Notes de frais : des cartes carburant et multiservices

« Nous sommes au cœur des nouvelles mobilités », affirme Gilles d’Huiteau, président de C2A. Qui propose une carte agréée Mastercard pour régler des dépenses de carburant et de péage comme avec une carte carburant classique, mais aussi des nuits d’hôtel, des repas au restaurant, des parkings, des billets de train ou d’avion, comme avec une carte de crédit. Objectif : éviter les notes de frais manuelles. Autres familles de dépenses qui peuvent être autorisées avec C2A Flex : celles qui correspondent à l’utilisation du vélo ou de la trottinette, par exemple dans le cadre d’un forfait mobilités durables, ou les taxis, les transports en commun, etc.

Une carte « tout en un »

Cette carte C2A Flex « tout en un », peut ainsi « régler toutes les dépenses liées à la mobilité et plus de la moitié des dépenses réalisées à titre professionnel par le collaborateur, sans qu’il ait à avancer les frais », poursuit Gilles d’Huiteau. En évaluant que 25 % des dépenses professionnelles correspondent à des billets de train ou d’avion, 12 à 15 % à des hôtels ou des restaurants, et qu’environ 10 % des dépenses sont liées à l’automobile avec essentiellement le carburant. Et une autre famille a pris beaucoup d’importance, les dépenses en rapport avec le télétravail : achats d’ordinateurs ou d’imprimantes, de consommables comme les cartouches d’imprimante. C2A facture sa C2A Flex 1,30 euro par mois et n’exige aucune garantie car il s’agit d’une carte de débit et non de crédit – la carte est approvisionnée en amont. À ce montant s’ajoutent 70 euros par an pour les frais de maintien du compte et entre 1 et 2 % de commissions sur les virements réalisés sur le compte lié aux cartes.

TotalEnergies a lancé une offre similaire en juin, la carte Mobility Corporate, également agréée Mastercard, en parallèle à sa carte carburant historique, la carte Fleet. Selon l’état financier du client et le chiffre d’affaires provisionnel réalisé sur la carte, un dépôt de garantie peut être demandé. La carte est facturée 84 euros par an, avec des frais de service de 2 %. « C’est une carte multimodale. Elle fonctionne comme la carte Fleet pour le carburant, la recharge, le lavage, le péage et le parking. Pour les familles de dépenses comme l’hôtel, le restaurant, les voyages ou les transports en commun, elle est adossée à Mastercard et fonctionne comme une carte de débit en différé. En ouvrant la carte à d’autres dépenses, nous nous adressons aussi aux collaborateurs qui ne bénéficient pas de voiture de fonction », indique Pauline Bovyn, directrice marketing mobilité et nouvelles énergies du pétrolier.

Pareillement, la carte C2A Flex autorise les deux utilisations. Des dépenses peuvent passer en direct via C2A, comme la prise de carburant dans 1 200 stations E.Leclerc, Esso, Esso Express, Agip et Eni. Grâce à un partenariat avec plusieurs réseaux d’hôtels, « des nuitées peuvent aussi être payées directement sur le site C2A dans 20 000 hôtels. Par ailleurs, des parkings, des ferries et Eurotunnel seront bientôt connectés à la carte », anticipe Gilles d’Huiteau. Pour les autres dépenses, via la fonction carte de débit de C2A Flex, le collaborateur scanne son ticket et l’envoie dans l’application. La note de frais est alors exportée en temps réel dans le logiciel de gestion du client. C’est le premier avantage par rapport à une carte de crédit classique d’entreprise : celle-ci évite les notes de frais sur papier. Autre avantage : le paramétrage pour exclure des familles de dépenses.

Une solution paramétrable

Christophe Gauchet apprécie cette possibilité offerte par C2A Flex. « Je paramètre les types de dépenses autorisées au travers des codes APE des prestataires selon leur activité, la restauration, l’équipement informatique, etc. Je fixe des plafonds : aucun achat ne peut dépasser 1 500 euros et la carte est limitée à 3 000 euros par mois. Mais cela peut se débloquer si nécessaire », expose ce directeur de HZPC France, un producteur de plants de pommes de terre qui compte vingt véhicules (voir le témoignage). Des options qu’autorise aussi la carte Mobility Corporate de TotalEnergies : « En passant par son outil de gestion, le responsable de flotte peut autoriser une catégorie de dépenses, fixer un plafond par jour ou par mois, plafonner le nombre des transactions, interdire les dépenses à l’étranger, etc. », souligne Pauline Bovyn.

Avec un autre atout pour ce type de cartes : « elle génère une seule facture. Tout est numérisé : l’application MyC2A Inpensa permet d’envoyer les notes de frais en un clic et le collaborateur peut visualiser ses dépenses en ligne. Le logiciel peut aussi exporter ces notes de frais dans le logiciel comptable du client qui bénéficie d’un panorama des dépenses en temps réel », explique Gilles d’Huiteau, pour qui le temps de gestion dans l’entreprise est divisé par deux.

Tout sur une facture

Chez TotalEnergies, une entreprise peut pareillement distribuer des cartes Fleet (thermiques ou multi-énergies) et des cartes Mobility Corporate, selon les usages des collaborateurs. « Et l’ensemble des dépenses apparaîtra sur une seule facture avec un seul outil de gestion pour gérer les cartes, les badges, les paramétrages, etc. », décrit Pauline Bovyn. Un choix effectué par Kim Loulou, dirigeant du distributeur de produits surgelés Fedipat, qui va doter ses commerciaux d’une carte Mobility Corporate après une première expérimentation : « Cela m’évite une multiplication des outils de gestion et je peux suivre avec un seul outil l’ensemble des frais liés à la mobilité. Cela représente un vrai gain de temps et j’ai accès en temps réel aux dépenses, ce qui n’est pas le cas avec les notes de frais » (voir le témoignage).

Mais tous les gestionnaires ne sont pas intéressés : « Pour éviter les dérives, nous ne voulons pas attribuer aux collaborateurs ce type de cartes. Et nous préférons des comptes séparés car les dépenses liées à la flotte et celles liées aux voyages ont des imputations comptables différentes. Pour les déplacements, les hôtels, les restaurants, etc., nous passons par AirPlus. Avec une seule carte, il faudrait définir des paramétrages compliqués. Mais j’apprécie de disposer d’une seule facture pour toutes les dépenses liées aux véhicules », avance Catherine Berthier, mobility manager pour le spécialiste de l’ingénierie et du conseil en innovation Assystem (voir le témoignage).