TCO : 12 points-clés pour réduire les coûts

1. Identifier l’ensemble des postes de coûts

Tous les grands groupes raisonnent en TCO. Préconisé comme base pour la définition d’une car policy, ce calcul découle d’un principe simple : « Le coût du loyer n’est pas le bon instrument de mesure. Il faut raisonner en coût global de détention », affirme Martine Jolly. Pour la responsable gestion des achats indirects de Coca-Cola Entreprise, le loyer – y compris les frais de maintenance et d’assistance – ne représente en effet que 54 % du TCO de la flotte en France, soit 1 200 véhicules dont 700 VU et 500 VP.

Il convient donc d’intégrer d’autres coûts comme l’assurance, la sinistralité, l’entretien, les pneumatiques, les frais de remise en état et, surtout, la consommation de carburant. Celle-ci pèse, selon les flottes, entre 20 et 30 % du TCO. Et ce poste se révèle très inflationniste alors que le prix du baril flambe : + 10 % en un an, + 40 % en cinq ans. Chez Coca-Cola Entreprise, le TCO de la flotte a augmenté de 12 % entre 2008 et 2011, tandis que le prix du carburant enregistrait un bond de 17 %. Un constat unanime dans la profession.

Outil de calcul, le TCO se veut aussi un outil décisionnel et, en cela, son périmètre diffère d’une flotte à l’autre. Mais, dans les faits, « seules 10 à 15 % des entreprises sont en mesure d’effectuer un calcul global », remarque Jean-Loup Savigny, directeur commercial et marketing d’Arval. Qui poursuit : « L’aspect lié aux ressources humaines ne doit pas être écarté. Fidéliser un collaborateur grâce à une car policy attractive évite des coûts de recrutement de l’ordre de 4 000 euros, mais aussi des coûts de formation d’environ 6 000 euros par collaborateur, sans oublier l’effet que peut avoir ce type de politique sur l’émulation et donc sur le chiffre d’affaire généré », ajoute-t-il. Faire rouler tout le monde en petites citadines, cela peut diminuer le TCO mais aussi faire fuir des commerciaux, confirment de nombreux gestionnaires de parc.

2. Opter pour le bon mode de gestion

Dès que le parc dépasse les 50 véhicules, le tableau de bord intégrant tous les postes de dépenses, ainsi qu’un logiciel de gestion spécifique, demeurent les outils mis en avant par les experts des flottes. « Il faut assembler la totalité des coûts et des factures, faire passer ensuite ces flux par un outil de gestion pour une meilleure affectation comptable et analytique, et suivre l’évolution du TCO », décrit Édouard Rance, directeur d’ERCG, cabinet de conseil et de gestion spécialiste des flottes. Cela permet enfin d’identifier les postes les plus gourmands et les leviers d’optimisation, voire de faciliter un benchmark. Cependant, les TCO sont rarement comparables d’une flotte à l’autre. La répartition des postes ne sera pas identique entre le parc d’un groupe pharmaceutique, qui dispose surtout de véhicules pour ses commerciaux, et celui d’un spécialiste du BTP qui roule en utilitaires.

Et l’optimisation des coûts reste une démarche de longue haleine. « Car si la plupart des actions ont un impact sensible la première année, il faut ensuite travailler sur la durée », rappelle Stéphane Montagnon. Directeur des ventes du pôle performance achats d’Alma Consulting Group, il conseille des poids lourds comme JCDecaux, Galeries Lafayette ou Salomon. Et un audit ponctuel ne sera efficace que complété d’une démarche de suivi à long terme.

Face à l’ampleur de la tâche, certains responsables de parc choisissent d’externaliser la gestion de leur flotte. « Nous estimons qu’en interne, une personne gère en moyenne 350 véhicules. Chez nous, un collaborateur couvre environ 850 véhicules », souligne Édouard Rance, d’ERCG, qui prend en charge plus de 50 000 véhicules pour le compte de clients. Les « fleeters » comme ERCG, Direct Fleet ou Fleet Logistics marchent sur les plates-bandes des loueurs et se positionnent en intermédiaires.

3. Miser sur une fiscalité plus douce

La fiscalité reste souvent le premier levier d’optimisation des coûts. Chez Coca-Cola Entreprise en France, 40 % des véhicules se situent désormais sous le seuil des 120 g/km de CO2. Spécialisé dans les semences, l’agro-industrie et la bio-santé, Limagrain s’est fixé deux seuils – 140 g pour les véhicules des cadres dirigeants et 120 g pour les autres véhicules –, avec à la clé une baisse de moitié de la TVS (voir le témoignage ci-dessous). La limite des 140 g, au-delà de laquelle la TVS passe de 5,5 à 11,5 euros par gramme, est bel et bien devenue la règle pour la plupart des gestionnaires.

Entre deux modèles similaires, l’enjeu est tout sauf négligeable : « Attribuer une Espace DCI 130 ch à 170 g de CO2 revient à payer 3 060 euros de TVS par an. Passer à la C4 Picasso HDI 110 ch (135 g/km) fait tomber la note à 743 euros. Soit une différence qui équivaut à quatre mois de loyer », note Maxime Sartorius, président de Direct Fleet, spécialiste de la gestion des flottes. Qui signale les avantages des hybrides, « exonérés de TVS pendant deux ans lorsqu’ils émettent moins de 110 g de CO2. »

Ce message passe auprès des responsables de flotte : « Coca-Cola Entreprise a intégré des 3008 hybrides diesel qui plaisent beaucoup », pointe Martine Jolly. « Le contexte est favorable en temps de crise. Prendre en compte les émissions de CO2 amène à la fois à agir sur la fiscalité et la facture de carburant et à respecter des contraintes environnementales. Ces choix sont très liés », confirme Stéphane Montagnon, pour Alma Consulting Group. Quant aux véhicules électriques, « leur TCO n’est pas encore compétitif, mais l’offre de batteries en location pourrait changer la donne », estime Philippe Brendel, directeur de l’Observatoire du Véhicule d’Entreprise (OVE, Arval).

4. Mieux anticiper les valeurs résiduelles

Le loyer varie en fonction des taux financiers – une donnée économique sur laquelle les gestionnaires de parc n’ont pas de prise – mais également de la valeur résiduelle affectée par le loueur aux véhicules. « À prix comparable à l’achat, deux véhicules n’auront pas de VR identique et le coût final sera différent. Et ce qui importe, c’est ce que nous allons réellement payer », explique Martine Jolly. D’où la nécessité d’intégrer cet élément lors des choix de véhicules et de la définition de la car policy, estime la gestionnaire du parc de Coca-Cola Entreprise.

Martine Jolly a, entre autres, inclus la marque BMW dans son catalogue : « Les VR sont plus élevées et ces véhicules plaisent aux collaborateurs. Il convient de prendre en compte ces éléments, au même titre que les émissions de CO2 ou la sécurité des conducteurs », affirme-t-elle. Selon la responsable, « il ne faut pas faire le jeu des constructeurs qui ont tendance à privilégier un modèle. Il y a ensuite trop de véhicules identiques sur le marché de l’occasion ». De nombreux gestionnaires de parc relèvent le cas de la C4 Picasso qui a fait un tabac du fait de ses faibles émissions de CO2 mais dont la VR a ensuite chuté. Pour Limagrain, Pierre Blondeau, directeur de la coordination achats généraux, ne dit pas le contraire : « Il faut conserver un œil critique sur le marché et bien le connaître, notamment en surveillant de près l’évolution des VR des véhicules, c’est-à-dire aussi le marché de l’occasion. Pour appréhender ces évolutions, un échange régulier avec le ou les loueurs est indispensable. »

5. Faire jouer la concurrence

« Opter pour la situation du mono-loueur ne constitue pas systématiquement la bonne réponse pour faire baisser les prix », remarque Martine Jolly. Pour chaque commande, Édouard Rance préconise la mise en concurrence de deux à trois prestataires et une approche spécifique selon les gammes de véhicules, avec une flotte hétérogène.

« Certains loueurs répondent mieux aux cahiers des charges pour des voitures de fonction haut de gamme, d’autres sont plus intéressants sur des utilitaires, justifie le directeur du cabinet ERCG. Certains seront moins-disants sur des Renault, d’autres sur des Peugeot, selon les rabais qu’ils obtiennent et selon les stocks. Pour le même véhicule et un même couple durée-kilométrage, la différence peut atteindre une trentaine d’euros par mois. » Un chiffre à multiplier par le nombre de mensualités.

Une bonne pratique reste d’identifier un minimum de deux loueurs pour chaque typologie de cahier de charges et de faire jouer la concurrence à chaque appel d’offres. Sans oublier cependant de peser le coût de la multiplication des procédures en interne : le raisonnement se fait en coût complet.

« Pour optimiser les remises, il faut être présent sur tout le catalogue et choisir quelques modèles qui répondent à chaque besoin : petite citadine, berline, break, véhicule familial, sans trop élargir pour bénéficier de l’effet de taille et obtenir des remises conséquentes », décrit Stéphane Montagnon, d’Alma Consulting Group. Un subtil équilibre qui nécessite une bonne connaissance du marché. « Il faut accepter de sortir des sentiers battus et comparer en intégrant le coût des options », ajoute Jean-Loup Savigny, d’Arval.

6. Agir sur la durée des contrats

S’il est nécessaire de fixer un couple durée-kilométrage unique pour comparer des TCO, l’astuce consiste ensuite à combiner différents couples et à individualiser selon les besoins des conducteurs. « En amont, il faut penser à négocier des grilles de flexibilité et à demander aux loueurs de s’engager sur les combinaisons possibles », rappelle Maxime Sartorius, de Direct Fleet.

Entre 2006 et 2010, la carte de la prolongation des contrats a été jouée pour éviter les hausses de loyer liées à la raréfaction du crédit : la durée moyenne est ainsi passée de 36,8 à 38,3 mois. « Ce raisonnement reste valable pour les conducteurs qui roulent moins », observe Martine Jolly, qui a par ailleurs lancé une initiative de location de moyenne durée pour les courtes missions au sein de Coca-Cola Entreprise. Mais le message actuel est tout autre : « Mieux vaut opter pour une durée plus courte car les nouveaux véhicules sont toujours plus performants en termes de consommation et d’émissions de CO2 », poursuit Maxime Sartorius.

7. Encadrer de près les frais de restitution

Aléa incontournable de la location, les frais de restitution peuvent couvrir, selon les flottes, entre 0,5 et 4 % de la note ! Tout dépend des négociations engagées avec les loueurs, du comportement des conducteurs, etc. Même les gestionnaires qui entretiennent des rapports cordiaux avec leurs loueurs se fâchent souvent lors de la restitution des véhicules en découvrant des frais qui font exploser les budgets. « Il est souvent préférable de réparer les dégâts avant la restitution », préconise Maxime Sartorius.

Autre piste : mieux suivre la restitution. « Une fois rendu, le véhicule vous échappe, il reste d’abord dans le garage, puis sur la plate-forme du loueur pendant une durée indéterminée, parfois plus de 80 jours, avant l’expertise finale. Que se passe-t-il pendant ce temps ? C’est souvent flou et la liste des désordres communiqués ensuite par l’expert peut alors être nettement supérieure à celle observée lors de la dépose chez le garagiste », constate Jean Zermati, pour Orange.

Pour l’opérateur téléphonique, le directeur de la gestion des véhicules groupe a décidé de procéder à une photo-expertise contradictoire dès la remise du véhicule. « Ce point est inscrit dans les contrats. Trois personnes sont présentes : le représentant d’Orange, le garagiste et l’expert de la société de photo-expertise. Cela évite discussions et désaccords ultérieurs. » Cette pratique peut aussi être adoptée ponctuellement, sous forme de sondage, pour repositionner les relations avec un loueur.

8. Cartographier et faire baisser la sinistralité

Les coûts liés à la sinistralité pèsent sur le budget « réparations » quand la flotte est auto-assurée, et indirectement sur les frais de restitution. Première action, selon Édouard Rance, d’ERCG : « Analyser la fréquence de la sinistralité et communiquer avec les collaborateurs. Cela vaut pour les accidents qui impliquent la responsabilité du conducteur mais aussi pour les petits sinistres. Un bris de glace, c’est de la malchance. Trois au cours d’une seule année, cela relève plus d’un comportement “sinistrogène“. Pour faire diminuer ces coûts, il faut d’abord les identifier, ce qui implique de remonter les informations. »

Si la société choisit d’assurer ses véhicules en dommages, le courtier est souvent le seul à connaître la fréquence et le montant des sinistres. Si la flotte est auto-assurée, ces statistiques sont éclatées entre services et le responsable hiérarchique direct les ignore. « Or, une communication efficace avec les collaborateurs réduit jusqu’à 40 % la fréquence des petits sinistres », complète Édouard Rance.

9. Adopter le réflexe « carte carburant »

Pour connaître la consommation réelle, la solution la plus courante reste la carte carburant. Celle-ci offre trois atouts : elle mesure la consommation au centime près, elle centralise la facturation – ce qui facilite la récupération de la TVA – et elle contribue à sensibiliser les conducteurs. « Sur la consommation, la différence peut atteindre 15 % entre deux conducteurs », souligne Martine Jolly pour Coca-Cola Entreprise. La carte devient donc l’élément indispensable d’un suivi efficace afin de comparer la consommation réelle aux normes Euromix puis d’identifier les conducteurs les plus énergivores.

Pour affiner le suivi, des entreprises, à l’image d’Orange, privilégient la télématique embarquée. « Pour rentabiliser ces boîtiers, il faut cependant être en mesure d’analyser correctement les données obtenues et d’en tirer des enseignements utiles pour en compenser le coût par des gains dans d’autres domaines », remarque sur ce point Jean-Loup Savigny, d’Arval.

Passer par une carte carburant et négocier un accord-cadre avec un seul pétrolier, « conduit aussi à négocier à la baisse le prix du litre de carburant », note Maxime Sartorius, de Direct Fleet. Mais il met en garde contre des « pratiques qui consistent à conseiller aux collaborateurs de remplir leurs réservoirs dans les stations “low cost“. Cela complique la remontée de données. » À moins d’opter pour la carte « low cost » : E.Leclerc concurrence désormais le leader Total avec sa carte Energeo.

Mais cette démarche rencontre malgré tout ses limites : « Un litre de carburant, c’est 80 % de taxes. L’enjeu ne dépassera jamais quelques centimes. L’approche la plus rentable est de choisir en amont les véhicules les moins gourmands », rappelle Stéphane Montagnon, pour Alma Consulting Group. Réduire la consommation reste la plus rentable des options !

10. Penser « éco-conduite »

« Il faut sensibiliser les conducteurs, passer par des formations d’éco-conduite ou de sécurité routière car une conduite plus respectueuse de la route et de l’environnement limite les risques et la consommation de carburant. Mais cette démarche doit être répétitive afin d’éviter les mauvaises habitudes et conforter les acquis », affirme Pierre Blondeau, de Limagrain. Principales règles d’or : d’abord, chiffrer et diagnostiquer les surconsommations et les dysfonctionnements, puis chiffrer a posteriori pour mesurer l’impact des formations. « Sur certaines populations, cela baisse de 10 % la facture de carburant et de 20 % celle des sinistres, soit une diminution du TCO de 5 % », estime Jean-Loup Savigny, d’Arval. Le gestionnaire peut choisir de cibler en priorité les plus gros rouleurs. D’autres actions s’avèrent aussi efficaces comme l’attribution de bonus aux plus méritants ou le lancement d’un challenge entre les conducteurs.

« L’impact des formations est multiple. Elles agissent sur la consommation de carburant et les coûts liés à la sinistralité, elles renforcent la sécurité des conducteurs et font reculer le nombre d’accidents de travail », pointe Martine Jolly. La responsable du parc de Coca-Cola Entreprise va ainsi lancer en 2012 un certain nombre d’actions pour réduire l’ensemble des coûts liés au comportement du conducteur : « Nous allons adresser régulièrement à nos collaborateurs des messages sur les bonnes pratiques au volant, sur la nécessité de penser au gonflage des pneus, sur le recours systématique à la carte carburant, etc. »

11. Rester vigilant sur l’entretien et les pneumatiques

Les pneumatiques sont souvent considérés comme le poids « plume » du TCO (environ 4 % du total) et sont rarement intégrés dans la car policy. Pourtant, « grâce aux données des loueurs, il est possible de déterminer l’incidence du coût des pneus sur le TCO. Tous les modèles n’ont pas la même taille – des pneus larges peuvent pénaliser le coût global – et certains sont plus gourmands en gomme. Il faut donc être vigilant », illustre Pierre Blondeau pour Limagrain.

Côté entretien (10 % environ de la note), la discussion porte souvent sur la sensibilisation des conducteurs et la fréquence des révisions. « Les loueurs se basent sur les recommandations des constructeurs. La première révision intervient souvent après près de deux ans d’utilisation. Adopter une plus grande fréquence, par exemple annuelle, peut avoir un impact favorable sur les coûts, notamment la consommation de carburant », avance Martine Jolly.

Une nouvelle réflexion fait aussi son apparition pour réduire les coûts : l’entretien des véhicules par des réseaux indépendants. « La baisse des coûts peut être substantielle, souligne le représentant de Limagrain. Certains loueurs commencent à envisager cette option. » Avec toutefois un frein que Pierre Blondeau met en avant : « Les prestataires n’ont pas toujours la capacité de réaliser cet entretien sur des gros volumes de véhicules. »

12. Réfléchir aux déplacements et à la flotte

« Il faut se poser la question de la nécessité de certains trajets, limiter les kilomètres parcourus en analysant les trajets. Nous avons adopté cette démarche dans l’une de nos filiales où la livraison des clients était assurée toutes les 24 heures. Après avoir mené une réflexion au sein de la direction commerciale, nous nous sommes aperçus que cette habitude ne répondait pas à un besoin réel. Nous avons revu notre politique et sommes passés à un délai de 48 à 72 heures », explique Pierre Blondeau, pour Limagrain. Bilan : une nette diminution du nombre de kilomètres parcourus, de la consommation de carburant et du coût de la sinistralité. Une réflexion qui s’applique aussi aux commerciaux : « Se doter d’outils de communication efficaces permet d’optimiser les déplacements et d’éviter les passages inutiles au bureau », précise Stéphane Montagnon, d’Alma Consulting Group.

Autre levier, encore plus efficace, restreindre la taille de la flotte, avec un effet mathématique sur les coûts. « Entre 2000 et 2010, le parc est passé de 47 000 à 23 000 véhicules et il pourrait être encore possible de limiter ce chiffre à environ 20 000. Cela passerait par une politique d’augmentation du nombre de véhicules partagés, employés par plus de personnes en fonction des besoins réels, plutôt que par l’attribution à un conducteur d’un véhicule qui reste trop souvent au parking », détaille Jean Zermati, pour Orange. Une idée à creuser.

Fourni par le cabinet ERCG, spécialiste du conseil et de la gestion des flottes automobiles, cet exemple de coût complet concerne un parc de 1269 véhicules avec un kilométrage moyen de 32 500 km.