Gestion : la location trace sa route

Lorsque Damien Glerean a racheté CMR Équipements il y a huit ans, cette entreprise d’électricité générale basée dans le Doubs (25) possédait un fourgon et des deux Ford Connect diesel en fin de vie, avec à la clé des frais d’entretien importants. Le tout nouveau gérant a alors décidé de passer en crédit-bail ses véhicules neufs, avant de se mettre quelques années plus tard à la LLD. Et dans cette TPE, les justifications pour ce choix de financement ne diffèrent guère de celles d’une grande entreprise : « En termes de coût, cela revient au même. Pour les immobilisations comptables, le fonctionnement est plus souple avec la LLD parce que la location ne restreint pas les capacités d’autofinancement. Nous sommes une petite structure et nous sommes attentifs à notre trésorerie », explique ce responsable à la tête d’une petite dizaine de véhicules (voir le témoignage).

Baisse des coûts et réactivité

Chez Puratos, spécialiste des ingrédients et des solutions pour les boulangers, pâtissiers et chocolatiers, la location n’est en rien une nouveauté pour les 170 véhicules en parc. « Nous travaillons avec trois loueurs. Nous étions historiquement avec ALD Automotive et Arval auxquels nous avons ajouté Athlon », retrace Antoine Moriceau, gestionnaire de la flotte. Cette évolution s’est faite suite à un appel d’offres où ce loueur était bien positionné sur les prix. « Mais nous nous sommes aussi aperçus qu’il était très réactif à nos demandes, avec un bon service client », reprend Antoine Moriceau. Un aspect qui a particulièrement séduit ce responsable qui y voit dorénavant un critère discriminant dans son choix.

Compte tenu du mode de sélection des véhicules par ses conducteurs, l’attente de Puratos est en effet forte pour des loueurs disponibles et réactifs. « Nous avons une petite flotte et fonctionnons au cas par cas, expose Antoine Moriceau : pour chaque commande de véhicule, nous sélectionnons avec le conducteur la couleur ou les options, et nous passons très peu de commandes groupées. » Un mode de fonctionnement qui implique des échanges permanents avec les loueurs : « Nous leur envoyons régulièrement des e-mails pour leur demander des cotations, avec des demandes spécifiques pour les assurances ou les restitutions, et nous avons besoin de réactivité de leur part » (voir le témoignage).

Le choix du fleet management

De son côté, le spécialiste de l’analyse et la valorisation de bases de données économiques d’entreprises Altares a opté pour un fleeteur, Holson. Pour cette grosse PME de 200 personnes qui s’appuie sur un parc d’une soixantaine de voitures de fonction, ce fleeteur est aussi le gage d’une meilleure visibilité sur le coût des véhicules. Un aspect important pour cette flotte composée de modèles premium, destinés à des commerciaux et à l’équipe dirigeante. « Holson fournit un regard extérieur qui nous permet d’envisager des pistes d’optimisation des budgets », complète Damien Dreyfous-Ducas, Head of Transformation, en charge des RH et de la flotte.

Parmi les pistes qui se dessinent pour Altares, il y a celle de négociations plus poussées avec les prestataires. « Quand le fleeteur va voir un loueur, il obtient des tarifs bien plus avantageux que quand nous négocions seuls : c’est déjà un premier bienfait, constate Damien Dreyfous-Ducas. Nous bénéficions ainsi d’un poids plus important dans les négociations tarifaires pour les 60 véhicules. Et pour chaque voiture que nous mettons à la route, nous atteignons de l’ordre de 20 % d’économie. »

Rester attractif pour les collaborateurs

Cet apport arrive à une période charnière pour Altares. L’entrée récente d’un nouvel actionnaire au capital est allée de pair avec des audits réalisés sur les différents postes de dépenses dans le but de les réduire. « Pour baisser les coûts, la tentation aurait pu être de se passer des marques premium », rappelle Damien Dreyfous-Ducas. Les négociations entamées par le fleeteur ont évité cette solution qui aurait pu être mal perçue par les salariés, attachés à la voiture comme une partie de leur rémunération (voir le témoignage). « Nous avons démontré que nous étions capables d’optimiser, de faire reculer les coûts et de rassurer notre actionnaire sans pour autant détruire la politique voiture que nous avions mise en place précédemment. Vis-à-vis des collaborateurs, il est important de montrer que même si nous sommes dans une logique de diminution des coûts, nous avons pu conserver l’avantage des voitures premium », poursuit Damien Dreyfous-Ducas pour Altares.

Optimiser les contrats

Mais si les TPE-PME font appel à des prestataires loueurs ou fleeteurs, elles ne leur donnent cependant pas un blanc-seing pour gérer leur flotte et restent très attentives à optimiser les contrats proposés. Chez Puratos, ces contrats incluent le financement, l’assurance, la maintenance et l’entretien. « Nous avons exclu les pneus et les cartes carburant, indique Antoine Moriceau. Avec les cartes carburant, nous sommes toujours passés par un opérateur indépendamment du loueur. Pour les pneus en revanche, cette prestation était assurée par les loueurs mais nous l’avons externalisée. »

La justification de ce choix est proche de celle avancée par de grandes entreprises : « Nous nous sommes rendu compte qu’il y avait toujours des pneus non utilisés en fin de contrat. Nous avons donc préféré faire appel à un prestataire externe pour être facturé au nombre de pneus employés, justifie Antoine Moriceau. À l’opposé, en matière d’assurance, nous avons réalisé une étude qui nous a montré que cette prestation était plus intéressante chez le loueur, entre autres chez Athlon. Et nous ne voulions pas complexifier la gestion du parc », ajoute le responsable.

En interne ou en externe ?

Chez CRM Équipements, les pneus ont également été sortis des contrats. La justification est en l’occurrence plutôt pratique : « Comme nous sommes basés dans l’Est de la France, toutes nos voitures s’équipent de pneus hiver que nous gérons directement. Nos contrats de LLD sont souscrits avec perte financière et entretien compris », avance Damien Glerean.

Gérer certains postes de dépenses sans le concours du loueur n’est pas sans répercussions sur l’activité du responsable de parc. « Pour la gestion, il est plus simple de passer par le loueur que de multiplier les intervenants », estime pour sa part Semina Mezi, responsable des 140 VP des flottes d’EBV Electronik et Avnet, spécialistes des composants électroniques. Semina Mezi a toutefois sorti la carte Total des contrats de location (voir le témoignage).

Chez Puratos, qui a sorti plusieurs postes de dépenses de ses contrats de location, la charge de travail supplémentaire a été compensée par le recours à un logiciel de gestion de flotte. « Fin 2018, nous avons investi dans l’outil Gac Car Fleet. Nous fonctionnions jusque-là avec Excel et les portails en ligne des loueurs », retrace Antoine Moriceau. Le logiciel se déploie progressivement, notamment avec pour objectif d’éviter les tâches chronophages, explique le responsable. L’outil permet par exemple de gérer les échanges avec l’Antai pour les amendes. « Nous avons investi dans ce logiciel pour nous faciliter la gestion de la flotte au quotidien mais aussi pour bénéficier d’une meilleure maîtrise de nos consommations en remontant les factures de carburant mais aussi de péage », énumère Antoine Moriceau.

La restitution, encore et toujours

Une telle démarche s’inscrit dans une logique plus globale de maîtrise des coûts commune à toutes les entreprises. À noter que chez Puratos, les restitutions, un poste de dépenses souvent mal maîtrisé dans les petites structures, sont aussi surveillées de près. « À chaque restitution, nous faisons un point en amont environ un mois avant avec le conducteur pour voir s’il y a des réparations à faire », note Antoine Moriceau. L’appréciation de la nécessité des travaux à réaliser pour éviter les frais de restitution reste cependant très empirique. « Pour les carrosseries, nous avisons au cas par cas, nous évaluons les réparations à faire selon notre expérience mais nous avons régulièrement de mauvaises surprises », conclut ce responsable.