Outiller le TCO : les données en question

« Aujourd’hui, il y a trois situations, entame Barbara Gay, directrice consulting du loueur Arval. Les entreprises suffisamment confiantes dans l’externalisation s’appuient sur leurs loueurs au travers d’outils de reporting global, stratégique et tactique, destinés à aider la prise de décision et le pilotage du budget. Ce ne sont pas des outils de gestion opérationnelle mais ils sont très souvent couplés à d’autres outils digitaux ou à des applications pour smartphone. Une autre proportion, qui souhaite garder la gestion opérationnelle, va utiliser des logiciels de gestion de parc et/ou des outils de cotation proposés par les loueurs. Enfin, certaines entreprises utilisent encore uniquement Excel. »

Automatiser pour garantir la fiabilité

L’automatisation proposée par ces prestataires offre l’avantage de la simplicité et réduit le risque de données faussées. « Nous avons deux grandes sources d’informations : le reporting des loueurs qui ont une connaissance précise des coûts dont l’entretien ; le reporting de Total pour le carburant et le parking. Nous réajustons les coûts en fonction de l’utilisation réellement constatée des véhicules », se félicite Éric Schwartz, directeur administratif et financier du spécialiste de la restauration collective Elior, en charge d’une flotte de 3 000 véhicules (voir le reportage sur Elior).

Néanmoins, ce système n’est pas adapté à toutes les structures et ne prend pas toujours tout en compte. C’est le cas du ministère des Armées où la gestion des cartes accréditives pose problème. « Nos cartes carburant groupées servent à plusieurs véhicules et doivent être ensuite réparties, et nos soutes de carburant ne sont pour l’instant pas comptabilisées. Il est donc difficile de connaître le coût du carburant consommé par véhicule », explique Angélique Pluta, chef du bureau des véhicules de la gamme commerciale.

Cette dernière rencontre un problème similaire avec le lavage, les parkings et les péages : « Tout ce qui est carte est compliqué. Selon les endroits, il y a une carte accréditive par véhicule ou non. Nous avons donc parfois recalculé le carburant à partir du kilométrage parcouru » (voir le reportage sur le ministère des Armées).

Une solution de plus en plus répandue pour limiter la saisie manuelle consiste à demander à ses prestataires des factures dématérialisées au format Excel, détaillées par poste et par immatriculation, qui peuvent s’agréger automatiquement dans la majorité des logiciels.

Excel : les pour et les contre

« Pour 10 voitures, il est envisageable de tout réunir sur Excel, c’est impossible pour plus de 100 véhicules. Sans automatisation, le coût de la saisie des données est trop élevé », juge le consultant spécialiste des flottes Robert Maubé.

Si Excel reste très fréquent pour calculer le TCO, c’est parce que cet outil présente plusieurs avantages. « Excel a le mérite de la simplicité et de la flexibilité, affirme Jean Ménétrier, directeur achats et immobilier chez Assystem France, spécialiste de l’ingénierie et du conseil en innovation, à la tête de 1 450 véhicules. Nous avons un outil de gestion de flotte, mais nous n’y calculons pas le TCO. Nous pourrions le faire sous réserve d’entrer les données, mais ce serait bien trop lourd à exploiter » (voir le témoignage de Jean Ménétrier).

Une analyse partagée par Angélique Pluta pour le ministère des Armées : « L’intérêt d’Excel, c’est qu’il est possible de faire une restitution sur n’importe quelle maille avec un tableau croisé dynamique. Et tout le monde peut l’utiliser. » D’autant qu’Excel n’est pas incompatible avec d’autres logiciels. « Pour calculer le TCO, nous faisons appel soit à des outils de business intelligence, soit à Excel qui reste malgré tout un outil souple pour les calculs complexes. Les indicateurs sont remontés soit dans notre outil décisionnel qui historicise l’ensemble des valeurs mois par mois depuis des années, soit dans une base de données mise en ligne sur un site partagé. Les régions qui le souhaitent peuvent donc aller plus loin dans les analyses », décrit Bruno Gillain, directeur métier services et logistique, en charge des 6 400 véhicules du distributeur de gaz GrDF (voir le reportage sur GrDF).

Choisir un ou des outils

Chez le spécialiste du BTP Avenel, le responsable QSE et logistique Julien Pouymayon suit une démarche semblable pour ses 229 véhicules : « Je gère mon budget sur Excel via le calcul du coût moyen par véhicule. Mais les données sont issues des plates-formes des prestataires et d’une base de données Access que j’ai développée moi-même pour gérer le parc au quotidien. L’objectif est d’injecter ces données dans le logiciel de gestion de l’entreprise. »

De plus, la centralisation complète des données n’est pas toujours la solution idéale. Il peut être intéressant de les séparer, tant financièrement que pour des raisons pratiques, à condition que les outils communiquent. Le ministère des Armées a ainsi une base de données Access pour le suivi détaillé de la maintenance (voir l’encadré).

« Nous prenons en compte la maintenance dans le TCO, mais pour cela nous n’avons pas besoin d’une analyse aussi fine, indique Angélique Pluta pour le ministère. Le fait de séparer ces deux outils est plus simple pour une question de dimensionnement des données. La base de données de maintenance a été créée il y a deux ans et nous avons déjà besoin d’archiver des données. Notre parc est tellement énorme que nous atteignons la limite des outils informatiques. Il faudrait développer un module dans notre logiciel de gestion mais cela a un coût. Séparer les outils est intéressant car cela coûte moins cher. Plus on prend un outil intégré, plus il est cher. »

Définir des indicateurs plus ou moins précis

Outre la sélection du ou des outils, il est essentiel d’établir des indicateurs facilement consultables. « Il ne faut pas se contenter de calculer le TCO mais définir un modèle de données et créer des tableaux d’analyse pour aider ensuite à la décision. Il faut analyser les données et se renseigner sur les solutions », ajoute le consultant Robert Maubé.

Ce qu’a récemment mis en place Ascom France, via son logiciel de gestion pour ses 35 VP. « Nous avons un tableau de bord grâce auquel nous traçons principalement les frais de consommation et de restitution, nos deux grandes familles de frais liés au comportement du conducteur. Nous vérifions aussi les statistiques des kilomètres par rapport au contrat », avance Alexandre Jenn, directeur administratif et financier de ce spécialiste des solutions de communication (voir le reportage sur Ascom France).

Un autre enjeu majeur consiste à évaluer le degré de précision recherché. Certains gestionnaires se limitent à diviser le coût global de la flotte par véhicule pour disposer d’un indicateur de comparaison ; d’autres cherchent à connaître à combien leur revient chacun de leurs véhicules dans les moindres détails. Une tâche importante est donc de déterminer les postes à ramener au coût par véhicule et ceux à piloter plus globalement, à l’échelle de la flotte.

« Dans le calcul du TCO, le plus gros travail n’est pas forcément la récolte des données mais toujours la connaissance de l’utilisation du véhicule : c’est très important car les coûts sont très différents selon les usages. Nous devons pouvoir typer les véhicules selon leur usage spécifique, indique Angélique Pluta pour le ministère des Armées. Avec une flotte très hétérogène, nous avons donc besoin d’une granularité à l’échelle des types de motorisation et des segments. »

Ne pas tout recalculer à chaque fois

Dans l’idéal, la granularité des données doit être suffisamment fine pour que les coûts puissent être répartis dans les bons indicateurs. « Il est important de ne pas mélanger les coûts de réparation et de séparer entretien, usure et sinistralité. Inversement, il faut pouvoir agréger les coûts de l’assurance, des franchises payées, des réparations et des véhicules de remplacement pour connaître le coût de la sinistralité », explique le consultant Robert Maubé.

Paradoxalement, des données trop détaillées deviennent complexes à stocker et à analyser. « À force d’aller trop dans le détail, on finit par oublier le global. Je suis plutôt partisan d’un TCO un peu macro, pas trop précis, mais calculé régulièrement et facilement. Quelque chose de très précis est plus difficile à calculer et à analyser », estime Bruno Gillain pour GrDF.

Dans tous les cas, même si une quantité importante de données est disponible, il faut avant tout les employer à bon escient. « L’important, c’est de comprendre la logique du TCO, assène Robert Maubé. On ne peut pas toujours valoriser et mettre des euros derrière des avantages. Et on ne peut pas tout comparer. La règle est de comparer ce qui est comparable : deux marques, deux loueurs, deux lois de roulage en s’appuyant sur le PRK. Selon ce que l’on compare, on n’aura pas besoin de calculer un TCO complet. Quand on compare deux 308 louées chez deux loueurs, seuls les loyers et les AEN diffèrent. »