Gestion : entre baisse des coûts et qualité de service

Généralement renouvelée tous les deux ou trois ans, la car policy restera l’un des objectifs centraux de bon nombre de gestionnaires de flotte en 2018. Et pour tirer les coûts vers le bas, pas de meilleur outil pour l’instant que le TCO, ou coût total de possession, qui permet, lorsqu’il est complet, de connaître précisément les postes générateurs de dépenses. « En 2017, nous avons affiné les calculs de TCO, en particulier sur les coûts administratifs de gestion, et nous continuerons à les améliorer à l’avenir », indique Angélique Pluta, chef du bureau des 14 500 véhicules de la gamme commerciale du ministère des Armées (voir le reportage).

La sécurité avant les coûts

« Nos objectifs premiers sont l’amélioration de la sécurité routière et du CO2, mais si l’on peut agir sur les coûts en même temps, c’est encore mieux ! Tous les ans, nous menons un appel d’offres auprès des constructeurs référencés pour définir une grille valable toute l’année. Celle de 2018 est en cours d’élaboration », complète Martine La Roche, responsable des 1 300 véhicules du groupe de santé Johnson & Johnson France.

« Nous essayons de faire en sorte d’optimiser les coûts sans réduire la qualité des véhicules, Pour ce faire, nous comparons toujours les TCO des modèles proposés avec ceux des véhicules remplacés, donc trois ans en arrière, et nous prenons le meilleur TCO possible », poursuit Martine La Roche. Chez Johnson & Johnson France, nombre d’équipements supplémentaires ont été ajoutés aux véhicules de la grille 2017 en relation avec la sécurité, comme les détecteurs d’angles morts et de franchissement de ligne. « En 2018, nous serons dans la continuité de ce déploiement », conclut Martine La Roche (voir son témoignage).

« Plus spécifiquement sur la partie VP, la car policy est revue et négociée chaque année avec des objectifs de maîtrise des coûts, de valorisation des collaborateurs, et une sensibilité aux aspects environnementaux », témoigne pour sa part Philippe Cardoso, responsable des 1 130 véhicules du fournituriste Lyreco (voir son témoignage). Mais une charte bien définie n’empêche pas toujours une dérive des coûts si elle ne s’accompagne pas d’une mise en œuvre stricte.

« Nous alignons généralement trois modèles par catégorie socio-professionnelle avec une ou deux options différentes. Cependant, il peut nous arriver de dériver ; l’un de mes objectifs 2018 est donc de renforcer la grille », souligne Laurence Pradeau, office manager en charge de la quarantaine de véhicules du constructeur informatique Quantum France (voir le reportage).

Pour beaucoup, 2018 sera aussi une année de travail sur les appels d’offres à destination des loueurs : l’occasion de recadrer les coûts. C’est vrai chez Lyreco : « Nous avons un appel d’offres en cours qui se conclura fin 2017 », relate Philippe Cardoso.

Affiner les appels d’offres

À la tête de 180 véhicules pour le bailleur social Vilogia, Pierre Thorel prévoit aussi de se pencher dès mi-2018 sur un appel d’offres à destination des loueurs, pour un renouvellement en avril 2019. « Afin de le préparer, je ferai la synthèse de tout ce qui a été négatif ces quatre dernières années pour résoudre les problèmes. L’objectif sera aussi de nouer un partenariat plus serré avec le loueur, et bien sûr d’intégrer les dernières motorisations et tendances de déplacement », résume à ce propos le gestionnaire (voir son témoignage).

L’entretien sera aussi un poste en jeu en 2018. « Nous avons déjà réalisé d’importantes économies sur l’entretien et la réparation ces dernières années, notamment en externalisant les opérations les plus chronophages tels les remplacements d’embrayage et de distribution », détaille Maxime Roussel, responsable des 117 véhicules du centre hospitalier de Verdun Saint-Mihiel.

« Nous sommes aussi passés par un marché public pour le vitrage et avons internalisé certaines réparations de carrosserie, ce qui a fait diminuer le nombre de nos déclarations de sinistre et donc les franchises et primes d’assurance. Nous avons d’ailleurs relancé notre marché automobile avec un gain important à la clé », anticipe Maxime Roussel. Son prochain objectif : rédiger une charte de bonne utilisation des véhicules pour en assurer le bon usage et entretien (voir son témoignage).

Pour limiter les frais de restitution, les gestionnaires des flottes en location sont plutôt bien organisés. « Nous travaillons depuis plusieurs années sur ce sujet, rappelle Laurence Pradeau chez Qantum France. Nous sommes très regardants sur les kilométrages, régulièrement corrigés dans les contrats. » Il y a quelques années, Laurence Pradeau avait dû tirer plusieurs fois la sonnette d’alarme sur l’entretien des véhicules et la gestion des sinistres. « Maintenant, notre flotte est mieux entretenue, ce n’est plus une contrainte pour les conducteurs. Il existe un vrai respect du véhicule, y compris lors des départs en cours de contrat », se félicite la gestionnaire.

Dernier chantier pour baisser les coûts : la mutualisation. « Nous possédons six véhicules de service, tous en pleine propriété. Auparavant, nous en avions dix : nous en avons déjà revendu quatre et devons retirer un véhicule supplémentaire en novembre 2017. Cette démarche correspond à la volonté du gouvernement d’optimiser et de mutualiser les flottes des établissements publics, comme établi par la circulaire gouvernementale d’avril 2017 », décrit Franck Pilon, gestionnaire du parc de l’ENS Paris-Saclay. Et ce dernier souhaite aller encore plus loin, en mutualisant ses six véhicules avec ceux d’autres grandes écoles sur le plateau de Saclay (voir le témoignage de Franck Pilon). Maxime Roussel applique une démarche semblable pour les 117 véhicules du centre hospitalier Verdun Saint-Mihiel, avec en perspective une mutualisation à l’échelle du GHT, le groupement hospitalier de territoire.

Rationaliser et mutualiser la flotte

Ancien entrepreneur pratiquant l’acquisition et la revente de VO, Maxime Roussel table aussi sur l’occasion pour renouveler les véhicules sans dépasser le budget : « Ma connaissance du marché VO a permis d’approvisionner plusieurs fois le parc en modèles récents et faiblement kilométrés, avec l’accord de la direction. Nous avons commencé en 2015 avec une Clio 1.2 l ayant parcouru 50 000 km, achetée aux Domaines à moins de 2 000 euros TTC suite à mes recherches. »

« La rationalisation passe aussi par le fait de ne pas acheter de nouveaux véhicules, mais plutôt d’optimiser l’usage comme nous l’avons fait en créant un pool de quatre véhicules électriques », pointe Pierre Thorel pour Vilogia. Une option qui séduit de plus en plus les gestionnaires de parc : elle offre de limiter la taille du parc en intégrant des VE avec un taux d’utilisation décuplé et une vraie rentabilité pour ces modèles.

Autre avantage : la mutualisation constitue l’un des éléments recommandés dans l’élaboration d’un plan de mobilité, obligatoire à partir du 1er janvier 2018 pour les entités réunissant plus de 100 salariés sur un même site. Une entrée en vigueur déjà devancée par Vilogia qui, outre son pool, rembourse à hauteur de 75 % les transports en commun.

L’autopartage monte en puissance

En conséquence, nombreux sont les gestionnaires qui se sont ou comptent s’intéresser aux solutions d’autopartage du marché. Celles-ci reprennent le vieux principe des pools de véhicules avec armoires à clés en le simplifiant grâce aux moyens numériques.

« Nous avons déjà eu quelques présentations sur le sujet, indique Martine La Roche pour Johnson & Johnson. L’autopartage sera sûrement à l’ordre du jour en 2018 car il existe des besoins de mobilité auxquels nous ne répondons que partiellement. À l’heure actuelle, l’entreprise dispose de trois à quatre véhicules attribués à un service pour les déplacements ponctuels. Mais cette solution est moyennement adaptée aux besoins et les véhicules ne sont pas bien rentabilisés.

L’objectif de l’autopartage serait d’ouvrir ces véhicules à d’autres services pour les trajets professionnels des salariés qui n’ont pas de véhicule attribué. Notre site normand de Val-de-Reuil a aussi exprimé ce besoin. Et cela pourrait faciliter les déplacements entre les sites en France », estime Martine La Roche.

Inversement, pour Quantum France, l’autopartage n’est pas encore envisageable : « Le véhicule reste un avantage salarial et son utilisation demeure à la fois professionnelle et personnelle », assure Laurence Pradeau.

Le partage a aussi ses limites

Pierre Thorel a quant à lui mené la réflexion un peu plus loin, mais sans aboutir à un projet rentable pour le moment : « Notre solution d’autopartage en entreprise pourrait ouvrir les véhicules aux trajets personnels mais le tarif pour le collaborateur est relativement excessif. » Vilogia a aussi mené une réflexion autour de la location de vélos électriques lors du renouvellement de ses VE fin 2017, « mais cette solution est peu intéressante pour l’instant vu notre périmètre d’action, c’est-à-dire la métropole lilloise avec des trajets entre 6 et 15 km », conclut Pierre Thorel.