Prestataires : des TPE-PME très convoitées

Pour financer leurs véhicules, les TPE-PME font souvent le choix de l’acquisition au détriment de la location longue durée auprès de prestataires. Mais le recours à la LLD contribue aussi à limiter le temps passé à gérer le parc, un bénéfice appréciable pour des entreprises qui possèdent rarement les ressources nécessaires pour consacrer un salarié à la flotte.

« Dans le contexte actuel, totalement inédit, des entreprises sont confrontées à des difficultés en interne. Elles ont moins de temps à consacrer à la gestion des véhicules, confirme Raphaël Rousset, dirigeant de Mobilease, fleeteur et société de conseil en gestion de flotte. C’est surtout vrai des structures de taille intermédiaire qui ne possèdent pas d’organisation spécifique. Les directeurs financiers, les acheteurs ou les dirigeants dans certains cas, qui ont la responsabilité du parc, ont d’autres priorités. Mais pour autant, ces entreprises ne peuvent pas négliger ce poste », poursuit Raphaël Rousset.

Des outils pour les TPE-PME

Ces dernières années, des loueurs et fleeteurs se sont ainsi spécialisés dans les TPE-PME au-delà du simple financement. Et ces prestataires commercialisent auprès de la clientèle TPE-PME des outils destinés à simplifier la gestion du parc mais aussi à apporter un service supplémentaire aux conducteurs.

« Nous avons créé en interne un outil pour répondre à nos clients pour leurs demandes de facturation et de reporting », indique Marc Charpentier, directeur commercial de One Lease. Ce loueur, créé en 2017 par d’anciens salariés de Parcours, cible prioritairement les petites flottes de dix à vingt véhicules jusqu’à 200. « Nous avons aussi développé un extranet à destination du gestionnaire de parc. Il peut y retrouver l’ensemble de ses contrats, cartes vertes, grises, documents de livraison des véhicules, de suivi des sinistres, amendes, maintenance, enlèvement carburant, etc. », énumère Marc Charpentier. À noter que One Lease étend également ses outils à une application destinée aux conducteurs, « afin de retrouver le suivi d’entretien et de prendre des rendez-vous dans les garages », précise Marc Charpentier.

Flease, un loueur spécialiste des véhicules d’occasion financés en LLD, accompagne aussi sa prestation d’un ensemble de services pour simplifier la gestion de parc. Flease destine sa prestation prioritairement aux entreprises jusqu’à cinquante véhicules et met à leur disposition une interface pour suivre l’ensemble des données de leur flotte : loyer, fiscalité, échéance d’entretien. Une interface alimentée en données par les boîtiers télématiques qui équipent l’ensemble des véhicules du loueur.

Des outils de gestion…

« Avec la télématique, nous récupérons les kilométrages et nous bénéficions d’un reporting par personne de l’utilisation des véhicules », décrit Manuel Berland, président de Fillup Media, un client de Flease, spécialiste de la vente d’espaces publicitaires sur les écrans des pompes à essence. Sa flotte compte 26 véhicules dont une partie en location chez Flease. « Avec l’interface de gestion de Flease, notre assistante commerciale en charge de la gestion de ce poste gagne du temps », ajoute ce responsable.

Mobilease propose aussi à ces clients une interface. « Elle permet de professionnaliser la gestion d’un parc et d’intégrer toutes les informations liées aux contrats : véhicules, collaborateurs, fournisseurs, etc. Elle offre aussi un pilotage beaucoup plus fin », argumente Raphaël Rousset.

De leur côté, les télématiciens développent pareillement des outils pour faciliter la gestion de flotte des TPE-PME. Et au-delà des fonctions de géolocalisation et d’organisation des tournées, leurs outils veulent contribuer à soulager le travail administratif des responsables de parc. Avec l’identification des conducteurs et la remontée d’informations liées à leurs horaires d’utilisation des véhicules par exemple. « Nous installons désormais les systèmes d’identification des conducteurs par badges dans 60 à 70 % des cas. C’est utile pour désigner les conducteurs, aussi bien en cas d’excès de vitesse que de défauts de paiement des parkings », avance Julien Rousseau, le P-DG du télématicien SuiviDeFlotte.

… à la télématique

Chez Baudin Châteauneuf, qui s’appuie sur un parc d’environ 700 véhicules, la télématique sert aussi à suivre les comportements de conduite des salariés au volant des utilitaires. « L’outil nous aide de même à rester vigilants sur les prises de carburant et la consommation des véhicules. Et il nous offre un meilleur suivi des entretiens », expose Yannick Moraux, directeur du service transport et garage de ce spécialiste de la transformation de l’acier. Un suivi qui ne constitue toutefois pas une priorité dans la plupart des TPE-PME. « Ces entreprises se penchent sur les performances de conduite mais sans les exploiter pleinement », note Julien Rousseau pour SuiviDeFlotte.

Autre fonctionnalité apportée aux TPE-PME par SuiviDeFlotte, la prise en compte par l’outil des spécificités de la convention collective à laquelle l’entreprise se rattache. « C’est utile pour calculer les indemnités auxquelles les salariés ont droit lors de leurs déplacements, illustre Fabien Rousseau. Les entreprises gagnent ainsi du temps sur l’administratif. »

Car si les TPE-PME améliorent leur gestion grâce aux outils vendus par leurs prestataires, rares sont celles, compte tenu de la taille de leur flotte, qui se tournent vers des outils de gestion capables de traiter l’ensemble des informations du parc : kilométrages, contrats, autopartage, du type de ceux commercialisés par GAC Technology ou encore Infoparc. Et les outils « maison » des TPE-PME demeurent alors des aides précieuses pour compléter ceux des différents prestataires.

Les outils « maison »

« Nous organisons le recours aux véhicules de pool via Office 365, décrit Alexandre Richet chez Advenis, un spécialiste en gestion de patrimoine immobilier. Le conducteur vient retirer la pochette complète du véhicule et la clé à la direction des achats, avec des instructions pour remettre en charge le véhicule. Il reçoit aussi des indications pratiques d’utilisation et des conseils de conduite pour optimiser l’usage du véhicule », poursuit ce directeur des achats, à la tête d’une flotte d’environ 70 véhicules, soit deux tiers de véhicules de service et un tiers de voitures de fonction.

Le fonctionnement ne se veut pas très différent chez ADS Group, un spécialiste de la vente et de l’installation de systèmes de sécurité à destination des entreprises. « Nous gérons, avec des tableaux Excel, les dates des révisions et des réparations. Ainsi, nous pouvons voir si des changements de plaquettes de frein ne sont pas trop fréquents pour certains conducteurs », indique Jordan Pitaval, responsable des achats, qui gère un parc de 71 véhicules.

En matière de gestion de flotte pour les TPE-PME, quels que soient les apports des différents prestataires, le tableur Excel devrait continuer à rester une valeur sûre encore quelques années.