Métropole de Brest : une gestion de flotte interfacée

Comme dans de nombreuses collectivités, les tâches du service de gestion de la flotte de la Métropole de Brest ne se limitent pas à superviser le parc. Un parc important puisqu’il comprend au total 1 000 véhicules roulants et 300 petits matériels moteurs. À la tête du garage interne de cette collectivité, le service a également la charge de mener à bien les entretiens et réparations des véhicules. Un garage dont il faut aussi organiser le renouvellement des stocks de pièces et de matériels.

Toute l’administration de la flotte et l’exécution de ces tâches nécessitent de recourir à un outil performant. « Nous avions besoin d’un logiciel capable de gérer les ordres et les bons de réparation en interne. Et qui puisse aussi remonter les temps de main-d’œuvre, la disponibilité des pièces et les sorties de magasin, et qui en réalise l’inventaire », énumère Laurent Bouvet, responsable du service véhicules et engins de la métropole.

Établir des passerelles

C’est dans ce but que le logiciel AS-Tech a été intégré il y a cinq ans maintenant. « Le précédent outil devenait désuet, l’étendue des données de suivi de la flotte était trop restreinte », rappelle le responsable de la gestion du parc de la Métropole de Brest. Et le logiciel AS-Tech organise les tâches menées en interne mais aussi les interventions réalisées par des prestataires : soit des opérations d’entretien sous garantie des constructeurs, ou encore des réparations qui ne sont pas faites par les services de la collectivité. Dans ce cadre, AS-Tech centralise les factures et sert à l’émission des bons de commande pour les interventions effectuées.

Ces fonctionnalités ont supposé d’établir des passerelles avec les systèmes informatiques des intervenants extérieurs, fournisseurs ou prestataires, comme avec les autres logiciels de la collectivité. C’est par exemple le cas avec Coriolis, « un progiciel employé en interne pour gérer les marchés de la ville et le processus de facturation », explique Laurent Bouvet.

L’interfaçage avec ce progiciel participe à la simplification des échanges avec les différents intervenants auxquels fait appel la collectivité. « La métropole a passé de nombreux marchés pour les pièces et les prestations liées à l’exploitation du parc. Pour chacun, nous émettons un bon de commande au fournisseur associé. Une fois la commande réceptionnée, une validation est faite dans AS-Tech pour pouvoir ensuite enregistrer la facture dans Coriolis », détaille Laurent Bouvet.

Autre logiciel employé en interne et interfacé avec AS-Tech : GIR Titan-Hyperion, le système de gestion des prises de carburant pour la station-service intégrée à destination des agents. Là encore, l’échange automatisé de données (litres consommés, kilomètres effectués) simplifie la gestion au quotidien. « Dans l’ancien dispositif, les systèmes coexistaient, retrace Laurent Bouvet : d’une part le système de gestion de carburant, et de l’autre celui de gestion de magasin. »

Ces passerelles entre les logiciels amènent à centraliser les informations dans un seul outil, AS-Tech pour la Métropole de Brest, et rendent ainsi la gestion plus fine. Du côté du garage tout d’abord : « Nous voulions un système pour gérer les stocks avec un réapprovisionnement automatique des matériels », souligne Laurent Bouvet. Jusqu’ici en effet, cette gestion des stocks du garage restait empirique : « Un responsable faisait le tour des stocks étagère par étagère. L’objectif était de voir si le minimum était atteint pour recommander des pièces dont la quantité était déjà déterminée. »

Désormais, à chaque utilisation de pièces, un code-barres correspondant est scanné pour renseigner le niveau des stocks dans AS-Tech. « Nous avons donc pu mettre en place des commandes automatiques et éviter les stocks “dormants“. Quand nous constatons que les stocks n’ont pas bougé, nous pouvons nous poser la question de l’utilité de la pièce et de l’opportunité de la retourner au fournisseur », expose le responsable.

Des infos centralisées

Autre évolution notable dans la gestion du garage : la remontée automatisée des informations liées aux heures de main-d’œuvre consacrées aux interventions sur les véhicules. Celles-ci sont entrées directement par les agents dans le logiciel : une saisie qui évite les retranscriptions depuis des feuilles manuscrites et les erreurs afférentes.

En résumé, avec cet outil, « nous pouvons maintenant avoir un meilleur contrôle de gestion du garage : sur le suivi des coûts de réparation, les coûts d’entretien des véhicules, par type et par catégorie : VP, VU, camion d’ordures ménagères », conclut Laurent Bouvet.