette durée », ajoute Maxime Sartorius. Gare donc aux nombreux pièges et subtilités.
