« On résume bien souvent la gestion de flotte au travail d’un binôme composé du gestionnaire de parc et du service des achats. Or, les interactions sont bien plus vastes », souligne Jean-Charles Martin, directeur business development de l’éditeur de logiciels GAC Technology.
De fait, le gestionnaire se situe au centre d’un puzzle qui comporte plus de pièces qu’on ne le soupçonne, entre la direction des achats pour les contrats fournisseurs, les ressources humaines pour la car policy, le contrôle de gestion pour l’assurance et le financement, la comptabilité mais aussi la direction du développement durable dans les structures les plus...
« On résume bien souvent la gestion de flotte au travail d’un binôme composé du gestionnaire de parc et du service des achats. Or, les interactions sont bien plus vastes », souligne Jean-Charles Martin, directeur business development de l’éditeur de logiciels GAC Technology.
De fait, le gestionnaire se situe au centre d’un puzzle qui comporte plus de pièces qu’on ne le soupçonne, entre la direction des achats pour les contrats fournisseurs, les ressources humaines pour la car policy, le contrôle de gestion pour l’assurance et le financement, la comptabilité mais aussi la direction du développement durable dans les structures les plus importantes.
Rassembler les pièces (multiples) du puzzle
« Sans compter la DAF et la direction générale qui se penchent de plus en plus sur ce sujet au combien délicat. Délicat dans le sens où la flotte peut représenter le second poste de dépenses de l’entreprise », complète Jean-Michel Julian, directeur commercial de l’éditeur de logiciels InfoParc. L’idée est donc bien de fédérer une équipe pour un pilotage optimal du parc.
Les interactions débutent dès la consolidation des informations en interne, au-delà des données fournies par les prestataires. Responsable de la flotte de la ville de Nanterre (92), Étienne Moncomble s’est équipé l’année dernière d’un logiciel de gestion. Après six mois d’exploitation, les synergies se sont déjà créées autour de cet outil. « Par définition, gérer une flotte est un métier avec des interactions multiples. Il paraît logique que les outils employés pour mener à bien les missions génèrent des échanges », pointe ce responsable à la tête des 250 véhicules.
Avec son logiciel modulable, Nanterre a choisi de donner la main à plusieurs fonctions afin de compléter le plus précisément possible les informations relatives au parc. À l’image du responsable de l’atelier et de son adjoint, tous deux chargés du module » réparation ». « À ce titre, ils gèrent les prises de rendez-vous, les ordres de réparation, les commandes et les stocks de pièces détachées. Ils renseignent aussi chacun des coûts associés à toutes les opérations avec le temps passé par les six mécaniciens », détaille Étienne Moncomble.
Toujours à Nanterre, l’unité administrative du centre technique a de son côté pour missions de saisir et traiter les informations relatives aux PV et aux sinistres. Prochaine étape : connecter le logiciel de gestion avec une application comptable et financière.
Un cap déjà franchi par le groupe Roullier, basé à Saint-Malo et spécialiste de la nutrition végétale, humaine et animale. Pour gérer ses 750 véhicules, l’entreprise recourt depuis une quinzaine d’années à l’outil de gestion d’InfoParc. Afin de compléter les données renseignées automatiquement par les prestataires externes, Roullier a interfacé avec d’autres logiciels métiers internes son logiciel de gestion de flotte « full web » – donc par définition accessible par tout utilisateur sans installation spécifique.
Un outil pour une gestion plus transversale
« Là réside tout l’avantage des logiciels de gestion performants : pouvoir s’interfacer avec diverses applications externes mais aussi internes pour récolter rapidement le plus grand nombre d’informations fiables, tout en s’épargnant les tracasseries administratives très chronophages », argumente Coralie Gautier, responsable du parc France de Roullier.
Application la plus couramment interfacée aux logiciels de gestion de flotte : le système d’information comptable. Une connexion qui autorise l’exportation automatique des factures électroniques, en évitant les erreurs inhérentes aux saisies manuelles.
Croiser les données pour mieux les vérifier
Certaines sociétés choisissent aussi de croiser les données de deux logiciels afin d’en vérifier la vraisemblance. « Croiser les informations du programme de la comptabilité et celles de l’outil de gestion amène à détecter le moindre écart. S’assurer de disposer des bonnes données constitue un préalable à leur analyse et leur diffusion », illustre Olivier Girod, responsable des 3 000 véhicules d’ISS France, spécialiste des services aux entreprises (FM, propreté, hygiène et prévention, logistique et production).
ISS France a aussi choisi de donner un droit d’accès total ou partiel au logiciel à plusieurs services. Les RH peuvent ainsi suivre les mouvements du personnel à travers les différentes entités et veiller à la bonne affectation des véhicules et des avantages en nature correspondants. Prochaine étape : interfacer son logiciel de gestion à un système d’information plus global de type ERP. Avec une attente majeure : analyser plus finement la répartition des coûts des entités et évaluer plus aisément le poids de la flotte. « Chacun doit participer à enrichir l’autre : les logiciels doivent travailler ensemble afin d’aider à mener à bien les missions des autres services », résume Olivier Girod.
TF1 fait appel depuis trois ans à l’outil de GAC Technology. Dans cette entreprise, la consolidation des données donne lieu à un bilan d’activité mensuel envoyé aux services concernés de près ou de loin par la flotte. « Loyer moyen, top 50 des plus gros consommateurs de carburant et grammage moyen de CO2 sont les principales informations fournies par le logiciel puis transférées », explique Sylvain Abed, responsable du service missions à la tête d’une flotte d’environ 230 véhicules.
Partager les informations entre les services
Le rapport est en premier lieu envoyé à la direction des achats et à la direction financière qui suivent de près l’évolution du TCO. Ces deux services collaborent avec les RH qui définissent les avantages en nature et les critères d’attribution des véhicules, et à qui le rapport est également envoyé. En cas de changement de car policy décidé par les directions des achats et financière, les RH peuvent alors modifier les règles d’attribution et ajuster les avantages en nature.
Exemple concret de ce travail d’équipe, toujours chez TF1 : « Nous avions pour objectif d’éliminer les modèles les plus polluants et nous avons donc opté pour une modification de la politique flotte. Nous avons alors basé nos décisions d’achat ou de location en fonction des bilans mensuels et en nous appuyant sur l’expertise des services RH et financier », relate Sylvain Abed. Objectif : concilier la satisfaction des collaborateurs et les critères environnementaux et économiques.
Mais ces outils de gestion de flotte ne servent pas qu’à référencer les véhicules et les fournisseurs, ils impliquent aussi une troisième population : les conducteurs. Consommation, sinistralité, usure prématurée, frais de remise en état, une partie toujours plus importante du TCO dépend de leur comportement. Dans cette optique, la communication avec ces utilisateurs finaux par le biais des outils de gestion se révèle indispensable. Et passe souvent par des e-mails ou des SMS.
Les conducteurs impliqués dans la gestion
« La maîtrise du poste entretien et réparation ne peut se concevoir sans les conducteurs », confirme Étienne Moncomble, pour Nanterre. Le service atelier de la ville est donc en chargé de rappeler à chacun les dates de contrôle de leur véhicule, mais aussi de prévenir les services lorsque les véhicules réparés sont prêt à être récupérés. Interfacé sur l’organigramme de la collectivité, le logiciel peut programmer l’envoi d’e-mails types aux personnes concernées grâce à une ventilation suivant la position hiérarchique des collaborateurs ou leur appartenance à un service.
« Les courriers relatifs aux rendez-vous d’entretien et aux contraventions sont directement envoyés aux conducteurs, tandis que ceux sur les sinistres sont transmis aux n + 1 qui ont aussi un rôle pédagogique envers les collaborateurs. Ce système de communication rapide et efficace offre une souplesse et une réactivité appréciables », souligne Étienne Moncomble, pour Nanterre.
Au sein du groupe Roullier, l’interfaçage du logiciel de gestion avec le programme RH permet l’envoi automatisé de courriers dans plusieurs cas de figure. C’est vrai pour les rendez-vous d’entretien, le contrôle technique ou l’arrivée à échéance des contrats de LLD afin de mieux anticiper le renouvellement des véhicules. Ces envois couvrent aussi des alertes sur des anomalies de consommation ou de saisie de kilométrage.
« Chez Roullier, l’outil sert aussi de vecteur de communication pour sensibiliser nos conducteurs à la consommation, au bon usage de la carte carburant, aux PV ou encore à la sinistralité », énumère Coralie Gautier. L’occasion de glisser quelques conseils sur les bonnes pratiques de conduite. Les outils de gestion facilitent pareillement les échanges. « C’est précisément leur but : l’échange et la comparaison des données entre les services de la mairie de Nanterre contribuent à repérer les meilleures pratiques », complète Étienne Moncomble.
« Ce benchmarck interne est idéal pour toute organisation qui cherche à améliorer sa performance opérationnelle, ajoute Jean-Charles Martin, pour l’éditeur GAC Technology. Identifier les entités avec les meilleurs résultats amène à engager progressivement l’ensemble de l’organisation dans une démarche vertueuse, avec à la clé une réduction des coûts, une diminution du risque routier et de l’empreinte carbone de la flotte », poursuit le prestataire.
Favoriser les comparaisons entre services
Chez ISS France, chaque agence compte un gestionnaire de flotte agence (GFA) chargé de piloter localement le parc. Grâce à un droit d’accès partiel sur le logiciel, ce GFA peut renseigner et vérifier le kilométrage de chaque véhicule ou encore changer l’affectation d’un véhicule d’un chantier à un autre. Et d’ici peu, chacun des GFA recevra automatiquement des rapports mensuels comportant des indicateurs de gestion de flotte : consommation, nombre d’amendes ou coût moyen des restitutions.
« Avec ces indicateurs, chaque agence d’ISS France mettra le doigt sur certaines anomalies, comme une surconsommation ou un nombre trop important de PV. Et cela donnera l’opportunité aux agences de comparer leurs résultats pour dégager des axes potentiels d’amélioration », anticipe Olivier Girod. Mais ces rapports constituent aussi un moyen efficace de procéder à des contrôles sur les véhicules, comme l’illustre Coralie Gauthier pour Roullier : « Ces rapports d’activité établis pour chaque direction ont mis en exergue les modèles les plus performants, tant sous l’angle écologique qu’économique, selon les catégories de la car policy. »
Chez TF1, le rapport mensuel est envoyé aux huit hauts dirigeants qui peuvent connaître les performances sur la base des différents indicateurs, mais aussi évaluer les positions des uns par rapport aux autres. « Il ne s’agit pas de les mettre en concurrence, mais plutôt de tirer les enseignements des bonnes pratiques en place dans tel ou tel service. Et in fine, d’optimiser le plus possible la gestion de la flotte », nuance Sylvain Abed.
Et pour bon nombre de gestionnaires, ces outils de flotte aident non seulement à mener à bien leurs missions, mais aussi à faire valoir leur rôle dans l’entreprise. Avec à la clé une vision plus claire de leur activité et une cohésion des équipes autour d’un but commun. Ce qui contribue de facto à une reconnaissance accrue et au renforcement de la crédibilité du métier de gestionnaire en accordant à cette profession une dimension transversale.
Le gestionnaire de parc conforte son rôle
« L’échange d’informations entre les services de la ville de Nanterre est indispensable à l’exercice de ma fonction de gestionnaire. Et leurs retours m’aident à circonscrire précisément chaque coût associé à la flotte et donc à repérer les leviers d’économies. En tant que gestionnaire, je me définis comme l’administrateur du logiciel, celui qui a une visibilité générale sur la flotte, qui suit au quotidien l’intégration et le traitement des données », conclut Étienne Moncomble. Un exemple à suivre.
