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« Plus les entreprises sont grandes, plus elles sont équipées d’outils informatiques de gestion. Au-dessus de 400 véhicules, rares sont les flottes à en être dépourvues. En dessous, l’équipement n’est pas forcément la règle », souligne d’emblée Stéphane Montagnon, directeur associé du cabinet de conseil Holson. Et sans surprise selon ce consultant, Excel reste l’outil le plus employé : « Mais il ne peut pas gérer des historiques ou produire des analyses selon les trois axes principaux de la gestion d’une flotte : le conducteur, le véhicule et l’organisation. En outre, le gestionnaire perd du temps à trouver la donnée. Excel se caractérise aussi par sa lourdeur. Il ne permet pas de construire des historiques alors que l’entreprise a besoin de dater les évènements pour améliorer sa gestion. »
Ces limites d’Excel sont d’autant plus dommageables que la flotte reste bien souvent le premier ou le deuxième poste des frais généraux. « Les entreprises ont besoin d’une imputation analytique très fine par département, par lieu, par activité, etc. Le véhicule doit être pris en compte selon ses caractéristiques physiques, sa carte grise, ses équipements, etc. Le logiciel se présente comme un agrégateur de flux d’informations capables de les rendre exploitables », avance Stéphane Montagnon.
Excel et ses limites
Négociant en matériel de soudage pour l’industrie, Fronius est à la tête de 54 véhicules suivis sur Excel. « Un outil informatique demande du temps pour en retirer tous les bienfaits alors que je m’occupe d’autres dossiers parallèlement à la flotte », rappelle Bruno Choquel. Avec Excel, ce responsable des services généraux arrive maintenant à gérer correctement ses contrats de LLD et à anticiper les dérives. Avec des limites cependant. Fronius ne sollicite pas le tableur au jour le jour : « La gestion de la flotte par les loueurs se fait à partir des relevés kilométriques prélevés lors des entretiens des véhicules, ce qui n’est pas assez fréquent, observe Bruno Choquel. Pour contourner ce problème, j’utilise les relevés kilométriques réalisés avec les cartes carburant, mais ils arrivent avec près de deux mois de décalage. »
La question du partage
Avec Excel, Bruno Choquel partage des informations avec le département de la comptabilité : prises de carburant, immatriculations et conducteurs. Mais l’outil atteint là encore ses limites. Avec le covid-19, des véhicules ont été immobilisés car les collaborateurs étaient dans l’impossibilité de visiter leurs clients. Sans outil dédié, Fronius ne peut alors pas connaître les kilométrages réalisés en temps réel. « Dans ces conditions, il est difficile d’être proactif dans la gestion des contrats de location, regrette Bruno Choquel. Avec la télématique, la tâche serait facilitée » (voir l’article).
Ces limites d’Excel, Beckman Coulter les rencontre aussi. Ce spécialiste des automates de biologie, implanté en Europe et dans plusieurs pays dans le monde, travaille à réorganiser la gestion de ses 1 400 véhicules. À l’heure actuelle, la consolidation des données de la flotte à l’échelle européenne est réalisée à partir d’Excel. « Le ficher a été mis en partage au sein du groupe mais le processus est extrêmement lourd, déplore Sandrine Joly, responsable des services généraux. Techniquement, il est difficile de gérer un fichier où apparaissent des milliers de lignes. Si vous ajoutez des onglets, l’opération devient encore plus compliquée. L’ouverture du ficher prend beaucoup de temps. De plus, il faut réaliser les mises à jour, ce qui n’est pas toujours fait. »
En local, chacun des intervenants dispose des données nécessaires pour réaliser ses missions. À l’échelle globale, Beckman Coulter a construit un reporting fiable. Mais comme toutes les données ne peuvent pas être intégrées à Excel, chaque pays travaille avec des prestataires spécifiques pour gérer les informations. « Le manque d’exhaustivité et de qualité du reporting constitue la seule limite de ce système », estime Sandrine Joly. Qui met d’ailleurs en place un outil de gestion qui fonctionnera à l’échelle mondiale (voir l’article).
