Responsable de parc : le portrait-robot

Les gestionnaires de parc dépendent de directions différentes, selon l’histoire et les caractéristiques de l’entreprise, mais aussi en fonction de la nature et la taille de la flotte.

« Dans les petites entreprises, il n’y a pas de service et de poste spécifiques. Il s’agit alors d’une tâche parmi d’autres. Parfois, le secrétaire général s’occupe aussi du parc. Parfois, c’est le responsable des achats. Dans les organisations de plus grande taille, cette fonction se fait plus structurée », remarque Mélodie Arenou, gestionnaire de la flotte d’OGF (4 000 véhicules dont 2 900 VL), spécialiste des obsèques et des services funéraires qui intègre une direction logistique, flotte et approvisionnements.

Le poste, quand il est défini en tant que tel, peut relever des services généraux, des achats, des finances ou des ressources humaines. Ainsi, Jean-Pierre Tran pilote un parc de 400 véhicules chez Orangina Suntory France, sous la houlette des RH : « Cela s’explique parce que la voiture fait partie de la politique sociale de l’entreprise, du package de rémunération », justifie-t-il.

Des profils variés et souvent autodidactes

De quels horizons viennent ces gestionnaires ? De fait, les profils demeurent très variés et ces responsables ont souvent occupé plusieurs postes au préalable, ce qui leur confère une bonne vision des métiers et des besoins des utilisateurs – une connaissance indispensable.

« Dans ce métier, chacun arrive avec son bagage, en étant passé par les ressources humaines, les achats ou les finances, et apprend ensuite les autres facettes au contact des services car ce poste touche à de nombreux aspects de l’entreprise », souligne Mélodie Arenou.

À métier atypique, profils atypiques. De nombreux responsables sont autodidactes. « J’ai fait des études de dessinateur industriel », relate Pascal Pugnant qui gère les 343 véhicules de la flotte du Crédit du Nord, après avoir occupé plusieurs postes dans cette banque, en agence, aux RH, aux achats informatiques, etc.

Nathalie Soulhol, passée directement du poste d’assistante de direction à celui de responsable de la flotte du laboratoire pharmaceutique Takeda France, gère 170 VP. Elle a dû « se jeter à l’eau pour mettre en place la politique automobile, se pencher sur tous les dossiers, découvrir des notions comme le TCO ou la valeur résiduelle. » Comme un bon nombre de ses collègues, elle consacre à peu près la moitié de son temps à la flotte, son poste couvrant également la politique des voyages et celle des cartes affaires.

Mais ces gestionnaires sont aussi de plus en plus nombreux à avoir suivi des études commerciales, à l’image de Mélodie Arenou pour OGF : « Une école de commerce comme celle que j’ai faite donne de bonnes bases sur l’ensemble des sujets à traiter : contrats fournisseurs, suivi financier, aspects RH ou bien encore compréhension des différents métiers au sein de l’entreprise, etc. », estime-t-elle.

Fanny Amé est arrivée sur le marché de l’emploi avec un BTS forces de vente. « Je n’étais donc pas prédestinée à m’occuper d’une flotte », note cette gestionnaire de parc au sein d’Axéréal. Après des postes dans la banque et l’assurance, elle a intégré cette coopérative agricole où elle gère 900 véhicules depuis près de trois ans (voir aussi notre débat).

Les experts automobiles, une minorité

« Une formation commerciale à la base aide dans ce métier où les contacts et échanges sont nombreux, tant avec les loueurs, les prestataires, les services de l’entreprise et les collaborateurs. Mais c’est un défi quand l’on ne connaît rien au départ à l’automobile », pointe Fanny Amé. Ce qui explique que de nombreux gestionnaires de flotte se définissent comme « curieux » et « adaptables ».

Fabrice Chevillat fait partie de la minorité des spécialistes de l’automobile : « Je suis carrossier au départ. Je suis ensuite entré chez Calandre, spécialiste de la location de véhicules haut de gamme. J’ai été formé sur le tas à l’achat de véhicules, au suivi financier et à celui d’une flotte. Puis, chez le fleet manager Pyxis, j’ai construit la plate-forme de gestion des véhicules. Ensuite, j’ai été responsable d’un site de maintenance de 6 000 véhicules chez Rent A Car », détaille ce responsable mobilité de l’opérateur télécom Paritel, à la tête de 400 véhicules. Depuis onze ans, il exerce ce métier, d’abord pour un laboratoire pharmaceutique, puis à son poste actuel.

Bien connaître les prestataires

Autant dire que plus rien n’est étranger à Fabrice Chevillat dans le monde de l’automobile. « Gestionnaire de parc est un métier à part entière dont il faut connaître les ficelles. Il faut être au fait de l’activité des prestataires, de la location à la maintenance, en passant par les pneus et la carrosserie. L’idéal est d’être issu de l’un de ces métiers. Si l’on connaît mal ce milieu, on court le risque de subir des majorations de tarif sans même les voir », prévient-il.

Fabrice Chevillat poursuit : « En effet, il faut savoir décrypter une facture, vérifier si la bonne intervention a été faite, sans ajout, et si le temps passé correspond pour la valider. Sur les plates-formes des loueurs, on retrouve d’ailleurs beaucoup d’anciens mécaniciens ou carrossiers. Cette connaissance est aussi nécessaire pour mettre en concurrence et analyser au mieux les marchés. » Certes, lorsqu’un package est pris chez le loueur (maintenance, assurances, pneus et véhicules de remplacement compris), le niveau de compétences requis peut être moins élevé. Mais Fabrice Chevillat préfère n’inclure que le loyer financier et l’entretien dans le contrat avec le loueur pour réaliser le plus d’économies possible, « de l’ordre de 10 % en trois ans, soit 1,5 million d’euros », assure-t-il.

Pour Jean-Philippe Berger, responsable des services généraux et de 400 véhicules chez Yves Rocher, l’automobile est aussi « une passion ». Après un bac G2 en gestion-comptabilité, il est devenu moniteur d’auto-école pendant cinq ans, avant d’entrer dans une filiale de Suez-Lyonnaise des Eaux comme commercial et d’y exercer ensuite des responsabilités plus techniques. Il a occupé ensuite le poste de responsable des services généraux et du parc dans plusieurs sociétés : « Cela fait désormais 25 ans et c’est un vrai plaisir de pouvoir exercer un métier dans une branche où je peux garder un pied dans l’automobile. Cela a constitué un moteur pour prendre ce poste qui associe mes deux expertises. »

Pour Jean-Philippe Berger, demeure indispensable « une vraie connaissance du marché des produits liés à l’automobile et des mécanismes financiers liés à la LLD, la fiscalité et le TCO. Si je devais embaucher pour un tel poste, je choisirais une personne qui a au moins trois ans d’expérience dans l’automobile, par exemple un profil issu des milieux de la location ou qui a déjà exercé à cette fonction. »

Faut-il pour autant être passionné d’automobile ? « On fait mieux les choses que l’on aime », fait remarquer Jean-Pierre Tran d’Orangina Suntory France. Un avis que partagent tous les responsables de parc, même ceux arrivés par hasard dans le métier.

L’expérience de l’automobile, un pré-requis ?

« Je suis toujours passionnée car il s’agit d’un métier complet où il faut sans cesse être à l’écoute et se remettre en question, où il y a toujours des nouveautés et des changements. Ainsi, hier, nous étions au diesel. Demain, nous aurons certainement plus de véhicules essence, hybrides ou électriques », relate Jeanine Le Sourne entrée chez Bouygues Telecom il y a vingt ans pour créer le poste de responsable de parc (1 070 véhicules à ce jour).

Pour Jean-Philippe Berger, « le gestionnaire de parc est un chef d’orchestre. Il ne peut pas être bon dans tous les domaines mais il se doit d’être polyvalent. C’est d’autant plus indispensable quand le poste est multi-casquettes et inclut l’ensemble des services généraux, c’est-à-dire non seulement la flotte, mais aussi le nettoyage, la restauration, la conciergerie, le gardiennage et la gestion des bâtiments. J’ai dû suivre la construction d’un bâtiment de 25 000 m2 ; j’ai alors été tuteur et formateur d’un collaborateur également passionné par l’automobile. Ce qui permet aussi de me détacher un peu des “bobos“ du quotidien, nombreux avec la flotte. »

Gestionnaire, un métier de « touche-à-tout »

Le responsable de parc touche à de nombreuses problématiques : financières, fiscales, commerciales, RH, achats, etc. « Des binômes se créent, souligne Jean-Philippe Berger. S’il n’est pas indispensable d’être un as en RH, il faut travailler étroitement avec les services compétents. Chez Yves Rocher, les RH se reposent sur mon expertise pour créer la car policy et les grilles d’attribution. Je leur conseille des véhicules en fonction de la fiscalité, du marché et des technologies, notamment pour les véhicules verts. De fait, nous avons déjà intégré une quarantaine d’hybrides et d’électriques, soit 20 % des véhicules de fonction et statutaires. »

« Le service RH établit la grille d’attribution dans la mesure où nos voitures sont des véhicules de fonction attribués, différents selon que la personne est responsable d’agence, responsable de groupe, etc. », explique Pascal Pugnant pour le Crédit du Nord. Outre les RH, ce gestionnaire de flotte est amené à travailler avec toutes les directions : direction générale, services régionaux et services financiers pour effectuer des points budgétaires trimestriels. « Je recueille les informations nécessaires auprès du loueur, je réalise des tableaux synthétiques et je les envoie à la direction financière. J’effectue les calculs de TCO pour notre maison-mère, la Société Générale, où un responsable est chargé des négociations avec les constructeurs », décrit Pascal Pugnant.

Au sein d’OGF, Mélodie Arenou est en contact « avec la direction des achats pour les négociations et les référencements des fournisseurs, le contrôle de gestion pour le suivi du budget global, l’informatique pour la définition et la mise en œuvre des outils de reporting, de gestion et de suivi des véhicules, la direction des métiers pour la définition des besoins, et même avec le marketing pour logoter les véhicules. »

Des contacts permanents en interne

« C’est un métier de “touche-à-tout“, ce qui en fait un métier passionnant, jamais routinier. Une journée ne ressemble jamais à une autre », résume Jean-Pierre Tran d’Orangina Suntory France. Ce dernier a un cursus financier avec, au départ, un bac G3 et un diplôme de sciences économiques. « J’ai commencé comme comptable dans une PME, ce qui amène à toucher à tout : achats, services généraux, administratif, informatique. Cela a été très formateur. J’avais aussi en charge un parc d’une cinquantaine de véhicules », rappelle ce gestionnaire. Après un passage au service comptabilité d’une télévision, la 5, qui a mis la clef sous la porte, Jean-Pierre Tran est revenu au sein de sa première entreprise en tant qu’assistant du directeur administratif et financier, avant d’entrer chez son employeur actuel où il gère 400 véhicules. Ce parc a évolué entre 160 véhicules, à son arrivée dans l’entreprise, jusqu’à 750, à l’époque de Cadbury-Schweppes.

« C’est un poste qui nécessite de la rigueur et un esprit analytique pour suivre les véhicules et les lois de roulage, pour anticiper les renouvellements et les remplacements, et analyser les nombreux indicateurs », affirme Pascal Pugnant pour le Crédit du Nord. De la rigueur aussi « pour faire appliquer par les conducteurs les procédures définies par l’entreprise », complète Mélodie Arenou.

La rigueur, un impératif absolu

« Il faut suivre l’ensemble des coûts qui nécessitent d’être de plus en plus détaillés pour gérer de plus en plus finement. Il convient aussi d’être vigilant pour suivre tout ce qui concerne la vie des véhicules, pour prévoir les pépins qui sont nombreux et trouver des solutions. Lors d’un défaut de livraison de véhicule, à nous de trouver rapidement une solution pour que le collaborateur poursuive son activité. Cela s’anticipe », expose Jeanine Le Sourne pour Bouygues Telecom.

« Il faut être pragmatique, aimer les chiffres et l’analyse, pour isoler les coûts et tenir les budgets, actionner les bons leviers d’optimisation, être sûr d’avoir choisi les bons critères pour établir des benchmarks efficaces entre les loueurs et les marques », estime Arnaud Renard, responsable des achats et services généraux, à la tête d’un parc de 210 véhicules en France et en Belgique pour Olympus, fabricant japonais de matériel médical, industriel et d’appareils photographiques. Ingénieur de formation, Arnaud Renard a débuté chez IBM, dans une usine de semi-conducteurs, à la gestion de la production, puis aux méthodes et ensuite à la planification. Entré chez Olympus en 2007 comme responsable logistique, il a pris son poste actuel en avril 2016. « Je cherchais un poste plus commercial, un métier de contacts. Et c’est le cas, je suis en perpétuelle négociation, en lien permanent avec les fournisseurs et les constructeurs pour conclure des accords tripartites. Mon prédécesseur m’a mis le pied à l’étrier en m’intégrant dans les négociations et les réunions avec les loueurs pendant un an, en me montrant les tableaux de bord et leurs utilisations », décrit-il.

La curiosité est une bonne qualité

Mais l’optimisation des coûts ne constitue en rien une chose innée : « Je m’y suis mise. Il faut certes savoir compter ! Mais il faut aussi une solide dose de bon sens, savoir analyser et prendre du recul », synthétise Nathalie Soulhol pour Takeda France.

D’autres qualités sont-elles nécessaires ? « La curiosité, très certainement, souligne Mélodie Arenou pour OGF, car c’est un métier où il faut en permanence se tenir au courant des nouveaux produits, des dernières technologies, pour les véhicules mais aussi pour tous les produits liés, la fiscalité, les équipements de sécurité, etc. Il faut rester à l’affût des nouveautés qui correspondent à la politique, à la stratégie et à la culture de l’entreprise. »

Pour Fanny Amé d’Axéréal, « il faut être inventif dans ses approches face au monde de l’automobile, ce qui permet d’apporter des solutions à l’entreprise pour les prestations et les services. Nous n’avons pas ou plus les mains dans le cambouis mais plus un rôle de veille et de recherche d’informations. » Des qualités qui, pour Jeanine Le Sourne de Bouygues Telecom, amènent à « savoir anticiper car nous devons déjà penser à 2020 pour être au top quand le marché aura évolué. »

Pour Arnaud Renard, le gestionnaire de parc doit être un bon négociateur, « et c’est certainement parmi les aspects les plus difficiles du métier, reconnaît ce responsable d’Olympus. Il faut savoir où se situent les marges de manœuvre de réduction des prix, lors des négociations avec les constructeurs, et sur la valeur résiduelle avec les loueurs. C’est d’autant plus essentiel que les uns et les autres se renvoient la balle. Quand je négocie avec BMW, il arrive que je sois renvoyé sur Alphabet et réciproquement. »

Selon Jean-Pierre Tran pour Orangina Suntory France, savoir négocier « reste une qualité indispensable pour optimiser les coûts. Par exemple, je viens de négocier un contrat avec un réseau pour les interventions de carrosserie. Cela évite les multiples factures et comptes fournisseurs et surtout, cela fait baisser le coût de l’heure de main-d’œuvre de 37 %. Ce qui devrait avoir aussi un impact positif sur les primes d’assurance. »

Surtout, être un bon négociateur

« Il faut aussi avoir un bon relationnel et de bons réseaux à la fois chez les loueurs, les assureurs, les constructeurs, les garagistes, les carrossiers et l’ensemble des prestataires, afin de travailler en confiance. Le relationnel reste essentiel car nous sommes en permanence à la recherche de solutions », insiste Fabrice Chevillat pour Paritel.

La diversité des échanges nécessite « de savoir s’adapter aux interlocuteurs, jongler entre des modes de communication différents, selon que nous échangeons avec un garagiste ou un responsable grands comptes de constructeur. C’est indispensable pour faire bien passer des informations et en remonter », précise Fanny Amé.

« Si quelqu’un préfère rester dans son bureau sans parler à personne, il n’est pas fait pour ce métier riche en partage et en contacts humains », assure Nathalie Soulhol pour Takeda, qui met en avant les relations avec les constructeurs, les loueurs mais aussi les collaborateurs. « Nous avons un rôle de conseiller pour faciliter le travail du collaborateur en lui apportant des solutions au quotidien. Et l’objectif est d’assurer plus de confort et de sécurité sur les véhicules innovants, ce qui est fait à chaque révision de la politique tous les trois ans. Nous avons aussi un rôle de préventeur, en trouvant les bons outils et interlocuteurs pour des formations comme l’éco-conduite. Toutes ces actions impliquent une collaboration étroite avec les collaborateurs et les instances représentatives du personnel », explique Nathalie Soulhol.

Un rôle de facilitateur en interne

De son côté, Mélodie Arenou met l’accent sur le « sens du service, nécessaire pour répondre aux besoins des utilisateurs finaux, les conducteurs. Cela passe par le fait de devoir gérer rapidement un sinistre avec un conducteur, lui débloquer sa carte carburant, répondre à une demande d’évolution de véhicule ou d’équipements lorsque le salarié change de métier, etc. De fait, nous devons être capable de passer d’un utilisateur à un autre, d’un besoin à un autre, d’un sujet à un autre et ce continuellement. » Pour Fanny Amé, les temps d’échange avec les collaborateurs demeurent primordiaux : « À chaque remise d’un véhicule, je donne une pochette avec tous les renseignements, un disque de stationnement et un double chargeur USB. C’est une occasion d’échanger. »

Mais cette relation permanente avec le terrain n’est pas toujours simple : « Nous avons en face des utilisateurs très sensibles car la voiture est souvent le nerf de la guerre pour les salariés, ajoute Fabrice Chevillat pour Paritel. Et les profils sont très divers, du cadre commercial au technicien, ce qui entraîne beaucoup de pression. Il faut savoir gérer le stress. »

Un échange permanent avec le terrain

Pour Arnaud Renard d’Olympus, « il faut savoir être ferme et rigoureux pour éviter les passe-droits car les conducteurs sont toujours persuadés d’avoir de meilleures idées sur les véhicules. C’est comme au foot où nous avons 60 millions de français sélectionneurs qui donnent leur avis ! »

Le responsable de parc doit donc être diplomate, « savoir se positionner, trouver l’équilibre entre les contraintes financières de la car policy et les exigences des conducteurs qui passent une grande partie de leur journée de travail au volant », observe Alicia Kergus, à la tête de 42 véhicules pour Adama France, filiale française d’un groupe israélien spécialiste de la distribution de produits phytosanitaires (voir le témoignage). « Et en tant que femmes, nous avons une capacité à apporter plus de services, à désamorcer les conflits. Les échanges sont plus faciles », complète Fanny Amé.

Un poste clé en voie de reconnaissance

« Notre métier représente une vraie valeur ajoutée pour l’entreprise et celle-ci le reconnaît de plus en plus car nous maîtrisons bien les clés du TCO. C’est indispensable d’autant que la fiscalité se fait toujours plus complexe et évolue à un rythme galopant, avec les changements de TVS, de bonus-malus, etc. », avance Jean-Philippe Berger pour Yves Rocher.

« Nous sommes de plus en plus reconnus, confirme Jean-Pierre Tran, la flotte étant un poste de coûts important. Il permet donc à l’entreprise de réaliser de substantielles économies. »

Pour Paritel, Fabrice Chevillat émet un bémol : « Les directions ne se rendent pas toujours compte de l’importance du rôle du gestionnaire de parc malgré les enjeux financiers majeurs. À partir de 200 véhicules, une société devrait embaucher un gestionnaire à temps plein. C’est bénéfique car ce dernier génère d’importantes économies. J’estime qu’il arrive au moins à autofinancer son poste. Au-delà, il facilite le travail des collaborateurs. Pourtant, trop souvent, la personne qui s’occupe du parc a d’autres tâches. »

Fabrice Chevillat poursuit sur un sujet d’actualité : « Mais il suffit de penser à la déclaration obligatoire des conducteurs en cas de PV à partir du 1er janvier 2017. Si le gestionnaire n’a pas le temps et les moyens pour suivre les véhicules et les conducteurs, pour savoir qui était au volant à l’instant T alors que les véhicules passent parfois entre plusieurs mains, cela risque de coûter cher, avec des amendes d’un montant de 750 euros par non-déclaration », prévient Fabrice Chevillat.

Une reconnaissance gratifiante sur le terrain

Mais la reconnaissance vient aussi du terrain : « Je m’aperçois que tous les collaborateurs nous connaissent. Au moindre pépin, à la moindre crevaison, nous sommes leur interlocuteur. C’est une valeur ajoutée et c’est gratifiant », apprécie Nathalie Soulhol pour Takeda.

Pour OGF, Mélodie Arenou abonde dans ce sens : « Le gestionnaire de parc sera de plus en plus un apporteur de solutions. Il nous faut diagnostiquer les prestations et les services nécessaires, aller parfois les chercher ailleurs que chez les loueurs. Pour leur part, les prestataires devront répondre à nos besoins de nouvelles solutions et ne pas se contenter de vendre un produit ou un service. »

« Ce métier, note Arnaud Renard d’Olympus, nécessite des compétences toujours plus pointues, notamment en matière fiscale alors que les règles du jeu évoluent sans cesse, avec une TVS en cours de modification, des changements de taxation entre essence et diesel. Nous devons être à même de savoir quand il faut passer du diesel à l’essence et dans quelles conditions, ou être à même de juger si un conducteur est éligible à l’électrique. »

Le métier évolue aussi avec les changements de perception du véhicule. « L’autopartage va devenir un sujet de fond. Nous devons être force de proposition mais ce changement reste difficile à amorcer car il touche à l’approche statutaire. Ce sujet reste très sensible », remarque Fanny Amé pour Axéréal.

« Le véhicule d’entreprise était un outil de travail, il est devenu un avantage en nature et l’un des aspects de la rémunération. À l’avenir, d’autres changements devraient s’opérer, avec un passage de la notion de propriété à celle d’usage, avec le développement de solutions de mobilité comme l’autopartage. Nous allons alors avoir un rôle accru d’aide au changement de comportement », souligne Jean-Pierre Tran pour Orangina Suntory France.

Un métier en constante évolution

« Nous allons être amenés à mieux connaître les diverses formes de mobilité, développe Jeanine Le Sourne pour Bouygues Telecom. Le collaborateur aura droit à un certain nombre de crédits. Il prendra une voiture plus petite et pourra employer les crédits restants pour du train ou de l’avion. La gestion et la logistique seront donc différentes. Il nous faudra surveiller et gérer ces nouveaux coûts pour éviter que ces solutions alternatives ne renchérissent l’ensemble, de façon à ce que personne n’y perde, l’entreprise ou le collaborateur. »

Jeanine Le Sourne poursuit : « Cette évolution entraînera aussi d’autres types de négociations avec les prestataires à qui nous confierons la gestion de cette mobilité. Il faudra par exemple prendre en compte les tarifs préférentiels que nous avons déjà négociés avec des sociétés de taxi ou de transport. » Des négociations tripartites différentes du classique trio gestionnaire de parc-constructeur-loueur.