La car policy ne s’applique pas aux véhicules de service car ceux-ci ne sont pas utilisables pour les déplacements personnels. Néanmoins, un véhicule qui aura toujours le même conducteur est de facto nominalement attribué à un collaborateur, même si ce dernier ne l’utilise que pendant les heures de travail et pour le travail. De plus, on constate assez souvent que ce véhicule est aussi utilisé pour le trajet domicile-travail, car le collaborateur se rend fréquemment directement depuis son domicile sur les lieux de la première mission, sans passer par le bureau.
Dans les faits, même si le véhicule (VP, VU ou VS) n’est pas utilisable en soirée, week-end et vacances, il est donc entièrement confié à un collaborateur. Il convient donc de réguler l’utilisation de ces véhicules de service.
1. Présentation générale
Il convient de rédiger un préambule qui précise l’objet du règlement et la politique de l’entreprise en la matière.
2. Périmètre d’utilisation
- Déplacements professionnels
- Trajet domicile-travail si autorisé
3. Organisation
Il est souhaitable de préciser la répartition des responsabilités des procédures de gestion de flotte au sein de l’entreprise : qui est responsable de quoi, à qui s’adresser pour tel ou tel problème.
4. Contribution du conducteur
Si le trajet domicile travail est autorisé, y a-t-il une contribution du conducteur ou un avantage en nature déclaré ? Si l’entreprise demande au collaborateur une participation financière qui sera prélevée sur son salaire, celle-ci doit être précisée. L’accord formel du collaborateur doit être obtenu par écrit pour opérer un prélèvement.
5. Permis de conduire
Le règlement doit spécifier que les collaborateurs bénéficiaires doivent être titulaires d’un permis de conduire valide et qu’ils s’engagent à informer l’entreprise de son éventuelle suspension.
6. Gestion en bon père de famille
Il convient de rappeler ici que le véhicule confié doit, selon l’expression consacrée, être géré « en bon père de famille ». Le conducteur doit respecter le code de la route, faire entretenir le véhicule, informer de toute anomalie le service de gestion du parc auto de l’entreprise, etc. Il est également impératif d’exiger un état de propreté intérieur et extérieur du véhicule.
7. Amendes routières
Le conducteur s’engage à régler ses amendes.
8. Dispositions en cas d’accident
9. Dispositions en cas de panne
10. Dispositions en cas de crevaison
11. Dispositions lors de restitution LLD
12. Autres règles spécifiques à l’entreprise
13. Acceptation formelle du règlement automobile par le collaborateur
Il est absolument indispensable qu’à chaque renouvellement de véhicule, le document soit formellement accepté par le collaborateur. Vous trouverez ci-dessous une suggestion de formulaire.
Suggestion de formulaire
Je soussigné(e), Prénom ………………………………… Nom ……………………………………
Né(e) le ……………………………………………………………. À ………………….……………………….
Adresse………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………………………………………….
Permis de conduire n°……………………………… délivré le …………………………… à ……………………
Fonction au sein de ………………………………………………
Déclare sur l’honneur :
- Avoir reçu le document intitulé « règlement d’utilisation » des véhicules de « Société » qui recouvre tous mes droits et obligations relatifs au véhicule de fonction qui m’a été attribué et en avoir pris connaissance.
- Être titulaire d’un permis de conduire en cours de validité (non suspendu ou annulé, et avec au moins un point).
- M’engager à notifier immédiatement toute suspension ou annulation de mon permis de conduire à « Société ».
- M’engager à conduire et à gérer ce véhicule en « bon père de famille ».
- M’engager à respecter le code de la route, les bonnes pratiques de sécurité routière et les consignes et injonctions des autorités.
- Accepter pleinement la responsabilité du véhicule qui m’est confié, ceci incluant le règlement immédiat de toutes les amendes routières.
Fait à ………………….. Le ……………….
Signature du collaborateur
Précédée de la mention « Lu et approuvé »
