Outils de gestion : de l’informatique à l’information

Récolter les données, les agréger pour ensuite en proposer des versions consolidées selon les besoins : autant d’étapes susceptibles de générer des erreurs. « Quand les gestionnaires sont dotés d’un outil efficace, ils peuvent apporter des réponses rapides aux opérationnels sur le terrain ou à leur hiérarchie plutôt que de passer leur temps à saisir et essayer de consolider les données », constate Jean-Michel Julian, directeur commercial d’Infoparc, éditeur de SIP2. Avec un logiciel adapté, il suffit de « cliquer sur un bouton » pour obtenir des données consolidées, vantent de même les éditeurs.

Des gains sur tous les postes de coût liés à la flotte

Mais une solution informatique ad hoc ne signifie pas seulement une simplification du travail et des données plus fiables. À la clé, ce sont bien sûr des économies dégagées sur les différents postes de la flotte. « Nous savons qu’il existe des gains très importants à réaliser, de l’ordre de 20 % », estime un éditeur de logiciels. Qui préfère rester anonyme afin de ne pas froisser des gestionnaires qui pourraient mal interpréter le fait que l’efficacité de leur travail peut encore être améliorée… Mais tous les éditeurs ne sont pas aussi catégoriques sur le montant des économies. « Cela varie selon les parcs », pondère Jean-Michel Julian. Qui préfère pointer les apports d’un logiciel sur chaque constituant du TCO. « Ainsi, il faut savoir anticiper les ajustements des contrats de location, détaille-t-il. Quand l’entreprise calcule automatique ment la TVS et qu’elle est sûre de ne pas payer un trimestre de trop, le gain est direct. »

À prendre en compte également : le meilleur suivi des sinistres. « Lorsqu’un client discute avec son assureur, mieux vaut qu’il ait les données de son côté. Il est mieux armé pour négocier », poursuit Jean-Michel Julian. Bref, à défaut de connaître exactement le montant économisé, l’intérêt est d’identifier aisément les leviers à actionner selon les postes de dépenses.

Mais aussi prudents soient-ils et malgré tous leurs arguments, les éditeurs peinent à convaincre les gestionnaires de flotte de s’équiper de leurs produits et ce marché des logiciels spécialisés reste à construire. « Entre 10 et 20 % des sociétés en sont équipées », avance Jean-Charles Martin chez GAC Technology, dont l’estimation rejoint celle de ses collègues. Et « le potentiel de développement est important », souligne le directeur business development de l’éditeur de GAC Car Fleet.

Un marché et des prestataires en évolution constante

Du côté des éditeurs, ils seraient une poignée à se partager l’essentiel du marché des logiciels destinés aux parcs d’entreprise et de collectivité, l’expérience des plus anciens remontant à une quinzaine d’années. Un nombre susceptible d’évoluer rapidement : Cogecar, spécialiste du conseil, propose ainsi depuis l’an dernier le logiciel Pilote Gestion. Covelys, un éditeur de logiciels de gestion d’assurance et juridique, créé en 2010, a racheté le logiciel de gestion des flottes utilisé par le ministère de la défense. Cette jeune entreprise vise les grands parcs des administrations ou bien encore des PME, avec déjà une trentaine de clients, annonce son directeur, Arnaud Benhamdine. Et nombre d’éditeurs proposent des solutions de gestion de la maintenance assistée par ordinateur (GMAO), des produits généralistes où les flottes ne sont qu’une fonctionnalité parmi d’autres.

Pour s’imposer, tous les éditeurs ne choisissent pas la même stratégie, ni les mêmes cibles. Si, par souci de rentabilité de leurs produits, beaucoup visent les flottes de plus de 100 véhicules, certains, comme Cogecar, s’orientent vers des parcs majoritairement en location, même de petite taille. D’autres encore, comme Aductis, misent sur les collectivités. « Nos concurrents sont les logiciels spécialisés uniquement sur le parc automobile ainsi que des équivalents GMAO mais qui vont moins loin sur la partie flottes », explique Sébastien Collin, directeur commercial d’Aductis, un acteur « historique » de ce marché, avec 550 clients annoncés dans les collectivités.

Répondre au plus près aux attentes des clients

« Chez ces dernières, la LLD est peu employée et les garages nombreux, avec une activité d’atelier, de réparation, d’achat et de stockage de matériels. Le logiciel doit apporter une gestion pointue des agents, des fournitures, des approvisionnements, en relation avec les contacts spécialisés dans ce domaine », décrit Sébastien Collin.

Si les éditeurs se différencient sur les flottes auxquelles ils s’adressent, tous s’attachent à répondre au mieux aux demandes qui leur sont formulées. « Nous avons signé récemment avec un grand compte du CAC 40 parce que nous avions la capacité de répondre à ses demandes », illustre ainsi Jean-Charles Martin, en l’occurrence pour une fonction spécifique aux grilles de fluidité.

Apporter des solutions adaptées est aussi nécessaire pour des éditeurs à la conquête de nouvelles parts de marché… et un impératif face à des entreprises aux profils hétérogènes. « Nous avons à la fois des parcs publics et privés, des administrations, des collectivités et établissements publics, des entreprises de transport, de travaux publics, avec de vingt à plusieurs milliers de cartes grises, indique Franck Lallet, directeur commercial d’Europarck, éditeur du logiciel Parck. Nous avons des clients en achat, en LLD ou en LOA, voire avec plusieurs modes d’acquisition. D’où l’importance du paramétrage lors de l’installation, pour s’adapter à l’organisation de l’entreprise. »

Élargir la couverture du logiciel à d’autres portefeuilles

Outre l’élaboration de solutions configurées selon les besoins des clients, les éditeurs proposent parfois d’inclure la gestion d’autres postes de matériels. C’est le cas d’Aductis : « Nous sommes présents dans les services techniques et logistiques. Nous proposons une trentaine de modules dans notre produit et les plus utilisés sont l’activité bâtiment et parc auto. Mais nous avons d’autres activités techniques : voirie et réseaux divers (VRD), espaces verts. Et d’autres modules spécifiques aux communes : gestion des festivités et des prêts de matériels », énumère Sébastien Collin.

Chez GAC Technology, le logiciel couvre la gestion de parc télécoms. « Dans certains cas, cela a constitué un élément décisif », pointe Jean-Charles Martin. Bayer, l’un de ses clients, a ainsi choisi de s’équiper de GAC Car Fleet sur cette base. La possibilité d’étendre les capacités du logiciel à la gestion d’autres types de parcs est également proposée ou à l’étude chez certains prestataires. « Notre domaine de prédilection, ce sont les véhicules et engins mais nous constatons que dans les entreprises en général, les mêmes acteurs gèrent le parc de téléphones. Il y aurait donc un sens évident à ce que nous proposions un module complémentaire pour cette dépense. Nous y réfléchissons », note Franck Lallet, d’Europarck.

Car il revient en effet aux éditeurs de s’adapter à une demande en évolution constante. Si Europarck n’a pas encore de solutions pour les flottes de téléphones, le prestataire a développé Résallier, un logiciel en ligne de réservation de véhicules en pool. Un outil qui permet plus largement la réservation de toutes les ressources partageables au sein des organisations : salle de réunion, équipements, etc.

Un impératif : optimiser la gestion des données

Les outils de communication du quotidien, comme les smartphones, font aussi évoluer la demande des clients. GAC Car Fleet propose ainsi la possibilité de réaliser des « campagnes de relevés kilométriques » auprès des conducteurs grâce à des envois d’e-mails ou de SMS automatisés. « Cela permet d’effectuer des relevés précis. Une bonne gestion, c’est aussi de connaître les ”sur” ou les ”sous-roulages” afin que le gestionnaire passe éventuellement un avenant à son contrat », avance Jean-Charles Martin. Au-delà de ces ajustements, les logiciels évoluent vers une amélioration du « work flow ». Autrement dit, ils rendent plus simples les échanges de données avec les interlocuteurs en interne. « Le logiciel fonctionne de manière moins autonome et s’interface avec les autres outils du système d’information de nos clients, ce qui permet d’éviter les ressaisies », argumente Jean-Michel Julian chez Infoparc.

Les échanges sont également facilités en amont avec les partenaires habituels des flottes. « Dans notre prix, nous intégrons l’apport mensuel des données des fournisseurs de nos clients : loueurs, pétroliers, remontées de sinistres, pneus, etc. Les utilisateurs savent qu’ils ont en permanence un système à jour, avec les bonnes données », insiste Jean-Charles Martin chez GAC Technology. Des « imports » qui peuvent également concerner des éléments plus généraux comme les derniers barèmes de TVS. Ces évolutions renforcent l’efficacité du travail du gestionnaire. Car si les données des partenaires sont automatiquement importées, le logiciel peut aussi prendre en charge les envois de courriers types ou de données nécessaires à d’autres services.

L’outil accompagne la professionnalisation de la fonction

« Notre logiciel comporte de nombreux automatismes de gestion personnalisables, illustre par exemple Jean-Michel Julian, d’Infoparc : envoi automatisé de documents, courriers ou e-mails types pour des bons de commandes, des déclarations de sinistres à l’assureur ou des alertes sur entretien. Cela évite que le gestionnaire passe son temps à enregistrer des données et lui permet plutôt de les contrôler et de les analyser. »

Des systèmes plus communicants, non seulement avec les services internes de l’entreprise mais aussi avec les prestataires extérieurs, des données mises à jour en permanence : autant d’évolutions qui tracent les contours d’une profession en pleine évolution. « Le gestionnaire de parc possède de plus en plus un profil financier. La fonction se professionnalise, constate Franck Lallet, d’Europarck. Sa direction lui demande d’optimiser les coûts, ce qu’il ne peut pas faire sans les connaître. De plus, les données à traiter sont plus importantes en termes de volumes. Et il faut prendre en compte aussi les enjeux des nouvelles pratiques : électrique, auto-partage, éco-conduite. »

C’est pour l’accompagner dans sa tâche que les éditeurs de logiciels souhaitent aller au-delà de leur rôle de fournisseurs de solutions informatiques. « Nos logiciels proposent déjà tout ce qui permet la gestion de divers types de véhicules, matériels et équipements professionnels, dont la téléphonie, assure Jean-Michel Julian, d’Infoparc. Grâce au logiciel, il est possible de sortir tout ce qu’un gestionnaire attend : TCO, bilan carbone, TVS ou encore avantages en nature. » Et c’est désormais vers l’interprétation de ces données que les prestataires souhaitent accompagner les gestionnaires. « Avoir beaucoup de données, c’est bien, mais il faut savoir ce que l’on veut en tirer », pointe-t-on chez GAC Technology. Winflotte a fait le choix de proposer différentes solutions de logiciels selon les tailles des flottes et les besoins des entreprises – des PME aux multinationales. En parallèle de son développement à l’international, la société mise sur le conseil comme levier de croissance. « De fournisseur de logiciels, nous devenons fournisseur d’informations », résume Yann Dépond.

Des fonctionnalités d’aide à la décision

En mars, la société devrait annoncer un partenariat avec une société de conseil autour d’une proposition « de solution d’assistance tournée vers la gestion financière et budgétaire des parcs. » Même ambition chez GAC Technology : « Nous allons développer les outils d’aide à la décision, indique Jean-Charles Martin. Nos clients demandent de l’intelligence pour interpréter la masse de données à leur disposition. » Europarck propose aussi des services renforcés de conseil. Au-delà des évolutions « techniques fonctionnelles et ergonomiques » de son logiciel, l’éditeur indique que les services au « sens large du terme sont des axes de développement important ». « Nous proposons de plus en plus de prestations d’accompagnement pour améliorer en continu la gestion et optimiser les coûts de la flotte, décrit Franck Lallet. Avec la création et l’étude de reportings spécifiques, ou l’analyse des alertes liées au contrôle de la facturation et à l’utilisation des véhicules. »

Un nouveau palier de développement pourrait aussi concerner la « gestion sociale ». Infoparc propose déjà une solution dans ce sens depuis 2010 avec Globalparc. En 2011, c’est Elomobil, jusqu’ici spécialisé dans les outils de géolocalisation des flottes de poids lourds, qui a fourni au livreur de produits surgelés Toupargel une solution de gestion pour environ un millier d’utilitaires Sprinter Mercedes et… des chauffeurs.

Des outils de gestion sociale

Au-delà de fonctionnalités classiques de géolocalisation, comme l’optimisation des tournées, le logiciel remonte au siège de l’entreprise des relevés sur la conduite des salariés : temps effectif derrière le volant, temps de livraison, de pause ou encore données sur le comportement de conduite. À l’heure des économies sur les parcs de véhicules, cette dimension de la gestion de flotte pourrait-elle être amenée à se développer ? « Nous avons quelques prospects », assure en tout cas Yannick Grovalet, directeur des opérations de l’éditeur.