Jean-Luc Celotto est gestionnaire de flotte chez Dalkia.
« Nous travaillons avec trois loueurs disposant chacun de leur propre système informatique. Nous avons regroupé toutes les informations dans un logiciel de gestion de flotte. Toutes les factures y sont déversées et notre outil gère les déclarations fiscales. Tous les documents sont transmis via EDI à notre logiciel qui réalise les imputations des factures en fonction des véhicules.
Nous envoyons un lien aux collaborateurs pour qu’ils puissent consulter le catalogue de véhicules. Ensuite, nous récupérons les factures des loueurs et des prestataires via EDI. Nous demandons que la facture...
Jean-Luc Celotto est gestionnaire de flotte chez Dalkia.
« Nous travaillons avec trois loueurs disposant chacun de leur propre système informatique. Nous avons regroupé toutes les informations dans un logiciel de gestion de flotte. Toutes les factures y sont déversées et notre outil gère les déclarations fiscales. Tous les documents sont transmis via EDI à notre logiciel qui réalise les imputations des factures en fonction des véhicules.
Nous envoyons un lien aux collaborateurs pour qu’ils puissent consulter le catalogue de véhicules. Ensuite, nous récupérons les factures des loueurs et des prestataires via EDI. Nous demandons que la facture des loueurs distingue les loyers des différents services associés pour alimenter correctement le logiciel de gestion et réaliser ainsi des comparatifs sur les loyers, la maintenance, les pneus, l’assurance, etc.
Tous les fichiers EDI sont standardisés et s’intègrent parfaitement à notre système informatique. Nous n’avons pas chiffré le gain de cette dématérialisation en équivalent temps plein, mais nous réalisons des économies sur le temps de travail grâce à l’intégration informatique des factures. Nous exportons ces dernières automatiquement de l’outil informatique vers le logiciel de la comptabilité.
Aujourd’hui, le logiciel génère l’imprimé fiscal que nous envoyons à notre département dédié qui, à son tour, le transmet à l’administration. Nous ne réalisons aucune saisie et nous nous contentons de vérifier les informations. En revanche, nous recevons encore des kilos de papier de la part des fournisseurs car nos contrôleurs de gestion veulent réaliser les vérifications sur un support physique. »
La flotte de Dalkia en chiffres
• 8 200 véhicules, soit 6 000 VUL et 2 000 VP
