Renouvellements des véhicules de flotte : Socotec au millimètre

Au sein du Groupe Socotec, l’organisation du renouvellement des 4 200 véhicules de la flotte se veut millimétrée. « Nous procédons avec deux campagnes planifiées par an : l’une en juin et l’autre en novembre, avec le renouvellement d’environ 1 900 véhicules par campagne. À chaque campagne, nous ciblons quinze sites en France. Le tout s’effectue en seize journées car nous allons parfois deux fois dans certains centres du Groupe CAT, notre logisticien », expose Stéphane Turpin, responsable du service flotte automobile du Groupe Socotec.

Six mois avant la campagne, l’entreprise lance les commandes auprès des collaborateurs. Ensuite, elle les récupère pour les envoyer à la captive Overlease de Renault et au distributeur Renault Retail Group (RRG). Ces commandes sont dématérialisées. Le collaborateur reçoit alors un e-mail avec un lien de renvoi sur l’ouverture d’un fichier de commande. Une fois la commande émise, elle arrive ensuite dans la base de données Smartsheet. « Nous avons donc des outils assez rudimentaires pour assurer cette logistique, mais ils se montrent assez fonctionnels pour répondre à nos besoins », note Stéphane Turpin.

Pour le renouvellement des véhicules en flotte, un agenda précis…

Environ deux mois avant la période de renouvellement, l’entreprise planifie et bloque des dates dans les plannings des collaborateurs avec une simple invitation. En parallèle, la campagne fait l’objet de points quotidiens avec le distributeur et hebdomadaires avec le loueur. Les collaborateurs qui ont commandé les véhicules sont alors invités à venir un jour J pour restituer leur ancien véhicule et reprendre le nouveau. Ils se déplacent ensuite vers les centres CAT situés dans un rayon de deux heures à deux heures et demie autour de leur site d’activité. Cette distance est plus ou moins harmonieuse en fonction des régions. Par exemple, il existe moins de centres CAT à Brest (29) et à Biarritz (64). « Entre temps, nous avons posé la pochette papier du véhicule sur le tableau de bord, avec à l’intérieur la carte d’assurance, la carte multi-énergies TotalEnergies et la vignette Crit’Air », complète Stéphane Turpin.

Ces mouvements massifs supposent une organisation logistique que le Groupe Renault a pu fournir. « Il nous fallait un interlocuteur qui puisse acheminer les véhicules au plus près des collaborateurs, sur des points de livraison groupés. Nous sommes les seuls à réaliser des campagnes de renouvellement de 1 900 véhicules sur seize dates étalées sur quatre semaines. Cela est possible grâce aux moyens logistiques et aux implantations géographiques de Renault », avance Sébastien Botin, DRH du Groupe Socotec.

Sébastien Botin poursuit : « Aujourd’hui, sur le marché, il n’y a pas 36 constructeurs capables de mettre à disposition et de reprendre cent véhicules en une journée par point de livraison. En deux semaines, 2 000 collaborateurs arrivent par vagues dans quinze points de livraison différents. Ils rendent les véhicules et récupèrent les suivants en seulement trente minutes. Cela suppose une logistique à régler au millimètre, que ne possèdent pas d’autres constructeurs ”plus exotiques” », ajoute Sébastien Botin.

… et une logistique solide chez Socotec

Un constat que confirme Stéphane Turpin : « Si nous avions retenu un constructeur étranger, nous n’aurions pas eu cette capacité de distribution. Par exemple, Toyota possède un nombre de concessions moindre par rapport à PSA (groupe Stellantis). Nous avons à distribuer des véhicules aux quatre coins de la France. Nous devons donc travailler avec un constructeur capable de produire des véhicules et avec un distributeur présent de manière harmonieuse et doté d’une puissance logistique en phase avec la taille de notre flotte », argumente Stéphane Turpin.

De fait, le Groupe Socotec change et distribue 3 800 véhicules par an, soit l’équivalent de son parc de voitures de fonction. « C’est pourquoi une personne se consacre à l’organisation du renouvellement des véhicules dans notre service », conclut Stéphane Turpin.