Réduction des coûts : des recettes éprouvées

Pour tirer les coûts vers le bas, la négociation reste, on s’en doute, le premier levier actionné par les responsables de parc. « Nous négocions les prix et les remises avec les constructeurs puis avec les loueurs », illustre Benoît Comte. Gestionnaire des quelque 850 véhicules de la flotte d’Harmonie Mutuelle, Benoît Comte fait appel à trois loueurs différents. « Nous avons des contrats avec eux pour des durées de trois ou quatre ans. Nous les sollicitons tous les ans pour qu’ils proposent des véhicules avec des montants potentiels de remise, des primes de volume, etc. Réalisées par la direction achats du groupe, ces négociations mises bout à bout avec les loueurs et les constructeurs nous permettent au final de sélectionner le véhicule au meilleur prix », poursuit Benoît Comte.

Négocier, premier levier

Cette négociation sur les prix se veut pareillement incontournable chez Bouygues Construction qui se fournit auprès des constructeurs français Renault et PSA. « Nous fonctionnons avec des cycles de négociation semestriels ou annuels, ainsi que des outils d’appel d’offres pour mettre systématiquement en concurrence les loueurs entre eux », décrit Pierre Boscart, responsable du service véhicules, soit un total de 10 000 véhicules (voir son témoignage). Pour peser dans ces négociations, Bouygues Construction bénéficie aussi d’un effet de volume : « Nous massifions les achats à l’échelle du groupe en réunissant ceux de Bouygues Telecom, Bouygues Immobilier, Colas et TF1, etc., énumère le responsable. C’est une des filiales qui prend la main sur le dossier en incluant les autres dans un groupe de travail pour définir les besoins et suivre le dossier, détaille Pierre Boscart. Avec le loueur, c’est Bouygues Construction qui mène la négociation, alors que Colas prendra la main sur d’autres dossiers comme le carburant ou les pneus. »

Autre levier incontournable pour optimiser le TCO : un meilleur suivi des postes de dépenses. Toujours chez Bouy­gues Construction, Pierre Boscart porte une attention particulière au suivi des délais de livraison des véhicules de location. « Les véhicules d’attente génèrent des coûts », relève ce responsable. Une meilleure organisation des livraisons contribue donc à restreindre l’usage de véhicules de location de courte ou moyenne durée notamment. « Et nous négocions les tarifs de la LMD pour les délais incompressibles ou lors des immobilisations d’autres véhicules de la flotte pour des raisons variées (réparations, accidents) », ajoute Pierre Boscart. Qui gère aussi un pool de véhicules en propre pour faire face aux besoins temporaires.

Surveiller délais et durées

Diminuer la durée des contrats de location peut aussi contribuer à une meilleure maîtrise du TCO. C’est vrai chez Technip FMC. Le spécialiste du conseil et des solutions pour l’exploitation du gaz et du pétrole a systématiquement passé cette durée de 48 à 36 mois. « Nous bénéficions donc toujours des derniers modèles en parc. Ils sont plus efficients en consommation et moins émetteurs de CO2. La location sur quatre ans augmentait entre autres le risque de réparation », estime Florent Duvault. Un changement qui a généré des économies notables selon ce responsable achat et manager de la flotte de 200 véhicules, pour l’essentiel des voitures de fonction (voir le témoignage de Florent Duvault).

D’autres dépenses intégrées au coût du contrat de location peuvent pareillement s’optimiser grâce à un suivi accru, à l’image des prises de carburant. Chez Bouygues Construction, ce poste carburant compte pour un tiers dans le TCO de la flotte. Un poids qui a incité l’entreprise à améliorer son encadrement. « Nous avons un suivi et des règles d’utilisation que nous contrôlons régulièrement », expose Pierre Boscart.

Gérer en direct…

Et si les coûts de certains postes des contrats de location peuvent être revus à la baisse en en renforçant le suivi, leur optimisation économique passe aussi par une gestion en direct, en dehors des contrats. Pour maîtriser ses coûts annexes, le Groupe Henner, spécialiste de l’assurance, a par exemple décidé de réduire au minimum le nombre de pneus dans les contrats de location. « Nous préférons prévoir moins de pneus et en rajouter si nécessaire en fonction des kilométrages. Dans ce cas, nous orientons les conducteurs vers les enseignes aux prix les plus intéressants du marché ; nous avons des accords tarifaires préférentiels avec l’une d’entre elles », explique Christophe De Peretti, gestionnaire des 108 VP de la flotte du Groupe Henner (voir le témoignage).

Pizzorno Environnement raisonne de façon assez semblable : « Pour l’entretien, nous suivons les préconisations des constructeurs. Nous avons des accords avec eux et ils effectuent l’ensemble du suivi. Avec les pneus, nous bénéficions pour les véhicules légers des remises pratiquées pour notre flotte de poids lourds et engins de chantier par les enseignes Point S et Vulco », relate François Feracci, directeur matériel et parc, à la tête des 1 300 véhicules de ce spécialiste de la collecte et du recyclage des déchets (voir le témoignage).

Chez Bouygues Construction, à l’inverse, la plupart des contrats de location intègrent l’entretien et les pneus. « Mais nous passons par un distributeur pour les pneus hiver », souligne Pierre Boscart. Car si faire appel à un prestataire peut contribuer à optimiser les coûts, les gains économiques se trouvent souvent contrebalancés par une « gestion lourde et coûteuse, observe ce responsable. Pour y remédier, nous allons généraliser le pneu quatre saisons à toute la flotte. »

… ou faire appel aux loueurs

Le coût de la gestion de ce poste des pneus peut en effet se révéler dissuasif. Chez Harmonie Mutuelle, l’estimation des gains du recours à un pneumaticien n’est pas favorable : « Si nous traitions en direct ces prestations avec des enseignes, cela ne serait pas nécessairement plus rentable, constate Benoît Comte. Les loueurs ALD Automotive ou LeasePlan nous font aujourd’hui bénéficier de conditions de service et financières de bon niveau. » Harmonie Mutuelle préfère aussi traiter directement avec ses loueurs pour un autre poste de dépenses important : celui des restitutions. Cette mutuelle laisse ainsi à son loueur le soin de remettre en état les véhicules. Les coûts facturés ont toutefois fait l’objet de négociations entre les deux partenaires en amont, précise Benoît Comte : « Nous avons obtenu des conditions de restitution encadrées qui nous garantissent des frais éventuels de remise en état performants. Un principe de calcul intégrant des remises est appliqué, auquel nous retranchons un montant fixe de franchise. Cet accord est beaucoup plus avantageux que de nous assurer et de faire faire nous-mêmes les réparations avant restitution quand cela est nécessaire. »

Des entreprises tel Technip FMC choisissent d’arbitrer en interne l’opportunité d’effectuer les réparations avant le retour des voitures. « Nous réparons les véhicules avant restitution pour 98 % du parc, avance Florent Duvault. Et par expérience, sur les 2 % restants, nous savons que réparer reste plus avantageux économiquement. »

Optimiser les restitutions

Le Groupe Henner suit un raisonnement similaire : « Pour l’assurance, nous avons optimisé les dépenses en choisissant de confier la gestion à notre filiale Henner IA. Pour les sinistres inférieurs à la franchise et sans tiers identifié, nous avons des accords avec des carrossiers à des tarifs préférentiels et des services associés comme la prise en charge du véhicule sur le lieu de travail. Une estimation des coûts de remise en état est aussi réalisée en amont, afin de déterminer s’il est intéressant ou non de réparer avant la restitution », détaille Christophe De Peretti.

Chez Henner, les réattributions des véhicules constituent aussi un levier important pour maîtriser les coûts. « Nous y travaillons afin d’éviter d’avoir des véhicules “tampons“ ou des pénalités pour restitution anticipée. Cela est possible grâce à une collaboration étroite avec la DRH : celle-ci nous informe dès que possible des entrées et sorties. Nous pouvons alors anticiper et optimiser notre gestion : report des commandes, réduction de la durée des contrats, etc. », reprend Christophe De Peretti.

Un tel fonctionnement ne vise pas seulement des bénéfices économiques, il permet aussi de rendre l’étape de la restitution plus simple, notamment pour les conducteurs. Car si l’adéquation entre un TCO optimisé et de moindres contraintes pour les conducteurs reste difficile à résoudre, elle n’en est pas moins incontournable, surtout pour les véhicules de fonction (voir aussi l’encadré ci-dessous).