Logiciels de gestion : du sur mesure pour les flottes

Workflow. En un mot, voilà résumé l’axe essentiel d’évolution des logiciels. Dans le domaine de la gestion de flotte, contribuer au workflow, en bon français « flux de travail », revient somme toute à remplir des tâches classiques pour ce type d’outil : que les bonnes personnes accèdent aux informations pertinentes sur l’état des véhicules (consommation, kilométrages, etc.) et qu’elles soient informées des étapes clés de l’acquisition d’une nouvelle voiture, depuis la commande jusqu’à la réception, en passant par la réforme de l’ancienne si nécessaire.

Mais si les logiciels remplissent déjà ces tâches, toutes les améliorations possibles de la circulation de l’information sont particulièrement bienvenues. « Nous avons affaire à de nouvelles générations de décideurs qui ne conçoivent pas de travailler sans outils qui leur permettent d’obtenir de bons indicateurs », résume Jean-Charles Martin, directeur business développement de GAC Technology, éditeur du logiciel GAC Car Fleet.

La gestion de la donnée à la base du logiciel

Car si l’information circule au sein de l’entreprise, il faut aussi qu’elle soit la plus pertinente possible pour aider à prendre les meilleures décisions. La première d’entre elles reste le choix du véhicule.

Pour apporter la connaissance la plus large des produits du marché, les éditeurs proposent d’alimenter les logiciels grâce à des bases de données. « Le catalogue véhicules de SIP2 peut être alimenté directement par les gestionnaires de flotte ou par une connexion avec la base de données Autovista-EurotaxGlass’s », indique Jean-Michel Julian, directeur commercial de l’éditeur Infoparc.

Une fois le choix du véhicule effectué par le client interne dans une base de données qui aide à anticiper les consommations et le coût fiscal, le logiciel peut ensuite contribuer à optimiser une autre étape de l’acquisition : la mise en concurrence des loueurs sur le produit choisi. Pour ce faire, l’outil Phoenix intègre les grilles de fluidité des loueurs dans le logiciel afin que le gestionnaire puisse procéder à des comparaisons entre tarifs.

Et toujours dans le souci d’améliorer les flux, les éditeurs veillent également au partage de ces informations entre les personnes impliquées dans l’entreprise. Car dans une période économique tendue, la décision d’achat est plus que jamais soumise à la hiérarchie. Le logiciel ne se contente pas d’informer les bonnes personnes sur le processus en cours mais leur donne aussi la possibilité de le valider ou de le bloquer.

Un workflow adapté à chaque situation

« Dans notre logiciel, le workflow de commande est entièrement automatisé avec la possibilité de mettre en place des niveaux de validation : avant le choix du véhicule, après le choix par exemple, explique Paul Duchêne, l’un des fondateurs de Phoenix. Nous paramétrons les niveaux de validation des prises de commande pour les voitures de chaque catégorie de personnel : techniciens, chefs de service ou encore directeurs. Ainsi, ces derniers ne sont pas toujours soumis à des niveaux de validation et accèdent directement au véhicule ; le choix se fait via un comparateur et un configurateur de véhicules en ligne, alimenté par une base JATO. » Tout cela est automatique via des échanges d’e-mails. De son côté, le gestionnaire est informé de l’état d’avancement de chaque commande. Mais les éditeurs ne veillent pas seulement à renforcer l’efficacité du logiciel lors de l’intégration des nouveaux modèles à la flotte, ils s’attachent aussi à optimiser la gestion quotidienne du véhicule. Ce qui passe par une meilleure « qualité » des données traitées. Une qualité d’autant plus déterminante qu’elle influe sur la qualité de l’analyse et celle du reporting.

Autrement dit, si les possibilités d’analyse de la flotte, d’alerte sur les différents événements de la vie du véhicule sont presque sans limites, leur pertinence reste soumise à la bonne intégration en données à l’origine. Pour garantir la qualité de la donnée, le logiciel Phoenix a ainsi installé des « verrous » dans son logiciel. Entre autres, il n’est pas possible de rentrer un nouveau véhicule dans la flotte sans inclure dans sa fiche son taux d’émissions de CO2.

Au cœur de l’outil, la qualité de la donnée

Pareillement, dans les choix de date, le calendrier est verrouillé en amont ou en aval, de manière à n’avoir par exemple pas de date de livraison antérieure à la commande du véhicule. Sécurité supplémentaire chez Phoenix : il n’est pas possible d’avancer dans le processus de saisie si toutes les étapes en amont n’ont pas été correctement renseignées.

Saisir correctement les données, c’est en effet l’assurance que le logiciel assurera ensuite un suivi régulier du véhicule mais surtout que les règlements des factures seront respectés – aussi bien de la part de l’entreprise que du loueur.

« En plus des nombreux vecteurs de gains inhérents à l’utilisation du progiciel, le processus de contrôle optimisé de la facturation des loueurs constitue un axe important de retour sur investissement, grâce à une analyse des factures plus automatisée et plus sophistiquée, donc plus systématique et plus rigoureuse », rappelle Jean-Michel Julian pour Infoparc, éditeur du logiciel SIP2.

Et les logiciels ne se contentent pas de souligner les dérives. Leur efficacité se mesure aussi à leur capacité à résoudre ces anomalies. « La plupart des solutions se limitent au pointage de ces écarts mais SIP2 va plus loin pour gérer et suivre chaque écart jusqu’à sa régularisation. Tant que les écarts ne sont pas soldés, ils apparaissent dans un tableau de suivi avec le statut des anomalies », poursuit Jean-Michel Julian.

Accompagner les attentes des gestionnaires

Si les logiciels évoluent pour mieux aider les gestionnaires de flotte dans leur travail quotidien, ils évoluent aussi pour se plier à de nouvelles pratiques ou à des spécificités d’organisation. Dans les collectivités notamment, cela signifie des fonctionnalités pour gérer au mieux les pools de véhicules ; dans les entreprises, cela peut concerner la gestion de flottes dispersées sur plusieurs sites. « Nous avons innové avec la mise en œuvre de modules optionnels avancés : gestion des demandes internes de véhicules, workflows de validation hiérarchique, etc. L’un de ces modules, appelé gestion d’une bourse inter-entités, a pour objet d’optimiser l’utilisation des véhicules d’une flotte répartis entre plusieurs entités (services, agences). Lorsque cela est possible, les gestionnaires opérationnels peuvent donc procéder à des échanges plutôt qu’à des restitutions ou remplacements systématiques. Pour certaines flottes, cette bourse d’échange génère des économies substantielles », décrit Jean-Michel Julian pour Infoparc.

Les logiciels se doivent aussi de s’adapter à des car policies qui s’étendent, dans une même entreprise, à ses sites dans l’Hexagone et au-delà à l’échelle européenne. C’est d’ailleurs pour ce dernier cas de figure que les éditeurs adaptent la capacité de gestion de la fiscalité par leurs outils aux spécificités d’autres pays que la France.

Les logiciels se mettent aussi à l’international

« Nous proposons désormais une version en anglais ou en français pour la consolidation internationale des données des flottes. Nous travaillons sur des solutions plus abouties encore, plus conformes aux marchés locaux et avec une meilleure gestion des différentes fiscalités », indique Yann Dépond, P-DG de Delta Tech, éditeur de Winflotte.

Adapter les logiciels, étendre leurs fonctionnalités : les évolutions sont constantes, guidées par les demandes des clients aux éditeurs. « Nous avons créé une dynamique d’échanges avec les clients avec qui nous travaillons parfois depuis plus de vingt ans autour de nos solutions. Ils sont associés aux développements, notamment par le biais du club utilisateurs qui se réunit régulièrement pour décider des évolutions », note Laurent Figiel, dirigeant d’AS-Tech Solutions, l’éditeur d’AS-Tech Parc Auto.

Chez Winflotte, c’est la gestion des remontées des données livrées par l’informatique embarquée qui représente le nouvel axe de travail. « Depuis la fin septembre, plutôt que de les récupérer sur les cartes de pétrolier ou sur des relevés, nous pouvons remonter les données télématiques de Masternaut : consommations des véhicules, kilométrages, etc. », reprend Yann Dépond.

Ces optimisations suivent toutes une direction : améliorer la productivité de la gestion de la flotte.  » Nous pouvons aussi supprimer l’intégration manuelle des factures dans le système comptable du client en automatisant les échanges informatiques », avance Paul Duchêne pour Phoenix. Qui estime entre 75 et 125 euros le coût de traitement d’une facture dans une grande entreprise. Des économies potentielles qui rappellent que le coût de la gestion fait aussi partie du TCO du véhicule.