Pharmafield : numériser, la marche à suivre

Àla tête de la flotte de Pharmafield, Cyril Englert le souligne d’emblée : « La numérisation d’un parc constitue un gain de temps pour tout le monde. Cela améliore aussi notre efficacité et évite une gestion “papier” chronophage », ajoute ce responsable. En citant, pour les conducteurs, l’accès à toutes les informations sur leur véhicule, par exemple pour prendre connaissance des procédures d’utilisation en cas de crevaison ou de maintenance, etc. « J’ai souhaité numériser la flotte pour faciliter la vie de mes conducteurs donc, mais aussi pour simplifier les démarches administratives et gagner de la place : les amendes et les cartes grises ne sont plus à stocker », poursuit Cyril Englert, pour Pharmafield.

Un audit des conducteurs de Pharmafield

Pour mener à bien ce projet, ce responsable conseille, tout d’abord, d’auditer ses conducteurs. « J’ai ainsi mesuré ce qui était important pour eux et j’ai centralisé toutes les procédures administratives. Ils s’inquiétaient de connaître comment et qui contacter en cas de problème. Maintenant, le tout figure dans leur application », relate Cyril Englert. Qui s’est ensuite mis en quête du bon outil de gestion afin de bénéficier de toutes ces informations dans son smartphone, de recevoir le code de sa carte carburant ou de dématérialiser les procédures.

« Une fois déployé l’outil du prestataire GAC Technology, j’ai réalisé un gros travail pédagogique pour expliquer aux collaborateurs que le logiciel était devenu “leur gestionnaire de parc” auquel ils doivent se référer », reprend Cyril Englert. Ce dernier a alors mené une campagne de communication auprès des conducteurs pour leur exposer comment l’application leur faisait gagner du temps. « Avec l’outil, ils ne sont plus dépendants du service de gestion de flotte. Ils ont accès à toutes les informations en quelques secondes, sans attendre de réponse par e-mail ou de retour par téléphone », avance ce responsable.

Des procédures à jour

Ces conducteurs ont aussi pris conscience que l’application est toujours à jour des dernières procédures et de tous les changements de processus, un point d’autant plus important que l’entreprise travaille avec plusieurs fournisseurs de carburant et plusieurs loueurs. « Cette informatisation m’a donc permis de supprimer tous les à-côtés administratifs, comme la pochette conducteur pour recueillir les papiers administratifs du véhicule. Et à terme, tout sera dématérialisé : cartes carburant, constats et badges autoroutiers compris, anticipe Cyril Englert. Ce qui contribue aussi à limiter le temps de prise en main du véhicule. »

Cyril Englert constate aussi que l’outil a véritablement changé sa façon de gérer la flotte de l’entreprise. « Je consacre beaucoup moins de temps aux e-mails et aux appels. Le taux d’anomalies a aussi beaucoup diminué. Les conducteurs savent chez qui aller pour une révision ou une panne. Ils reçoivent aussi des notifications automatisées pour les révisions à réaliser. C’est désormais fini le temps où il fallait “gérer” des vidanges non effectuées », se réjouit ce responsable.

Cyril Englert met aussi en avant un élément majeur pour réussir la mise en place de l’outil de gestion chez Pharmafield : la formation. « Pour les conducteurs, le dispositif se veut relativement intuitif. Le point de vigilance consiste à s’assurer qu’ils ont bien téléchargé l’application. On peut aussi l’installer d’office sur les téléphones professionnels des collaborateurs. Pour ma part, GAC Technology m’a formé en quelques heures pour paramétrer le système. C’est assez facile », note Cyril Englert.

Contourner les écueils

Reste que des réticences peuvent contrarier la numérisation d’une flotte. « C’est surtout le fait des anciennes générations qui préfèrent le rapport humain et le conseil au téléphone. C’est cependant une minorité et tout le monde s’est finalement acclimaté à l’application. Un dernier point concerne le sentiment de traçage que certains peuvent redouter. Pour contourner cet écueil, j’ai pris bien soin d’attester auprès de tout le monde que les données de géolocalisation ne remonteraient pas dans notre centre de gestion », conclut Cyril Englert.