Pour assurer toutes les tâches qui leur sont demandées, les gestionnaires de flotte sont tentés de se tourner vers des solutions informatiques performantes, tant logicielles que télématiques. Mais ces dernières doivent rester économiques et s’adapter à des usages spécifiques. L’objectif 2018 : tester de nouvelles options et améliorer l’existant.
S’équiper d’un outil de gestion sur mesure reste une préoccupation des responsables de parc. C’est d’ailleurs l’un des grands chantiers du ministère des Armées, lancé il y a déjà plusieurs années. Pour ses 14 500 véhicules, ce ministère possède son propre logiciel, Artémis, développé par la société orléanaise Ontomantics. Artémis sert à la gestion générale (achats, affectations, etc.) et prend en compte la maintenance, la facturation ou les cartes accréditives (carburant, lavage, péage, parking).
Ce logiciel est aussi employé par les armées pour les bus, les PL et le fret, ainsi que pour les missions de l’ensemble de ces véhicules, y compris...
S’équiper d’un outil de gestion sur mesure reste une préoccupation des responsables de parc. C’est d’ailleurs l’un des grands chantiers du ministère des Armées, lancé il y a déjà plusieurs années. Pour ses 14 500 véhicules, ce ministère possède son propre logiciel, Artémis, développé par la société orléanaise Ontomantics. Artémis sert à la gestion générale (achats, affectations, etc.) et prend en compte la maintenance, la facturation ou les cartes accréditives (carburant, lavage, péage, parking).
Ce logiciel est aussi employé par les armées pour les bus, les PL et le fret, ainsi que pour les missions de l’ensemble de ces véhicules, y compris à l’étranger. « Et nous y gérons les voitures de fonction et leurs attributaires. Nous allons notamment extraire les données nécessaires au calcul des avantages en nature : prix d’acquisition, année d’achat, date à laquelle l’autorité a pris ce véhicule et date de fin », indique Angélique Pluta, chef du bureau des véhicules de la gamme commerciale du ministère (voir le reportage).
Des outils à faire évoluer
Artémis est en constante évolution : de par la quantité croissante de données qui y sont intégrées à chaque nouvel achat et grâce au développement de fonctionnalités selon les besoins. « Nous travaillons régulièrement avec le prestataire pour amender le logiciel : nous intégrons des modules tous les semestres. Cette année, deux ont été livrés, l’un destiné au suivi de la facturation, l’autre au suivi des achats et des livraisons. Deux fonctionnalités sont en développement et devraient arriver courant 2018 : un module consacré au suivi de la fin d’utilisation des véhicules et de la revente ; et la possibilité d’effectuer des demandes d’analyse dans le cadre du module de facturation », anticipe Angélique Pluta.
Johnson & Johnson France a préféré un logiciel du marché, SIP2, pour intégrer toutes les données fournisseurs et des éléments du TCO. « Toutes les factures sont dématérialisées et envoyées sur un portail européen », décrit la responsable des 1 300 VP, Martine La Roche. Mais cet outil ne couvre pas tous les besoins, en particulier ceux liés à la sécurité routière, ce qui a conduit le groupe de santé à déployer en 2018 l’outil collaboratif Virtual Risk Manager en complément (voir le témoignage de Martine La Roche).
Autre outil qui suscite l’intérêt, la télématique embarquée. Mais si tous les gestionnaires réfléchissent à déployer une telle solution, ils restent peu nombreux à franchir le pas. Et bien souvent, c’est la géolocalisation qui pose problème. « Nous n’envisageons pas d’installer la télématique, peu indispensable à notre activité mais aussi par respect pour la vie personnelle des collaborateurs », témoigne Laurence Pradeau, responsable de la quarantaine de VP du constructeur informatique Quantum France (voir le reportage). Réponse semblable de l’association Les Papillons Blancs de Beaune : « Chacun des 95 véhicules s’équipe d’un carnet de bord et nous faisons confiance aux conducteurs », note le responsable du parc, Sébastien Jumilly-Biechler (voir son témoignage).
Pour le centre hospitalier Verdun Saint-Mihiel, Maxime Roussel, en charge de la flotte, se montre plutôt en faveur de la géolocalisation mais reste prudent : « J’ai eu plusieurs concertations avec la direction mais nous sommes encore freinés par le coût d’installation et la législation. »
En raison de ces obstacles, ceux qui se lancent malgré tout passent en général par une phase de test. C’est le cas du ministère des Armées qui a équipé 520 véhicules en télématique début 2017 pour mieux connaître leur usage. « L’expérimentation va durer encore six mois jusqu’en avril 2018. L’objectif est de calculer le ROI et de décider d’une éventuelle extension au reste de la flotte », avance Angélique Pluta.
Au sein de la filiale française du groupe de santé Johnson & Johnson, la sécurité est un impératif pour les conducteurs des 1 300 VP de la flotte, avec notamment l’organisation d’un Safe Fleet Day tous les ans.
La télématique en question
Une approche que souhaiterait développer Pierre Thorel, en charge des 180 véhicules du bailleur social Vilogia : « Nous avons mené une réflexion sur la télématique ces derniers temps : c’est une piste de suivi des usages, de sensibilisation des conducteurs par l’établissement de rapports d’utilisation orientés sécurité routière, et donc une source d’économies. Une solution sera sûrement mise en place à moyen terme, même si le projet est difficile à porter car l’impact financier n’est pas immédiat. »
Pierre Thorel veut donc mener un test sur quelques véhicules pour « commencer à faire entrer le concept dans les mentalités » en proposant des boîtiers de géolocalisation et de récolte de données aux métiers de la régie. « Ce n’est pas l’un de mes objectifs pour 2018 car cela réclame du temps et de l’attention mais je compte faire valider le test l’année prochaine », conclut-il (voir le témoignage).
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