En juillet 2014, après sept ans en LLD, le ministère des Armées a choisi de revenir à la pleine propriété et d’externaliser la maintenance de ses véhicules. C’est à cette occasion que les gestionnaires du parc ont commencé à travailler sur le TCO.
« Jusqu’alors, il n’y avait pas de calcul du TCO car nous étions en LLD. Il n’y avait pas eu de changement dans le contrat pendant la période de location. Nous avons seulement regardé les lois de roulage à la fin du contrat lors du rachat des véhicules », témoigne Angélique Pluta, chef du bureau des véhicules de la gamme commerciale du ministère, en charge d’un parc de 14 500 véhicules.
Professionnaliser...
En juillet 2014, après sept ans en LLD, le ministère des Armées a choisi de revenir à la pleine propriété et d’externaliser la maintenance de ses véhicules. C’est à cette occasion que les gestionnaires du parc ont commencé à travailler sur le TCO.
« Jusqu’alors, il n’y avait pas de calcul du TCO car nous étions en LLD. Il n’y avait pas eu de changement dans le contrat pendant la période de location. Nous avons seulement regardé les lois de roulage à la fin du contrat lors du rachat des véhicules », témoigne Angélique Pluta, chef du bureau des véhicules de la gamme commerciale du ministère, en charge d’un parc de 14 500 véhicules.
Professionnaliser la gestion
« La démarche de TCO est donc nouvelle. Elle participe à ce que nous construisons depuis trois ans, c’est-à-dire une professionnalisation de la gestion de flotte. Cela passe par une meilleure connaissance du parc, à laquelle le TCO participe, comme la télématique embarquée pour la connaissance des taux d’utilisation des véhicules ou le pilotage du carburant », reprend la responsable.
Le TCO se calcule dans un tableur Excel à partir des données collectées. En tout, ce fichier comporte 19 000 lignes. La première brique s’intéresse au coût du véhicule, c’est-à-dire aux frais d’acquisition. Sont intégrés l’amortissement, le malus, le coût d’installation et de maintenance des bornes de recharge électrique et la VR. Une deuxième brique rassemble tous les frais d’exploitation : carburant ou électricité, coût de la location des batteries pour l’électrique, entretien, pneus et contrôle technique. La troisième brique est consacrée à la sinistralité.
« Comme nous sommes en auto-assurance, nous incluons toutes les réparations auparavant stockées dans un fichier du prestataire de maintenance. Avec ce dernier, nous avons établi des marqueurs pour différencier les frais d’usure normale, comptabilisés en entretien, de ceux dus à une mauvaise conduite, comptabilisés avec les sinistres. Nous ajoutons la carrosserie et la location du véhicule de remplacement », énumère Angélique Pluta (voir l’encadré ci-dessous).
Un outil et cinq briques
Une quatrième brique réunit tous les coûts d’utilisation au quotidien : péages, parkings et lavage. Enfin, la dernière brique intègre l’ensemble des frais de gestion : ceux du prestataire de maintenance externalisée, des cartes carburant et de la recharge électrique, mais aussi la masse salariale et le coût du logiciel.
« Les données sont issues de notre logiciel de gestion de flotte ou de nos prestataires externes. Les frais d’acquisition sont entrés à la main. Leur saisie pour l’ensemble de la flotte est quasiment finie. À l’avenir, le prix d’achat du véhicule sera entré dès le départ dans ce logiciel. Le reste des données est récupéré via des factures dématérialisées envoyées par le prestataire de maintenance et un listing détaillé des dépenses en parallèle. La consommation électrique est basée sur une estimation forfaitaire », décrit Angélique Pluta.
Le tableau du TCO, qui liste les informations voiture par voiture, aide par exemple à réaliser des regroupements par type de carburant ou par segment. « Le TCO est une démarche de maîtrise face à des coûts de gestion de flotte très importants. Nous avons besoin d’une connaissance très précise pour la budgétisation, mais aussi du TCO en particulier pour se comparer à d’autres flottes. »
Et la maintenance ?
Au sein du ministère, le TCO vient en complément d’autres travaux : une base de données Access est déjà destinée au suivi détaillé de la maintenance. « Nous analysons depuis longtemps les coûts de maintenance de manière très pointue et développée avec un outil. Nous regardons les dépenses par segment, zone géographique ou encore type d’utilisation du véhicule. La maintenance est en effet un des plus gros postes de dépenses », explique Angélique Pluta.
Cette démarche permet ainsi de privilégier un type ou une marque de pneus. Le ministère continue donc à développer cet outil de maintenance à part du TCO, pour avoir un niveau plus élevé de détail. « Par exemple, la zone géographique d’utilisation du véhicule n’est précisée que dans cet outil : elle n’impacte que la maintenance et l’accidentologie, et pas les autres postes du TCO », note la responsable.
Se poser les bonnes questions
Mais tout d’abord, le TCO va permettre au ministère de s’interroger sur la segmentation de son parc et ainsi de déterminer les segments les plus pertinents selon les coûts. « Nous pourrons aussi comparer plus facilement avec la location, comme nous l’avons fait lorsque nous avons choisi de repasser en pleine propriété. Nous n’avions pas besoin de connaître la consommation de carburant, seulement de comparer les frais d’acquisition à un loyer de LLD. C’est un premier retour sur investissement pour le calcul de la première brique du TCO. La connaissance de l’utilisation est un grand sujet car la maîtrise des coûts, nous l’avons par ailleurs. L’enjeu à terme sera de joindre les deux », conclut Angélique Pluta.
La télématique embarquée en test
Le ministère des Armées teste actuellement la télématique embarquée sur une flotte pilote : les données de consommation de carburant sont ainsi remontées automatiquement, et il faut ensuite faire la jonction avec le calcul du TCO.
« Ces données télématiques ont pour objectif de donner une meilleure connaissance de l’utilisation de nos véhicules plus que de nous permettre de maîtriser les coûts. Mais il y aura sûrement quelque chose à prendre en compte dans le TCO. Nous sommes sur des technologies qui avancent très vite, et je suis sûre que cela aura un impact sur le TCO. Cependant, si les boîtiers remonteront des données sur les frais d’exploitation, ils ne pourront pas tout prendre en compte », souligne Angélique Pluta, chef du bureau des véhicules de la gamme commerciale du ministère.
La sinistralité est suivie globalement plutôt que par conducteur. Cet aspect devrait exploité avec la télématique embarquée qui remonte des indicateurs d’éco-conduite. « Aujourd’hui, le parc est trop énorme pour tirer des enseignements d’éco-conduite à partir des données de sinistralité, les utilisations sont trop différentes », conclut Angélique Pluta.
