Logiciels de gestion : des économies sous conditions

Difficile d’évaluer les économies générées par un logiciel de gestion de flotte : « quelques pourcents », avance Jean-Charles Martin, directeur des ventes pour l’éditeur Chevin. Une part modeste mais qui, ramenée à l’échelle de grands parcs où ces outils sont le plus souvent employés, représente mécaniquement des gains financiers importants.

« En moyenne, un véhicule en parc revient entre 500 et 1 000 euros par mois. En comparaison, le coût de l’outil de gestion reste infinitésimal alors que celui-ci apporte de multiples avantages : un meilleur suivi des véhicules non affectés, des véhicules de pool, des comportements des conducteurs, des lois de roulage, etc. », énumère Théophane Courau, P-DG du fleeter Fatec.

Chez Harmonie Mutuelle, le parc réunit 800 véhicules essentiellement en LLD. Le logiciel Europarc est utilisé depuis 2013, date de la fusion de plusieurs mutuelles au sein du même groupe. Pour le gestionnaire de la flotte, Benoît Comte, qui travaillait jusque-là sous Excel pour suivre 300 véhicules, la contribution de l’outil a été indéniable quand sa flotte a été multipliée par presque trois.

Des processus à optimiser

Cet apport se mesure notamment en gain de temps dans le traitement des factures. « Auparavant, nous demandions à chaque loueur d’envoyer une facture papier dont nous vérifiions chaque ligne. Désormais, les loueurs et autres prestataires envoient leurs factures par fichiers, en formats .txt ou .csv, et elles sont directement intégrées à l’outil.

Nous pouvons ensuite demander au logiciel des extractions pour ressortir rapidement les factures liées à un véhicule », décrit Benoît Comte. Chez Berner, distributeur d’outils et d’outillage, la flotte rassemble 1 150 véhicules. Isabelle Contet prend également la mesure du gain de temps dû à l’outil. Pour cette responsable du parc, ce bénéfice est particulièrement tangible sur le processus de renouvellement des véhicules.

« Avant, nous écrivions un e-mail à chaque collaborateur pour l’informer de son prochain changement de voiture, retrace-t-elle. Aujourd’hui, il suffit de déclencher le renouvellement par le biais de l’outil : un catalogue est envoyé au collaborateur selon son poste. Il reçoit un e-mail avec un choix sur la base du catalogue Jato et peut comparer les modèles avec intérieur, extérieur, différence de volume de litrage du coffre, etc. », détaille Isabelle Contet.

En bref, « le logiciel est un outil qui évacue les actions polluantes : saisies, ressaisies, etc. », résume Alain Motz, secrétaire général d’Eurofeu, spécialiste de la protection incendie à la tête de 700 véhicules, dont 600 VU Kangoo, des Trafic mais également des Clio et Mégane sociétés.

Un gain de temps mis à profit pour d’autres tâches plus productives. Les multiples fonctionnalités de l’outil (tableaux de bord, alertes, reporting, etc.) sont alors exploitées pour mieux suivre les dépenses et fournir des informations pertinentes aux postes concernés dans l’entreprise.

Des outils pour gagner du temps

Ainsi, un meilleur suivi des kilométrages se répercute sur la gestion des contrats de location ou d’entretien. « Nous réévaluons les contrats de location dès que nous recevons une alerte pour sur-roulage ou sous-roulage », confirme Benoît Comte pour Harmonie Mutuelle.

Libérer du temps pour améliorer la gestion avec les outils : c’est bien la logique de l’acquisition et de l’exploitation d’un logiciel de gestion de flotte. Mais pas forcément la norme. Car le logiciel ne constitue pas une solution miracle : ses gains potentiels restent avant tout soumis à la qualité de son utilisation. Et le responsable de parc y participe pour une bonne part.

Face à l’outil, tous les professionnels n’ont pas des dispositions équivalentes pour s’investir dans son utilisation ou envisager les pistes possibles d’amélioration de la gestion du parc grâce aux données collectées.

« Il peut y avoir des compétences diverses entre les gestionnaires, même chez un seul client, observe Théophane Courau de Fatec. Pour des tâches simples comme l’intégration des données des voitures, la rigueur d’un responsable à l’autre peut varier sur les entrées du CO2 ou encore la date de mise en service du véhicule. Des erreurs qui vont se montrer par la suite déterminantes pour la gestion. »

Sur cette question de la compétence, Jean-Michel Julian, directeur commercial du prestataire Infoparc, note toutefois une « évolution notable » : « Il existe maintenant une base plus importante de gestionnaires plus pointus que par le passé. Ils ne tirent pas toujours pleinement partie des possibilités des logiciels mais explorent de plus en plus ces outils dans tous les axes de gains possibles. »

Dans ce cadre, les éditeurs offrent aux gestionnaires des accompagnements réguliers pour les aider à mieux employer leurs outils. « L’éditeur propose des journées de formation autour des évolutions du programme ou nous assiste par téléphone si nécessaire », rappelle Alain Motz pour Eurofeu.

Accompagner au mieux les gestionnaires

Des prestataires vont plus loin en orientant les gestionnaires dans leurs stratégies d’action sur les coûts. Chez Chevin, des pistes sont suggérées, qui touchent aussi bien les flottes internationales que nationales. Pour les parcs internationaux, « nous conseillons dans un premier temps de consolider tous les codes VIN (numéros de châssis) pour s’assurer de bénéficier des bonnes remises de fin d’année auprès des constructeurs », avance Jean-Charles Martin.

Autre piste à envisager, toujours à l’international : « Être en capacité de connaître l’ensemble des véhicules à changer pour anticiper les futurs renouvellements et parfois précipiter certains d’entre eux pour bénéficier des remises constructeurs », poursuit Jean-Charles Martin.

Quelques conseils de professionnels

Dans une approche plus liée au TCO, Jean-Charles Martin préconise aux gestionnaires de se concentrer successivement sur plusieurs postes : le carburant la première année, les pneus la deuxième, les coûts d’assurance la troisième.

Dernier conseil avec la car policy : « C’est une chose de la mettre en place, c’en est une autre de s’assurer que le management la suit correctement. Nous constatons souvent des dérapages. Il faut mettre la car policy sous contrôle et définir des indicateurs clés pour mesurer son utilisation », suggère le responsable de Chevin.

Chevin a répertorié plus d’une trentaine de pistes pour accompagner le gestionnaire dans le bon usage de son outil. Reste que si le rôle de ce responsable est déterminant et que l’éditeur du logiciel peut aider dans la recherche de pistes d’économie, un autre élément demeure capital pour l’efficacité de l’outil : la qualité des données qui lui sont soumises. Sur ce dernier point, le gestionnaire n’a que peu d’influence. De multiples causes peuvent venir altérer l’exactitude des données exploitées par le logiciel et compromettre son efficacité.

Responsable des 8 200 véhicules du parc automobile national de Dalkia, Jean-Luc Celotto recourt au logiciel Phoenix. Et constate parfois des retards « dus à l’humain » dans la circulation des informations, par exemple sur les mouvements du personnel.

Attention aux dysfonctionnements humains

Des retards qui peuvent contribuer à diminuer l’efficacité de l’outil : « Il existe un décalage entre le moment où le collaborateur a été muté et le moment où il y a connaissance de cette mutation dans l’outil. Parfois, des factures peuvent apparaître dans l’ancienne appartenance alors que le collaborateur a changé d’affectation », complète Jean-Luc Celotto. Rien d’irrémédiable cependant : « Lorsque l’on enregistre la date du changement d’affectation, peu à peu, toute la facturation liée revient sur l’affectation nouvelle. »

Dans certains cas, c’est le mode de fonctionnement de l’outil qui ralentit la mise à jour des informations sur les mouvements de personnel. « Chez Berner, nous avons des centres analytiques par région, décrit Isabelle Contet. Nous gérons plusieurs régions avec des véhicules conduits par des managers ou des représentants. Quand il y a des changements de personnel, nous ne pouvons pas les retranscrire directement dans l’outil. C’est l’éditeur qui doit procéder aux mises à jour : je n’ai pas la main dessus. »

Pour Isabelle Contet, il reste de fait préférable que le moins possible d’intervenants aient accès à la modification de la base de données du personnel. Mais cette responsable regrette les délais pour la diffusion des informations. « La mise à jour de l’analytique n’est pas immédiate, constate-t-elle. Et cela entraîne des blocages qui peuvent durer d’un mois à un mois et demi sur des workflows, des envois d’e-mails, etc. »

Mais des évolutions à venir du logiciel pourraient bientôt résoudre ces problèmes. Déjà, des améliorations ont été apportées par l’éditeur sur le traitement des données du catalogue de véhicules : « Auparavant, le catalogue en ligne ne pouvait pas être modifié alors que le nôtre est élaboré sur la base Jato et évolue constamment. Désormais, nous avons la possibilité de le modifier », souligne Isabelle Contet.

Des outils en constante évolution

Parfois, les prestataires de la flotte sont à l’origine d’erreurs qui entravent l’efficacité du logiciel. « Le monde automobile est un environnement riche, avec des fournisseurs qui communiquent des données de qualité assez hétérogène, fait remarquer Théophane Courau pour Fatec. Chaque fournisseur a ses habitudes, voire sa maturité sur cette question. »

Au fur et à mesure que les flottes multiplient les prestataires, les possibilités d’erreur augmentent aussi logiquement. Il revient donc aux éditeurs de veiller à ce que les données, entre autres de facturation, puissent être traitées correctement par leurs outils. Un travail constant et indispensable de la part de ces prestataires qui doivent également enrichir en permanence leurs outils en fonctionnalités. Parmi les évolutions les plus récentes, la possibilité d’accéder directement aux avis de contravention pour les voitures en parc fait débat (voir l’encadré ci-dessous).

D’autres évolutions sont apportées régulièrement par les éditeurs sur les interfaces des logiciels. « Notre grand changement reste la mise sur le marché d’une nouvelle interface ‘‘homme/machine’’, avec une livraison prévue en juin », anticipe Jean-Michel Julian pour Infoparc.

Toujours plus de fonctionnalités

Des réajustements sur des fonctionnalités sont aussi courants de la part des éditeurs, souvent réalisés à la demande des utilisateurs. Ces derniers temps, les éditeurs sont sollicités par leurs clients sur des améliorations de leurs outils pour comparer les offres des loueurs, constate Jean-Michel Julian.

« Nous proposons déjà cette fonctionnalité, notamment en comparant les grilles de fluidité des loueurs. Nous faisions déjà appel à plusieurs paramètres pondérables en phase de précommande. Nous avons développé et testons une version avancée de ce module qui améliore encore l’analyse en intégrant d’autres critères de benchmark », reprend Jean-Michel Julian qui refuse d’en dire plus pour ne pas aiguiller ses concurrents.

Des demandes d’évolution des fonctionnalités peuvent aussi être liées à des attentes spécifiques de la part d’entreprises. Berner en France a ainsi demandé récemment à son éditeur la création d’une fonction pour calculer la « charge à payer » mensuelle de sa flotte. « Nous avons un reporting mensuel à réaliser auprès de l’Allemagne, détaille Isabelle Contet : tous les mois, nous calculons la charge à payer, à date, sur la base des grilles de fluidité de l’ensemble des véhicules du parc. » Le calcul de ce montant se faisait jusqu’ici manuellement pour les 1 150 véhicules. Lors du renouvellement du logiciel en 2015, le choix du prestataire s’est porté sur sa capacité à fournir cet élément comptable.

L’impact de la télématique embarquée

« Je voulais pouvoir l’obtenir grâce à une fonction intégrée du logiciel, justifie la responsable de Berner. Avec Phoenix, nous sommes entrés dans le vif du sujet assez rapidement autour de cette fonctionnalité. Le logiciel nous a plu et nous travaillons aujourd’hui sur ce calcul mensuel de la charge à payer » (voir le témoignage d’Isabelle Contet).

Reste enfin une dernière évolution susceptible d’enrichir encore l’utilisation des logiciels de gestion de parc : l’intégration progressive et le traitement des données issues de la télématique embarquée. D’autant que le nombre de ces informations va immanquablement se développer dans les prochaines années, parallèlement à l’équipement des voitures en boîtiers de première monte.

Jusqu’ici principalement exploitées à partir des boîtiers de seconde monte, ce sont essentiellement les données du kilométrage qui intéressent les responsables de parc. Ces dernières se veulent plus précises que les relevés des cartes carburant et donnent une source pertinente d’informations pour les croisements de données avec la consommation.
Mais les informations de la télématique sur les comportements de conduite ou la géolocalisation prennent plus de temps à trouver leur place aux côtés des autres données issues de la flotte et exploitées par les logiciels.

« Pour l’instant, les informations de la télématique sont traitées par les outils Orange Business, rappelle Alain Motz pour Eurofeu. À moyen terme, nous réfléchissons avec Infoparc à les remonter dans le logiciel. Mais nous attendons pour cela l’arrivée de voitures Renault avec la télématique en première monte. Pour l’instant, les boîtiers de seconde monte n’autorisent pas cela et sont uniquement employés pour la géolocalisation. »

Un outil ou des outils ?

Chez Dalkia, la télématique embarquée sur les VP permet de faire remonter des informations sur la consommation, le carburant, le kilométrage et les défauts mécaniques. Mais dans l’outil de gestion du parc sont uniquement employées, pour le moment, les données sur le kilométrage. « Les autres informations sont exploitées sur d’autres outils, explique Jean-Luc Celotto, par exemple pour l’optimisation des tournées et principalement pour les VU. »

Pour Jean-Michel Julian d’Infoparc, le recours à des outils séparés pour traiter ces informations d’origines diverses semble justifié : « Pour l’instant, l’information remontée de l’informatique embarquée et traitée prioritairement demeure le kilométrage. Pour le reste des données, il est important de savoir ce que les responsables veulent en faire pour la gestion. »

Pour les données liées au comportement de conduite, le responsable d’Infoparc suggère de les traiter dans un outil spécifique. « À la limite, on peut utiliser une information sur un comportement général de conduite dans l’outil de gestion de flotte. Quant aux données sur les alertes techniques, elles peuvent aussi être intégrées dans cet outil mais il est important qu’elles soient fiables », insiste Jean-Michel Julian.

Car si les données issues de la télématique embarquée sont appelées à jouer un plus grand rôle demain dans la gestion de flotte, les conditions pour qu’elles soient utilisées à bon escient resteront inchangées : que ces informations soient pertinentes et que le gestionnaire de flotte les exploite judicieusement.