Entretien et réparation : un TCO complexe à optimiser

La maintenance des véhicules constitue le troisième poste de dépenses le plus important dans un budget de gestion de flotte. Selon Olivier Rigoni, directeur associé de la société de conseil Cogecar, il en représente quelque 10 %, derrière le financement qui arrive en tête avec une fourchette de 30 à 40 %, et le carburant, 25 % environ. Une proportion sur laquelle semble largement s’accorder les prestataires susceptibles d’intervenir.

Mais pour Freddy Joblin, directeur de clientèle du fleeteur Fatec, cette proportion peut largement atteindre plus de 15 % chez les loueurs, avec l’entretien courant et les pneus. Signalons que ces chiffres n’intègrent pas le vitrage, « souvent géré par les assurances et de ce fait quasiment invisible pour nous », explique Olivier Rigoni en évoquant le principe de l’auto-assurance, généralement dans les flottes les plus importantes.

Le TCO, quels TCO ?

Mais moins que jamais, ce TCO ne peut être enfermé dans un résumé aussi sommaire. La maintenance d’une flotte, et donc son optimisation via un meilleur TCO, touche en effet à des aspects par définition multiples. Et rien n’est simple avec le TCO de la maintenance qui recouvre des notions budgétaires, mais aussi des aspects opérationnels, de RH, de prévention, de sécurité et maintenant d’environnement. Tant et si bien que sa seule définition budgétaire paraît bien réductrice.

D’ailleurs, ce concept de TCO reste très discuté. « C’est un terme mis en avant par les loueurs. D’une part, cela leur évite de parler des choses qui fâchent ; d’autre part, cela met tous les coûts au même endroit dans une vision uniquement budgétaire, souligne Olivier Rigoni. Je lui préfère la notion de prix de revient kilométrique (PRK) qui intègre plus d’aspects : le coût d’acquisition du véhicule, l’amortissement, la valeur de revente, les coûts d’exploitation, etc. »

« La gestion la plus fine reste celle du PRK, très courante dans le monde du poids lourd », confirme pour sa part Pascal Gradassi, directeur commercial de l’enseigne Point S. « On peut alors dire que pour 100 km, ce véhicule coûte tant, et raisonner globalement en intégrant la fiscalité et la consommation d’énergie », approuve Pascal Dupont, directeur des opérations de gestion de WinFlotte Management, prestataire spécialiste de la gestion de flotte et éditeur de logiciels dédiés. Mais la construction du TCO demeure néanmoins nécessaire comme première étape pour calculer le PRK.

Du TCO au PRK

Que l’on parle de TCO ou de PRK, il faut déjà que l’entreprise soit sensibilisée au sujet. Et c’est un peu la surprise de ce tour d’horizon. Bien que la notion de TCO soit présente dans les discours depuis de nombreuses années, les prestataires estiment qu’au fond, seule une minorité d’entreprises travaille vraiment ce TCO, et en particulier celui de la maintenance, de façon approfondie (voir l’encadré ci-dessous).

Quoi qu’il en soit l’optimisation des coûts d’exploitation d’un véhicule commence dès sa sélection, et dans le cadre de la location longue durée, dès la définition de la loi de roulage et de son équilibre entre durée de location du véhicule et kilométrage. Avec, en toile de fond, la question de l’usure et donc de l’entretien. Plus on roule, plus on garde le véhicule longtemps, plus l’entretien coûte cher : c’est donc un élément à prendre d’emblée en compte. Notamment lorsque l’on choisit le mode de financement, acquisition ou LLD. Cette dernière l’emporte largement auprès des entreprises grâce aux facilités de gestion et aux services qu’elle apporte. Mais pour celles qui optent pour l’acquisition, la réflexion sur le TCO est de nature très différente.

« Une entreprise peut acheter puis conserver cinq ans un véhicule bien entretenu et qui roule beaucoup, effectuer de gros travaux aux environs des 150 000 km pour un coût de 1 500 et 4 000 euros, et garder ce véhicule deux ans encore pour l’amortir », décrit Olivier Rigoni pour Cogecar.

Acquisition ou LLD ?

En LLD, cette logique est impossible : sur un kilométrage important, les achats de forfaits d’entretien deviennent énormes, selon ce spécialiste. « En général, les véhicules en LLD vont rarement au-delà des 170 000 km, précise-t-il. Tant que l’on ne dépasse pas les 90 000 km, les coûts d’entretien demeurent relativement faibles en location », poursuit Olivier Rigoni.

Outre cet équilibre entre durée de la location et kilométrage, il faut prendre en compte la motorisation et d’autres aspects techniques qui influent sur l’usure du véhicule et donc son TCO. « Un Renault Scénic ne coûte pas cher en entretien la première année, mais beaucoup plus la seconde », illustre Arnaud Ledun, directeur grands comptes d’Alliance Automotive, un réseau de garagistes et de carrossiers.

« Une des raisons pour lesquelles le PRK est intéressant reste justement la prise en compte de ces données. Par exemple, les véhicules hybrides et électriques supposent un vrai surcoût à l’acquisition, mais les moteurs électriques se montrent beaucoup plus durables dans le temps. Et les voitures électriques sont plus simples dans leur fonctionnement et nécessitent moins de consommables », expose Olivier Rigoni.

En gros, une Zoé est plus compétitive dans la durée. D’où la nécessité de réfléchir en amont au choix des véhicules pour anticiper les frais de maintenance et obtenir le meilleur TCO. D’autres éléments vont entrer en ligne de compte, rappelle Arnaud Ledun : l’usage du véhicule, intense ou pas, sa localisation, « selon qu’il est à Paris ou à Clermont-Ferrand, la fréquence de changement de pneus sera différente », rappelle-t-il.

Externaliser, pas si simple

Avec la LLD se pose aussi une question essentielle : comment optimiser le TCO lié à la maintenance des véhicules quand le loueur propose des forfaits globaux qui intègrent financement et services ? « C’est du “all inclusive“, tout est financé sans pourtant que l’on puisse optimiser le TCO », affirme Freddy Joblin pour Fatec. Il reste bien sûr aux entreprises la possibilité de sortir du forfait des prestations, elles ne s’en privent pas avec les pneus.

Mais ces derniers demeurent un cas à part. Car la différence de tarifs est plus que manifeste : « Avec un loyer de 30 euros par mois sur 36 mois pour six pneus au contrat, soit 1 080 euros au total, on aboutit à un pneu à 180 euros. Nous avons, pour une prestation identique, un tarif de négocié 80 euros le pneu dans un réseau indépendant », avance Freddy Joblin. Ce fleeteur l’affirme clairement : « Faire appel aux enseignes spécialisées offre des gains de 10 à 20 % sur l’entretien courant et de 30 % sur les pneus. »

Si pour les pneus l’externalisation se fait bon gré mal gré, peut-être parce que ce poste est considéré comme un consommable, il reste plus difficile de séparer l’entretien du loyer. « Les loueurs sont très agressifs entre eux sur les loyers financiers », souligne Freddy Joblin, d’où la recherche de meilleures marges du côté de l’entretien. Et ils se montrent très réticents à laisser partir cette prestation. « Les clients ne négocient pas assez cette externalisation de l’entretien, ils ont peur de voir les loyers augmenter », reprend Freddy Joblin.

En plus de l’avantage de leurs tarifs, « les réseaux indépendants ont une dynamique de gestion qui leur permet de mieux qualifier leurs coûts », ajoute Pascal Dupont pour WinFlotte Management. Mais cela suppose des capacités de gestion a minima chez le client, répondent souvent les loueurs. Pourtant, quand ce même client fait appel à un loueur, il doit aussi avoir les moyens de suivre son travail… En résumé, cette gestion par le client demeure indispensable pour optimiser le TCO de la maintenance.

Les loueurs en question

« Le loueur surfacture les dépassements des seuils de kilométrage prévus dans les contrats de location, évoque Pascal Gradassi pour Point S. Mais il faut exiger de lui une vraie surveillance avec des alertes dès qu’il y a des dépassements. » Quitte ensuite à renégocier des éléments du contrat. Autre réflexe, faire appel à deux loueurs, voire trois, pour les mettre systématiquement en concurrence, « pas forcément pour les bousculer mais pour bénéficier d’un comparatif précis de leurs prestations », conseille Freddy Joblin pour Fatec. Un fonctionnement valable dès 200 véhicules, selon lui.

Quand les réseaux indépendants parviennent à s’imposer dans la gestion partielle ou totale de la maintenance d’une flotte, il faut aussi qu’ils contribuent à améliorer le TCO. Ils le font de fait déjà grâce à leurs tarifs. Mais ils peuvent aussi aider sur d’autres points. « Le TCO, c’est aussi disposer d’un véhicule opérationnel rapidement, note Rodolphe Noulin, directeur de Speedy. D’où l’importance de faciliter l’accès aux services et de limiter l’immobilisation des véhicules, ce que nous faisons par le biais de prises en main sans rendez-vous. Notre meilleure contribution au TCO, c’est de respecter les services attendus dans le délai attendu », argumente-t-il.

Des points à surveiller

C’est aussi apporter les compétences nécessaires dans les choix des véhicules et de l’entretien, comme avec les pièces détachées. Il va alors s’agir de tenir compte de leur provenance pour des véhicules étrangers, et du surcoût dû à leur importation. C’est aussi offrir des facilités de gestion pour les entreprises qui n’ont pas les moyens de gérer leur flotte. Et c’est aussi mettre à disposition les bonnes informations pour prendre les bonnes décisions, avec des données centralisées et exhaustives. « La première étape, c’est la transparence, résume Arnaud Ledun pour Alliance Automotive. Combien de véhicules y a-t-il dans la flotte et de quels types ? »

Tous ces éléments constitutifs de l’optimisation de la maintenance restent complexes à appréhender, d’abord par leur nombre, puis par leur variabilité dans le temps. Mais ils sont quantifiables. Or, il y a une donnée très importante dans le TCO de la maintenance, c’est celle de l’usure du véhicule, et cette usure dépend avant tout du conducteur. Cela signifie introduire un facteur humain peu maîtrisable.

« La vraie difficulté, c’est la gestion du conducteur », observe Pascal Gradassi. Et les gestionnaires de flotte sont bien placés pour savoir combien il est complexe de faire passer des messages de prévention auprès des conducteurs. Des conducteurs dont on sait qu’ils prennent moins soin du véhicule prêté par l’entreprise que de leur propre voiture. « L’impact comportemental peut faire perdre 20 à 40 % du TCO », avance Freddy Joblin pour Fatec.

Pour maîtriser le TCO, mais tout en attirant et en retenant les salariés, la solution se trouverait dans un savant dosage entre récompense et sanction, entre la carotte et le bâton. « Des entreprises fixent un niveau de TCO moyen. Elles donnent des primes aux conducteurs qui font mieux, et à l’inverse, elles facturent la réparation aux conducteur responsables d’un mauvais usage du véhicule, décrit Pascal Gradassi pour Point S. Et certaines commencent à obtenir des résultats. »

La question des conducteurs

Dans ce cadre, la connexion croissante des véhicules et de leur entretien aidera à mieux remonter les informations liées à leur usage, notamment par le biais de la télématique embarquée, avec en outre des données en temps réel. « Et la numérisation peut aussi apporter un vrai gain de service pour les conducteurs, comme une fluidité des échanges avec les garages, explique Arnaud Ledun en évoquant la solution mise en avant par Alliance Automotive. Mais un accompagnement est nécessaire » (voir l’encadré ci-dessous).

Le numérique apporte déjà son lot d’améliorations. On peut ainsi évoquer l’application fournie par Fatec au conducteur. « Quand ce dernier est perdu, avec un problème de bris de glace ou de changement de pneu, il lui suffit d’entrer son immatriculation dans l’application pour être immédiatement géolocalisé et orienté vers un réseau de prestataires. Cela évite à nos clients d’avoir sans cesse leurs collaborateurs en ligne », détaille Freddy Joblin. Le numérique, c’est aussi proposer des services aux gestionnaires de flotte et aux conducteurs. « Notre solution est globale mais avec des conditions d’accès différentes ; elle débarrasse les uns et les autres de tâches ingrates », confirme Arnaud Ledun.

Du TCO au TCM

Enfin, la mobilité et l’environnement entrent aussi dans la réflexion des entreprises, sans que l’on connaisse leur impact sur l’optimisation du TCO de la maintenance. « On s’intéresse davantage à la mobilité du conducteur qu’à la seule utilisation du véhicule », répond Freddy Joblin pour Fatec. Et l’on passe ici du TCO au TCM, le Total Cost of Mobility. À suivre…