« L’outil, une aide très efficace pour organiser la gestion » Pascal Dupont, gérant de MoPlus

Le fleeter MoPlus gère une flotte d’environ 600 véhicules pour cinq clients. Le prestataire a choisi comme outil de gestion le logiciel de son partenaire commercial Phoenix.

par La Rédaction -

24 octobre 2013

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« Depuis le lancement de MoPlus il y a neuf ans, nous n’avons jamais voulu créer notre propre système informatique de gestion. Nous avons recherché un produit spécialisé dans les parcs roulants et qui réponde à nos processus, ce qui nous a amenés à choisir Phoenix.

Cet outil systématise les processus qui peuvent l’être, ce qui apporte efficacité et gain de temps. Par exemple, il assure le workflow de choix et de commande des véhicules. Le gestionnaire est alerté des prochains renouvellements. S’il les déclenche, des e-mails sont envoyés successivement au conducteur pour qu’il fasse son choix, puis aux responsables chargés de la validation, dans l’ordre et avec le contenu programmé, en garantissant le respect de la politique de l’entreprise. Sans un tel outil, la gestion d’une commande peut prendre une demi-journée. Avec l’outil, ce temps se réduit à quelques minutes et l’on peut même prévoir la consultation automatique des loueurs référencés.

L’outil remonte aussi les alertes pour toutes les tâches en attente : demande d’avenants, renouvellements, envoi ou réception de documents, etc. C’est une aide très efficace pour organiser la gestion et ne rien oublier. Un autre point reste l’intégration des fichiers de facturation de tous les prestataires : loueurs, pétroliers, réseaux de maintenance, etc. Phoenix émet des alertes si les données à intégrer ne sont pas conformes ou incomplètes. Nous obtenons ainsi des données exhaustives et qualifiées, c’est-à-dire une connaissance détaillée des coûts – ce qui est le préalable indispensable à leur maîtrise et leur diminution. Nous pouvons aussi prévoir, après la validation des factures, l’export de ces données vers l’application comptable de l’entreprise. Et là, c’est à la comptabilité que nous faisons gagner un temps énorme.

Parmi nos recommandations pour simplifier la mise en œuvre du workflow, il faut éviter de mettre en place des niveaux de validation hiérarchique trop complexes pour les commandes de véhicules. Nous nous efforçons également de ne saisir que des données opérationnelles : la plupart des données d’une carte grise ne sont jamais employées. »