Optimiser le TCO : adapter le parc à l’usage

Nous l’avons déjà évoqué : l’utilisation d’une flotte varie dans le temps. En parallèle, le cadre fiscal et législatif évolue. Pour conserver un TCO optimal, il s’agit donc de se poser régulièrement les bonnes questions. « Le véhicule est-il utilisé à 100 % pour un usage professionnel ? Se destine-t-il à des techniciens, à une population commerciale ou s’agit-il d’un véhicule statutaire ? Quelles sont les prestations les plus adaptées pour assurer la continuité d’activité de mon entreprise ? », énumère Barbara Gay, directrice du consulting chez Arval France.

Autre question importante : « Quel niveau de CO2 est autorisé par l’entreprise ? Ce taux a une influence sur la TVS, le gestionnaire va alors regarder les motorisations les plus favorables. À ce stade, il peut aussi comparer essence et diesel pour les véhicules parcourant moins de 15 000 à 20 000 km par an », ajoute Barbara Gay.

« L’avantage du TCO, c’est qu’il met en alerte les responsables de parc. Nous sommes sur un point bas et le PRK ne pourra sans doute pas baisser plus, souligne Bernard Fourniou, président de l’Observatoire du véhicule d’entreprise (OVE). Notre conseil pour ces gestionnaires : bien revoir leur car policy par rapport aux tendances automobiles d’avenir. Il y a des véhicules demain qui, au regard de la fiscalité et de la consommation, vont moins souffrir que d’autres de la hausse des PRK. »

Affiner la car policy

En effet, la démarche d’optimisation se fait premièrement sur la sélection des modèles et de leurs caractéristiques. Une action à la marge sur le positionnement de la gamme et sur les équipements va ainsi entraîner une réduction du TCO. « Récemment, j’ai fait passer deux véhicules de la gamme intermédiaire à la plus élevée et j’ai supprimé deux véhicules onéreux de la gamme supérieure : mécaniquement, le coût global diminuera. Dans un an, je suis sûr que le TCO aura reculé, tout comme l’empreinte carbone, et ce sans insatisfaction des conducteurs », relate Éric Schwartz. Ce DAF gère les 3 000 véhicules du spécialiste de la restauration collective Elior (voir le reportage). Attention toutefois, ce TCO reste théorique : « Il y a une inertie entre la décision et la réalisation. Ce travail ne portera ses fruits que dans deux ans, et entre temps d’autres décisions auront été prises », précise ce DAF.

Certaines décisions peuvent avoir des conséquences inattendues : « Pour l’assurance, choisir des modèles “exotiques“ peut parfois se révéler plus intéressant, témoigne Régis Tersiquel, responsable administratif et financier de la société de services informatiques Pygram, à la tête de 20 véhicules. En prenant un Nissan Primastar au lieu d’un Renault Trafic, nous avons gagné 300 euros par an, alors que c’est le même véhicule. L’assurance du Nissan est moins chère car il y en a peu sur la route, avec donc moins d’accidents impliquant ce modèle » (voir le reportage).

« Aujourd’hui, nombre de car policies ne font référence qu’au diesel, indique Bernard Fourniou pour l’OVE. Il est temps de se poser la question et de regarder le coût d’usage de l’essence par rapport au kilométrage de la flotte, d’autant que la TVA sera de plus en plus récupérable au cours des prochaines années et que les prix à la pompe de l’essence et du gazole ont tendance à converger. Il faut aussi se poser des questions à la lumière des politiques des villes à l’égard des voitures. L’énergie va avoir un rôle croissant dans les années futures. »

Une fonction statutaire à ne pas négliger

En restreignant sa gamme et en limitant le choix laissé à chaque groupe de population, Alexandre Jenn a réussi à diminuer de 10 % le coût de la flotte d’Ascom, un spécialiste des solutions de communication : « Avec ce système, nous avons zéro voiture immobilisée car je peux interchanger les véhicules au sein d’une même population et optimiser les lois de roulage. Avant, nous avions toujours deux ou trois véhicules immobilisés sur nos 35 VP », rapporte ce directeur financier (voir le reportage sur Ascom France).

Mais attention à ne pas trop optimiser : « Le véhicule est un moyen de remplir nos missions », rappelle Bruno Gillain, directeur métier services et logistique du distributeur de gaz naturel GrDF, qui suit une flotte de 6 400 véhicules (voir le reportage sur GrDF). Souvent, la voiture a aussi une fonction statutaire dans l’entreprise, qui ne peut être négligée.

« Plutôt que d’essayer de gagner 1 euro sur le TCO, nous privilégions l’aspect motivant pour le collaborateur qui sélectionne le véhicule. Si nous devions travailler à l’euro près, nous risquerions de restreindre le choix de modèles de manière un peu drastique pour les salariés. Or, notre objectif premier est que le salarié puisse choisir son véhicule », complète Régis Tersiquel de la PME Pygram. Les enjeux diffèrent aussi selon la taille de la flotte : un gain de quelques euros par véhicule aura peu d’impact sur un parc de 10 véhicules tandis qu’il générera un montant important pour de plus grandes flottes. « En bref, il faut choisir le bon véhicule au bon moment, avec la bonne image et le bon TCO », résume Régis Tersiquel.

Cependant, la sélection de véhicules ne fait pas tout. « La dépréciation du modèle, liée à la VR, compte pour 45 % du TCO. Pour une flotte de 10 000 véhicules, une augmentation de 1,3 point de la VR, en passant par exemple de 40 à 41,3 % du prix initial, accroît la rentabilité de la flotte de 1 million d’euros », avance Yoann Taitz, directeur de la valorisation chez Autovista France, fournisseur de données pour l’automobile. En comparaison, la modification de la fréquence des entretiens ou une baisse de la consommation aura un impact moindre et un effet plus dilué.

Négocier avec les constructeurs et les loueurs

D’où l’intérêt de bien négocier les contrats et ce tout au long de la détention du véhicule : « Je regarde mensuellement si les contrats de LLD sont bien adaptés aux kilométrages afin d’ajuster le contrat si besoin en cours de location », constate Éric Schwartz pour Elior. Et il ne faut pas hésiter à faire entendre sa voix auprès de l’ensemble des fournisseurs. « Par rapport au kilométrage annuel, le gestionnaire doit aller “challenger“ son loueur ou son prestataire, et chercher à obtenir des conseils sur les durées de contrat et les prestations les plus pertinentes », recommande Barbara Gay, directrice consulting d’Arval.

De fait, il est important d’évaluer quelles tâches doivent être réalisées en interne et en externe. Pour cela, rien de mieux que le calcul du TCO flotte, qui permet d’estimer les coûts de gestion interne et dont l’élaboration oblige à analyser l’ensemble des processus opérationnels.

Optimiser la gestion en interne

« Il est finalement assez simple de disposer d’une estimation des coûts de gestion interne, assure Barbara Gay. Il faut “nomenclaturer“ l’ensemble des tâches, depuis la définition de l’éligibilité des collaborateurs jusqu’à la restitution, en passant par les processus de validation interne pour mettre en œuvre cette éligibilité, la commande des véhicules, la gestion de la livraison et la vie du contrat. »

Une fois toutes les tâches des gestionnaires de flotte passées en revue, il s’agit de différencier celles qui possèdent une valeur ajoutée pour l’entreprise. D’autant que certaines accroissent sensiblement le TCO, comme le traitement des amendes routières. « Avec 1 000 véhicules, 2,5 amendes par an et par voiture représentent 25 000 amendes par an à traiter, soit trois personnes à plein temps », alerte le consultant spécialiste de la gestion de flotte Robert Maubé. Passer à une gestion automatisée des amendes a donc un impact non négligeable.

« Il peut aussi être intéressant pour l’entreprise de comparer son organisation à celles des entreprises qui ont les coûts de gestion les plus faibles », conclut Barbara Gay.