Muriel Jehanne, Laboratoires Gilbert : « Un budget flotte optimisé implique un suivi régulier et rigoureux »

Vous avez repris la gestion de flotte en 2014. Quelles actions avez-vous alors lancées ?

Suite au développement du service des moyens généraux, j’ai repris la gestion de la flotte afin de déployer une stratégie efficace. L’objectif était d’améliorer la qualité des prestations tout en réalisant des économies. Avec une meilleure optimisation de la gestion au quotidien, le coût de la flotte a donc été réduit de 25 % en 2014 par rapport à 2013, et ce niveau de dépenses reste inchangé jusqu’à ce jour. Pourtant, le nombre de véhicules a augmenté de 18 % et des équipements supplémentaires ont été ajoutés comme le Business Pack.

Quelle a été la première étape pour optimiser les coûts ?

Le service des moyens généraux a entamé une discussion autour des contrats avec les loueurs et pris contact avec des prestataires spécialisés (pneumatiques, carburant, etc.). À la suite de diverses négociations, notre étude nous a amenés à ne conserver que la maintenance chez les loueurs. Pour le reste, nous avons conclu des partenariats en direct avec des prestataires comme Feu Vert, AlloPneus, Profil Plus, Total, etc. En parallèle, nous avons pris contact avec les constructeurs afin de bâtir une négociation tripartite. Et pour que les conducteurs s’y retrouvent parmi les prestataires, nous communiquons régulièrement sur ce sujet par e-mail, mais aussi à travers un document de procédure à bord du véhicule ou encore un mémo accompagnant la carte carburant. Enfin, pour éviter des frais supplémentaires, nous gérons nous-mêmes les PV, à raison d’environ 300 par an.

Que peut-on faire une fois les contrats négociés ?

La seconde étape a consisté à mettre en place la vérification de toutes les factures. Un budget flotte optimisé implique un suivi régulier et rigoureux. Toutes les lignes des factures de loyer sont pointées afin de vérifier que les avenants au contrat sont bien pris en compte par les loueurs. Les frais de restitution sont aussi vérifiés en détail en comparant le relevé de l’expert avec le cahier des charges du loueur. En cas d’incohérence, nous effectuons systématiquement des réclamations pour obtenir un avoir. Les factures liées aux pneus sont contrôlées sur leurs taux de remise négociés, sur les marques sélectionnées, etc. Pour cette année, nous privilégions d’ailleurs le pneu quatre-saisons, sauf en zone blanche. Dans ce contexte, la gestion de flotte au quotidien nécessite un poste à temps plein.

Où en êtes-vous de la restitution ?

Avant la restitution, nous demandons au conducteur de prendre en photo les quatre côtés de son véhicule. Si nous constatons que ce véhicule a été accidenté mais que le sinistre ne nous a pas été déclaré, nous régularisons la situation auprès de l’assurance. En complément, nous demandons au conducteur de réaliser un ou deux devis de remise en état. Si nécessaire, nous changeons le pare-brise et les pneus avant restitution. Mais dans 98 % des cas, le véhicule est restitué en l’état. En effet, la prise en compte de la vétusté et nos accords commerciaux sont plus avantageux pour nous. Et pour restituer les véhicules dans un état convenable, nous sensibilisons les conducteurs à leur entretien régulier.

Qu’en est-il de la car policy ?

Elle est définie en fonction de plusieurs éléments. La direction des Laboratoires Gilbert accorde une grande importance à l’impact environnemental de la flotte et par conséquent au taux de CO₂ des véhicules : ce taux demeure donc un de nos principaux critères en complément du loyer, des prix des pneus, de la consommation du carburant, de la TVS – l’ensemble déterminant le prix de revient kilométrique (PRK) du véhicule. En se basant sur ce PRK, nous retenons plusieurs modèles de véhicules par catégorie. Nos conducteurs peuvent choisir librement dans cette sélection qui va du véhicule de société au break en passant par le SUV. Les motorisations sont comprises entre 100 et 130 ch en moyenne. Notre objectif est de maintenir un PRK stable d’une année sur l’autre.

Avez-vous anticipé l’arrivée du WLTP ?

Oui et dans le cadre de notre stratégie de préservation de l’environnement, nous envisageons d’intégrer des hybrides et de proposer des véhicules électriques à nos commerciaux basés dans les grandes agglomérations comme Paris, Lyon ou Marseille. Ces commerciaux parcourent environ 1 500 km par mois, sachant que nous avons déjà des modèles électriques en parc pour les déplacements intersites.

Quelles sont les autres pistes d’optimisation ?

Plusieurs fois par trimestre, nous effectuons un point sur les fins de contrat et le suivi du kilométrage. Les contrats des véhicules en dérive kilométrique sont systématiquement corrigés par un avenant pour équilibrer le budget de la flotte. En outre, la tolérance kilométrique convenue en fin de contrat avec le loueur préserve une certaine souplesse pour un imprévu, comme un retard de livraison d’un véhicule. Et avec une dérive kilométrique importante, il peut nous arriver de permuter les véhicules de deux conducteurs afin d’harmoniser les contrats.

Que se passe-t-il pour les véhicules en attente d’attribution ?

Ceux-ci ne restent pas inutilisés : ils sont mis à disposition des collaborateurs pour leurs trajets professionnels, mais aussi pour un usage personnel les soirs et les week-ends moyennant une légère participation. Nous faisons ainsi rouler ces véhicules et nous apportons un bénéfice aux salariés. Grâce à un outil développé par le service web sur notre intranet, chaque collaborateur qui a besoin d’un véhicule peut effectuer une réservation avec des horaires de départ et de retour. Notre gestionnaire de flotte s’occupe alors de l’attribution et le collaborateur n’a plus qu’à venir récupérer les clés. Ce système assure une traçabilité et mutualise les trajets professionnels.

Cherchez-vous à limiter le nombre des déplacements ?

Notre direction a institué le télétravail et installé de grands écrans interactifs équipés de la visioconférence dans la plupart des salles de réunion. Les réunions peuvent donc se tenir à distance entre nos sites et avec les fournisseurs. Et lorsque cela n’est pas possible, nous sensibilisons les conducteurs à optimiser leurs trajets afin d’écourter les temps de conduite et diminuer la fatigue et les risques routiers professionnels.