Gestion de flotte : des outils pour l’entreprise

« Le logiciel ne doit pas être considéré comme un coût mais comme investissement qui apporte des bénéfices », tranche d’emblée Xavier Poullain, utilisateur convaincu de son outil de gestion de flotte Infoparc de Berger-Levrault. Gestionnaire du parc de LDC, une holding de l’agroalimentaire qui regroupe plusieurs marques (Le Gaulois, Loué, Maître Coq, Marie, etc.), il fait appel à ce logiciel depuis un peu plus d’un an. La flotte de LDC compte environ 1 500 véhicules dont 800 VL. « Ce sont soit des voitures de fonction, soit des utilitaires ou des véhicules partagés », précise Xavier Poullain. La majorité du parc fonctionne en location mais quelques filiales privilégient l’achat, tout particulièrement pour les utilitaires qui se déplacent dans les terrains accidentés des exploitations agricoles.

L’importance de l’organisation du parc

Détail important de l’organisation du parc de LDC, qui ne va pas sans conséquence sur l’exploitation du logiciel : les contrats de location sont passés auprès de différents loueurs : ALD Automotive, Crédipar, Overlease. Et dans ces contrats, seuls les loyers et la maintenance restent inclus. « Les pneus sont gérés par un prestataire dans certains cas », complète Xavier Poullain. LDC possède en effet des garages intégrés dans certaines de ses filiales, capables de réaliser les opérations de changements de pneus.

« Idem avec le carburant : nous possédons des stations privatives mais nous recourons aussi aux cartes des pétroliers », ajoute-il. Et comme dans de nombreuses autres entreprises, c’est aussi la variété des intervenants dans le fonctionnement de la flotte qui a justifié le recours à un logiciel de gestion de parc. « Auparavant, nous ne parvenions pas à consolider les données de la flotte : cela demandait trop de temps avec Excel pour obtenir des résultats fiables », justifie Xavier Poullain. Acheteuse en charge du parc automobile chez Ista, Valérie Jodor est à la tête d’environ 450 véhicules pour ce spécialiste du relevé des données de consommation d’eau et de chauffage des habitats collectifs ou privés.

Parmi ces véhicules, 20 % regroupent des voitures de fonction et le reste des utilitaires (Kangoo L1-L2 et Trafic). Les lois de roulage pour les utilitaires s’élèvent en général à 48 mois/100 000 km. Ces VU sont empruntés par les techniciens qui effectuent la pose, la relève et l’entretien des compteurs. Pour les voitures de fonction, les lois de roulage atteignent 36 mois/90 000 km. Ces voitures sont employées par les commerciaux responsables de secteur à 80 %, à 15 % par des directeurs d’agence et des chefs des ventes, et pour le reste par le comité de direction. Pour la flotte d’Ista comme celle de LDC, les contrats avec les loueurs n’incluent que le loyer et l’entretien. Les pneus sont gérés avec Speedy, le carburant via la carte Total et l’assurance par un courtier. Pour Valérie Jodor pareillement, ce sont les limites rencontrées avec l’utilisation d’Excel qui l’ont poussée à se tourner vers un logiciel de gestion de flotte : GAC Car Fleet.

Un outil de gestion pour remplacer Excel

« Ce logiciel a été intégré il y a deux ans. Jusque-là, j’avais personnalisé des fichiers Excel. Mais gérer un parc avec cet outil demande de multiplier les colonnes et les fichiers. Et des informations ne peuvent pas être remontées automatiquement : par les éditeurs de cartes carburant ou les prestataires d’entretien. Cela demandait aussi de créer des fichiers spécifiques pour chaque sinistre », relate Valérie Jodor.

Dernière entreprise témoin, SOS Oxygène, spécialiste de l’assistance respiratoire à domicile dont la flotte compte environ 1 400 véhicules dont 70 % d’utilitaires. Les lois de roulage dépendent des zones d’activité avec de fortes disparités : avec les utilitaires, il faut compter sur 36-48 mois/80 000 km, voire jusqu’à 24 mois/180 000 km. Pour les véhicules de tourisme, les lois de roulage varient en 36 mois/80 000-100 000 km.

Chez SOS Oxygène aussi, le choix a été fait de multiplier les intervenants pour la prise en charge des postes de dépenses liés au parc. « Les véhicules sont en location avec uniquement le loyer et l’entretien dans les contrats. Les pneus en sont sortis, comme le bris de glace et tous les entretiens qui ne sont pas pris en charge dans ces contrats », détaille Christophe Sueur, à la fois contrôleur de gestion du groupe SOS Oxygène, mais aussi responsable des achats des services généraux. « Il y a un an encore, nous utilisions des fichiers Excel pour gérer le parc. Mais cela nous donnait beaucoup de travail et générait de multiples erreurs », retrace-t-il.

Des données synthétisées

Avec les logiciels de gestion de parc, ces responsables de flotte obtiennent désormais des données synthétisées par des indicateurs, entre autres grâce aux transmissions des données des différents prestataires par le biais de l’EDI. « Hier, j’ai reçu la facturation de tous les véhicules de mon constructeur. Elle était envoyée dans un fichier que j’ai décompacté et intégré dans le logiciel. Une opération qui n’a pris que quelques minutes », illustre Xavier Poullain pour LDC. Ce gestionnaire obtient également les données de kilométrages de sa flotte. « Ces kilométrages nous sont remontés à chaque plein dans nos stations privatives, via les cartes carburant ou lors de la rédaction des notes de frais », indique-t-il. Autant de données qui alimentent le logiciel et permettent in fine au gestionnaire de mieux superviser son parc : « Le logiciel me signale si j’oublie l’échéance d’un renouvellement de véhicule ou bien encore si les écarts de roulage avec les contrats sont importants », conclut Xavier Poullain.

Un logiciel spécialisé se montre beaucoup plus maniable qu’Excel. Mais les fonctionnalités de ce logiciel, comme les alertes sur les échéances de contrat ou les synthèses d’informations sur le coût d’utilisation des véhicules, ne sont efficientes que si ce logiciel est correctement alimenté en données en amont. Et la mise en place de ces flux de données, en provenance des prestataires ou des services en interne dans l’entreprise, peut demander du temps.

Les bénéfices au rendez-vous

Ainsi, chez SOS Oxygène, l’intégration du logiciel Infoparc dans les pratiques quotidiennes se fait progressivement. Pour l’instant, cet outil n’est pas exploité à pleine capacité pour traiter les devis du loueur ou des données issues des prestataires, comme avec les cartes carburant, le télépéage ou l’entretien (voir le témoignage). L’exploitation du logiciel reste donc pour l’instant limitée chez ce spécialiste de l’oxygénothérapie, mais elle a d’ores et déjà généré des bénéfices. Avec cet outil, il est par exemple possible de générer si nécessaire des avenants aux contrats. « La gestionnaire du parc emploie le logiciel pour les prises de commandes et le suivi du parc : nous y enregistrons les lois de roulage, les coûts de location et nous y remontons les factures », expose Christophe Sueur. De même, la saisie de nouveaux véhicules se fait plus simple. « Plutôt que de taper le numéro de série, nous pouvons entrer directement dans le logiciel les caractéristiques du véhicule grâce à sa carte grise, ce qui nous évite les erreurs de saisie », complète-t-il.

Chez LDC, l’implication du service des ressources humaines est acquise, « pour que les données sur ceux qui ont droit à une voiture de fonction soient récupérées automatiquement », précise Xavier Poullain. En reconnaissant pourtant qu’» il peut y avoir des freins en interne de la part de certains services réticents à partager des informations avec le logiciel. Mais ils y sont le plus souvent réfractaires par méconnaissance de l’outil. Car, résume ce responsable, la réussite de l’exploitation du logiciel de gestion de parc constitue une démarche d’entreprise » (voir le témoignage).

Une fois les résistances tombées, les bénéfices peuvent se répercuter dans l’ensemble des services concernés. « Avec l’installation du logiciel, nous nous sommes aperçu qu’il y avait des fichiers Excel “cachés“ et que parfois plusieurs personnes avaient rassemblé des données similaires. Des données qu’elles peuvent maintenant partager automatiquement et instantanément », explique Xavier Poullain. Parmi ces données échangées automatiquement entre les services figurent les numéros de carte grise, ce qui évite notamment au service comptabilité de revenir vers la gestionnaire de parc pour les obtenir.

Une bibliothèque configurable

« Un logiciel, c’est aussi la capacité de disposer d’une bibliothèque illimitée de documents », rappelle Valérie Jodor chez Ista. Et tout comme pour les indicateurs générés par le logiciel, les accès à cette bibliothèque sont configurables. Toujours chez Ista, il revient à Valérie Jodor de gérer avec le logiciel toute la partie financière liée la flotte. Cette responsable bénéficie pour cela d’un accès spécifique. « Nous avons quatorze agences sur le territoire, reprend Valérie Jodor. Et dans ces agences, les secrétaires accèdent à un périmètre défini, par exemple pour la gestion des cartes carburant et de leurs codes, etc. Elles ont aussi accès à des indicateurs pour gérer le contrôle technique ou signaler aux directeurs d’agence des anomalies liées au carburant. » En résumé : toutes les opérations ou alertes que Valérie Jodor ne peut pas effectuer ou suivre à l’échelon national.