O2 : La restitution sous tous les angles

« Nous sommes un service support achats et services généraux groupe. Nous intervenons pour le compte des huit filiales. O2 est le vaisseau amiral avec 1 000 voitures environ, réparties dans 300 agences, succursales et franchises », expose Juliette Beffy, responsable des achats et des services généraux groupe.

Ces voitures sont des véhicules de service utilisés pour les prestations d’aide à la personne. Certaines roulent plus que d’autres et dans des environnements variés : ruraux ou urbains. « Nous allons être amenés à gérer l’ensemble de la flotte pour le groupe et nous intégrons les voitures au fur et à mesure des restitutions et des renouvellements. Nous travaillons avec deux loueurs, Arval et Parcours. La loi de roulage moyenne est de 48 mois pour 75 000 km », reprend la responsable.

Pour gérer ce parc en croissance, O2 recourt depuis un an au logiciel Gac Technology. Celui-ci aide à mieux suivre la vie des véhicules et les restitutions en donnant des informations sur les dates prévisionnelles et les kilométrages. Pour récolter les données, O2 mène des campagnes de relevés kilométriques par SMS, tous les trois mois.

Remonter des informations

« Avec l’information sur les kilométrages, nous pouvons procéder à des échanges de véhicules, par exemple entre deux agences quand l’une les emploie moins qu’une autre, ou bien encore pour rédiger des avenants aux contrats. Nous optimisons alors les contrats et évitons les sur ou sous-utilisations qui peuvent être coûteuses en fin de contrat », explique Juliette Beffy.

Juliette Beffy veut poursuivre ce travail sur les frais de restitution grâce à son logiciel ainsi qu’à une meilleure analyse des fichiers de restitution. Dans cet objectif, O2 dispose des fichiers de Macadam, spécialiste de l’inspection des véhicules dans le cadre des fins de contrat de LLD, soit sous forme de fichiers Excel, soit sous forme de photos expertises. Ce qui permet entre autres de répertorier les problèmes récurrents sur la carrosserie.

« À ce jour, ce travail est encore en cours ; ce qui nous manque en attendant, ce sont les données. Leur analyse pourra notamment aider à réfléchir sur la car policy. Pour l’instant, pour mieux adapter les véhicules à l’usage, nous les avons équipés d’airbumps pour éviter d’abîmer les portières », détaille cette responsable. À noter que les restitutions sont faites dans les concessions : O2 mandate une personne pour aller rendre les voitures. « Mais nous aimerions procéder à l’intégralité des restitutions avec photos expertises à l’appui dès la remise des véhicules. Aujourd’hui, nous n’avons ces données qu’après la remise en concession », pointe Juliette Beffy.

Pour faire reculer ses coûts, O2 a également essayé de nouer un partenariat avec un réseau national pour effectuer les travaux de remise en état avant la restitution. Mais cette solution n’a pas été concluante. Le garage ne prenait pas en compte la franchise et la tolérance du loueur sur les dommages. « Le véhicule était remis à neuf mais cela revenait plus cher et demandait de l’immobiliser. Nous avons jugé plus judicieux de négocier des restitutions plus clémentes auprès de nos loueurs », ajoute Juliette Beffy. Désormais, O2 ne procède donc plus aux travaux avant restitution. « Désormais, si nous avons des sinistres non déclarés à l’assurance en cours de la location, nous négocions avec les constructeurs des tarifs pour la réparation. Nous effectuons les travaux au fur et à mesure, même sans savoir si le montant de la réparation est supérieur au montant des frais de restitution », poursuit la responsable.

Vendre les voitures aux salariés

Pour diminuer ses frais de restitution, O2 offre aussi depuis le début de l’année à ses salariés de racheter directement les véhicules. Le loueur fournit à l’entreprise un fichier des voitures à restituer puis il fait la proposition des modèles à vendre, sur le mode de la vente privée. Ces véhicules sont vendus en l’état, ce qui économise les frais de restitution. Le salarié de son côté bénéficie de remises plus importantes que sur un modèle équivalent sur le marché de l’occasion et il en connaît l’historique. Une piste à suivre.