La concentration des achats permet d’optimiser une flotte et de rationaliser sa gestion. Aujourd’hui, Oracle a confié la location longue durée de ses 900 à 1 000 véhicules à un seul prestataire, Arval, qui pilote l’ensemble de la flotte européenne.
Auparavant, chaque pays sélectionnait ses propres marques en fonction de ses priorités. Résultat : les prestataires référencés étaient pléthoriques et il devenait difficile d’optimiser les achats à l’échelle européenne. Toujours dans cette même logique, Oracle a recentré ses achats sur un nombre limité de constructeurs. Les collaborateurs ont maintenant le choix entre Audi, BMW, Citroën, Mercedes, Peugeot, Skoda et Volkswagen.
Sur les 1 700 collaborateurs d’Oracle, 95 % ont le statut de cadre. Par conséquent, le parc se constitue de véhicules de fonction attribués nominativement. La car policy compte cinq catégories selon le niveau hiérarchique.
Une utilisation encadrée par une charte
Si Oracle met à la disposition de ses collaborateurs un catalogue où figurent des suggestions de véhicules par catégorie, les collaborateurs ont la liberté de choisir un autre modèle au sein des marques référencées. Lorsque le budget alloué est dépassé, une participation financière est demandée.
La réorganisation du parc d’Oracle remonte à 2015 et depuis, le spécialiste des systèmes informatiques enregistre des gains substantiels sur le temps consacré à sa gestion.
Avec la flotte comme dans tous les domaines d’activité, un règlement précis amène à contenir les dérives. Pour encadrer l’usage de ses véhicules de fonction, Oracle a rédigé deux documents, l’un pour la région EMEA (Europe, Moyen-Orient, Afrique) et l’autre à l’échelon national. « Les collaborateurs signent un document selon lequel ils déclarent avoir lu la charte », explique Isabelle Quaak, responsable rémunérations et avantages sociaux pour la France, l’Espagne et le Portugal. Par ce texte, le signataire reconnaît qu’il est le seul responsable des amendes et procès-verbaux et doit en subir les conséquences. Oracle demande également à ses collaborateurs d’envoyer la copie de leur permis de conduire et de déclarer que celui-ci est valide.
Jusqu’en 2014, les PV étaient envoyés par Arval et Oracle aux responsables identifiés. L’identité du fautif était transmise au service de la paie et le montant de l’amende était retenu sur son salaire. Jamais le collaborateur n’était dénoncé aux autorités judiciaires.
Si l’infraction était sanctionnée par un retrait de points du permis, la procédure ne pouvait aboutir en l’absence d’une identification du conducteur. « Notre service juridique était contre ce mode de fonctionnement car, sans transmission de l’identité du conducteur fautif, l’entreprise se retrouvait pleinement responsable d’éventuels sinistres », observe Isabelle Quaak.
Devant le risque juridique, Oracle a revu son organisation et a opté pour la prestation Arval Amendes de son loueur. Entièrement externalisée, la procédure passe par la transmission par Oracle des numéros d’immatriculation et des coordonnées des conducteurs au partenaire d’Arval qui bénéficie d’un accord conventionnel avec l’administration. Ce dernier prend en charge la désignation du conducteur responsable de l’infraction, puis envoie et assure le suivi des amendes.
Une procédure entièrement externalisée
Les avis de contravention sont alors envoyés aux conducteurs sans aucune intervention d’Oracle. À travers ce dispositif, la gestion des amendes est intégralement déléguée à Aris, partenaire d’Arval qui, en collaboration avec la société LSTC, bénéficie d’un accord avec l’ANTAI (Agence Nationale de Traitement Automatisé des Infractions). Le spécialiste des systèmes informatiques n’a pas encore été confronté au retrait du permis de l’un de ses collaborateurs. Mais Oracle considère qu’un tel événement ressort de la responsabilité individuelle. « Avant d’en arriver à cette extrémité, précise Isabelle Quaak, nous renforcerons les actions de communication auprès des collaborateurs à risque, soit ceux que nous pouvons identifier comme responsable de plusieurs (voir l’encadré). »
Oracle n’a pas calculé l’impact de ce nouveau système sur le nombre de PV enregistrés. Cela étant, la responsable rémunérations et avantages sociaux est persuadée que les comportements ont évolué. Auparavant, les collaborateurs fautifs n’avaient qu’une amende à payer et échappaient au retrait de points. Dorénavant, leur identité est transmise aux autorités et les permis peuvent être annulés, un mode opératoire et un risque dissuasif d’après Isabelle Quaak : « L’attention des collaborateurs est renforcée lorsqu’ils se savent susceptibles de perdre des points. »
Une responsabilisation renforcée
Au départ, certains collaborateurs ont manifesté leur mécontentement face à ce système. Mais Oracle se félicite de sa mise en place : « Non seulement nous n’avons plus à gérer ce dossier, mais les risques encourus par les collaborateurs renforcent leur responsabilisation », se félicite Isabelle Quaak.
« Notre politique automobile est particulièrement généreuse, estime Isabelle Quaak. Dans ces conditions, il est légitime de sensibiliser les collaborateurs et de les rendre responsables sur les coûts et la sécurité. »
Autrement dit, comme dans tout système équilibré, des droits étendus doivent être contrebalancés par des devoirs.
