Covid-19 – Paula Opris, Gutenberg Agency : « Nous travaillons sur la prochaine “gestion de flotte” »

Alors que son parc de 72 véhicules est à l’arrêt durant le confinement, l’agence de communication Gutenberg Agency se concentre sur le renouveau de sa gestion de flotte et le calcul de son TCO 2020, mais reste aussi disponible pour répondre aux questions de ses collaborateurs, notamment concernant l’entretien et le renouvellement des véhicules.

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Paula Opris, Gutenberg Agency

Paula Opris, gestionnaire de flotte auto et mobile, Gutenberg Agency

Quels ont été les effets des mesures de confinement sur l’activité de la flotte ?

Depuis le 17 mars, l’effet le plus marquant, c’est la France, l’Europe et le monde qui se sont quasiment arrêtés. Le choc ! La majeure partie de mes collègues est en télétravail depuis le 17 mars. En conséquence, la plupart de nos véhicules sont tous ou presque à l’arrêt, mis à part des déplacements professionnels nécessaires vers nos sites en région parisienne ou en province, ou tout simplement des trajets pour faire les courses lorsque les commerces ouverts sont éloignés du domicile – notre flotte se compose essentiellement de véhicules de fonction. Les véhicules sont garés dans un parking ou devant les domiciles de nos collaborateurs et certains comme les véhicules de service sur nos sites. L’une des conséquences visibles est la consommation de carburant, de péages et de parkings qui a chuté de moitié en mars par rapport au mois précédent.

Comment avez-vous adapté la gestion de la flotte ?

Nous nous sommes adaptés avec de nouvelles conditions de travail, lors de la première semaine, comme tous ceux dans la même situation. La flotte a été mise en « stand-by » pour répondre aux demandes urgentes de matériel mobiles afin de faciliter le télétravail des collègues où qu’ils se trouvent.

Ensuite, j’ai préparé quelques « conseils pratiques et simples pour l’entretien des voitures en période de confinement », avec des liens de prestataires ouverts en cas de besoin ou de panne, ou tout simplement pour éviter une contravention en cas de contrôle technique de plus de trois mois (en tenant compte du délai supplémentaire accordé par le gouvernement). Ce petit mémo été transmis à l’ensemble de nos collaborateurs sur notre intranet.

Que faites-vous alors que la flotte est à l’arrêt ?

Nous travaillons sur la prochaine « gestion de flotte ». L’idée est de mettre un peu d’air pur dans notre processus qui date de 2012. Nous profitons de notre emploi du temps « spécial confinement » pour travailler sur ce projet, en mettant à profit nos propres expériences passées, combinées avec les nouveautés actuelles (constructeurs, loueurs, lois et décrets) et les enjeux de notre agence.

En pratique, nous avons un peu plus de temps pour regrouper et analyser l’ensemble de nos informations afin travailler sur notre TCO 2020, en comparaison avec notre TCO 2019. C’est un bon exercice, il servira par la suite à cibler les dérapages éventuels et à définir les besoins de la flotte de façon plus juste. Par exemple, nous savons déjà que les plafonds de nos cartes carburant seront un peu plus adaptés aux besoins réels.

Concernant le plan de mobilité, les projets sont ralentis mais pas forcément retardés. Les services impliqués ont travaillé sur le sujet. Je suis certaine que le confinement apportera d’autres questions et réponses que nous mettrons certainement en pratique par la suite, dans des circonstances moins catastrophiques, nous l’espérons.

Quelles difficultés avez-vous rencontrées ?

La première des difficultés, c’est le délai de livraison liés aux renouvellements des véhicules et aux retards pris sur les commandes pendant le confinement. Pour y remédier, nous recherchons essentiellement des véhicules disponibles sur stock. Cela dit, nous restons dépendants de la reprise de nos prestataires pour finaliser ces recherches.

De plus, toutes les révisions et les entretiens ainsi que les restitutions sont à l’arrêt. Nous avons demandé à nos prestataires de travailler d’ores et déjà sur les frais (sans pénalités de retard) des restitutions tardives dues au confinement, ainsi que sur la prolongation de certains leasings pour appréhender les renouvellements dans les meilleures conditions. L’essentiel est de trouver un terrain d’entente car toutes les parties sont touchées par les difficultés actuelles.

Qu’en est-il pour votre travail personnel ?

En temps normal, je bouge souvent de mon bureau pour entre autres contrôler régulièrement nos véhicules dans le parking, prendre des photos des sinistres, faire le nécessaire pour préparer les restitutions. Et en plus de la charge de travail au quotidien, je reçois mes collègues pour répondre à leurs questions, ce qui est l’occasion d’échanges sympathiques.

En confinement, l’essentiel est de garder un certain équilibre de travail lorsqu’on est à la maison avec toutes les distractions qui nous entourent. Ce n’est pas vraiment évident de se concentrer sur un tableau Excel sans avoir tout ce qu’il faut sous la main et c’est assez frustrant de ne pas pouvoir « bouger ». Mais la santé avant tout !

Comment anticipez-vous la fin du confinement ?

Pour minimiser les pannes éventuelles, nous avons anticipé en diffusant un petit mémo des précautions à prendre avec les véhicules restés à l’arrêt (batterie déchargée, pneus déformés, etc.). Nous avons conseillé à nos collaborateurs d’essayer autant que possible de démarrer les voitures au moins une fois par semaine et si possible de faire un petit tour, du pâté de maison par exemple, pour les entretenir. Nous leur recommandons en outre de vérifier les niveaux et surtout de désinfecter l’intérieur du véhicule et les poignées, de les laver si possible, etc.

En parallèle, nous restons disponibles pour répondre aux questions « courantes » et à celles concernant les prochains renouvellements. Sur ce dernier point, nous mettons l’accent sur les options qui risquent de « plomber » le CO2 d’un véhicule, comme un toit ouvrant par exemple, et privilégions les options de « sécurité », dans le respect des budgets (hors remises) alloués par segment. Toutefois, il est difficile d’obtenir des devis détaillés avec l’incidence de chaque option sur le CO2 final.

Le confinement aura, je l’espère, encouragé à la modernisation du plan de mobilité avec son impact sur la flotte. Celle-ci doit absolument évoluer avec notre époque et avec les leçons tirées du confinement. Quid de l’hybridation, de l’électrisation avec le « switch » vers un véhicule thermique pour les longs trajets, des tarifs de la LLD qui restent encore très élevés, des moyens, etc. ?

Enfin, le retour au bureau s’annonce avec une certaine appréhension et avec de nouvelles habitudes à prendre : gestes barrières, masques, gants, etc.

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La flotte en chiffres

72 véhicules

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