Usage privé : la loi et son esprit

S’il n’existe pas de règles propres aux collectivités territoriales, ces dernières peuvent en revanche s’appuyer sur différents textes pour encadrer l’usage privé de leurs véhicules. Rappel des textes et exemples de pratiques.

- Magazine N°122
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Le véhicule de fonction n’est pas un véhicule de service. La nuance est de taille lorsqu’il s’agit d’autoriser l’usage privé ou non et de calculer les avantages en nature. Bernard Roland, consultant qui a créé le cabinet BRC, donne une définition de l’usage privé : « l’utilisation privée d’un véhicule mis à disposition du salarié de façon permanente (c’est-à-dire lorsque le salarié n’est pas tenu de restituer son véhicule en dehors des périodes de travail, notamment les week-ends ou pendant ses congés) constitue un avantage en nature ». Dans ce premier cas, il s’agit d’un véhicule de fonction, même si, dans la collectivité, il ne porte pas ce nom.

En revanche, les véhicules de service peuvent être utilisés par les agents pour rentrer chez eux le soir et venir au travail le lendemain matin. Cet usage ressort-il de l’usage privé et oblige-t-il à déclarer des avantages en nature ? « L’usage privé d’un véhicule de service, de fonction ou de statut, explique Bernard Roland, correspond à une utilisation en dehors des besoins professionnels et ce, y compris pour les trajets domicile-travail ».

La libre administration

Il n’existe pas de réglementation propre aux collectivités territoriales sur ce sujet. Au nom de la libre administration des collectivités territoriales, les conditions d’achat, d’attribution et d’utilisation des véhicules de service peuvent faire l’objet de délibérations des assemblées de ces mêmes collectivités. C’est donc à ces éventuelles délibérations qu’il conviendra de se référer pour ce qui est de l’utilisation de ces véhicules dans le cas particulier du trajet domicile- travail.

« La plupart des collectivités, affirme Bernard Roland, tolèrent le remisage à domicile, mais, dans la majorité des cas, cette autorisation ne figure pas dans les délibérations. Il existe un grand vide. Certaines collectivités voient un avantage à autoriser le remisage à domicile car leurs parkings sont payants ou posent des problèmes de sécurité. Sur le plan économique, le remisage à domicile n’est pas anodin, notamment dans le cas d’un agent qui habite à plus de 50 kilomètres des bureaux ». Et de prendre l’exemple de la mairie de Lyon : « l’agent qui a un véhicule attribué peut remiser à domicile contre une contribution. S’il habite à moins de 20 km, il va payer telle somme du kilomètre à moins qu’il ne soit d’astreinte. En revanche, s’il habite à plus de 20 km, le remisage à domicile est interdit. Autre exemple, la mairie d’Aix-en-Provence qui déclare un avantage en nature en fonction des kilomètres parcourus. Mais, dans ce dernier cas, la collectivité ne récupère pas d’argent ». Si les textes propres aux collectivités manquent, en revanche celles-ci peuvent s’inspirer de la réglementation prévue pour les véhicules de l’Etat telle qu’elle a été exposée en dernier lieu dans une circulaire n° 97-4 du 5 mai 1997 relative aux conditions d’utilisation des véhicules de service et des véhicules personnels des agents à l’occasion du service. Ce texte apparaît dans le bulletin du ministère du Travail 1997, pages 209 à 225.

Carnet de bord obligatoire

D’après l’esprit de ce texte, toute personne susceptible de conduire un véhicule de l’administration doit être accréditée à cet effet par son supérieur hiérarchique et ce, de manière temporaire ou permanente. Pour contrôler l’utilisation qui est faite des véhicules administratifs, la tenue d’un carnet de bord est obligatoire pour tous les véhicules administratifs. Cela vaut pour tous les véhicules, qu’ils soient conduits par un chauffeur ou non. Ce document doit mentionner quotidiennement et par mission le kilométrage du compteur, le carburant délivré, la nature et la durée de la mission et le nom du conducteur ainsi que celui du fonctionnaire ayant commandé la mission. « En général, sur 13 carnets de bord, seuls deux sont tenus à jour », observe Bernard Roland.

Chaque véhicule se voit attribué un périmètre de circulation, mais des élargissements temporaires à cette zone peuvent être autorisés par le responsable du service qui a affecté le véhicule. Parallèlement aux règles qui définissent le périmètre de circulation, des contrôles doivent être effectués afin de veiller à ce que l’usage qui est fait des véhicules corresponde bien aux seules nécessités du service et non à des fins personnelles telles que déplacements privés, week-ends, vacances… Il est précisé qu’il est éminemment souhaitable, sauf circonstances exceptionnelles ou autorisation expresse de remisage à domicile, que les conducteurs ne conservent pas l’usage de leur véhicule au-delà du service. Cette recommandation vaut également dans le cas où l’agent regagnerait son domicile. « Cette interdiction, dit en substance le texte, doit s’appliquer avec rigueur à la veille du repos hebdomadaire et des jours de fête », note Bernard Roland.

Une autorisation Exceptionnelle

Néanmoins, par exception à ces principes, la circulaire prévoit le cas de l’autorisation de remisage à domicile et celui de la mise à disposition gratuite d’un véhicule de service. Selon le texte, dans le cadre de leurs missions, certains agents peuvent être exceptionnellement autorisés par leur chef de service à remiser le véhicule à leur domicile. Cette autorisation, délivrée pour une durée d’un an renouvelable, doit faire l’objet d’un document écrit portant la signature du supérieur hiérarchique. En contresignant l’autorisation, l’agent s’engage à remiser le véhicule sur un emplacement de stationnement autorisé, à fermer à clé le véhicule et à activer le ou les systèmes antivols ainsi qu’à dissimuler tout objet contenu dans le véhicule susceptible d’attirer l’attention d’éventuels voleurs. Pendant le remisage à domicile, l’agent est personnellement responsable de tous vols et de toutes dégradations, sauf à établir que le vol ou la tentative de vol a eu lieu avec effraction ou avec violences corporelles. Le récépissé de déclaration de vol aux autorités de police servira de preuve pour dégager la responsabilité de l’agent.

Dans le cas du remisage à domicile, l’usage privatif du véhicule est strictement interdit. Des personnes non autorisées ne peuvent prendre place dans le véhicule. A titre d’exemple, il ne peut pas être utilisé pour déposer les enfants à l’école. En cas d’absence -congés, jours fériés, maladie… , le véhicule doit rester à la disposition du service d’affectation.

L’utilisation du véhicule pour les trajets domicile-travail est obligatoirement soumise à une autorisation préalable de remisage à domicile. « Nulle part dans ce texte, il n’est question d’avantage en nature ou de participation financière de l’agent », observe le consultant Bernard Roland.

Flou sur les véhicules de fonction

Selon les textes, la mise à disposition gratuite d’un véhicule de service doit demeurer très exceptionnelle. Elle doit être autorisée et fait l’objet d’une assurance complémentaire. L’autorisation est délivrée par le chef de service dont dépend l’agent. Elle doit être préalable, écrite et nominative. En effet, le conducteur qui bénéficie d’une mise à disposition doit être titulaire d’une habilitation à conduire valide et correspondant au véhicule prêté. L’agent doit souscrire une assurance complémentaire pour l’usage privé du véhicule pendant la période de mise à disposition couvrant notamment le transport de tiers (membres de la famille ou autres).

Le texte ajoute : « En effet, la responsabilité de l’Etat ne saurait être engagée vis-à-vis de l’agent, pour les dommages que cet agent aurait subis lors de l’usage privatif, même autorisé. Elle ne saurait non plus être substituée à celle de l’agent, vis-à-vis des tiers, dans ces mêmes circonstances. »

Les mêmes textes disent qu’il existe « des véhicules dits de fonction qui sont des véhicules affectés à l’usage privatif de fonctionnaires d’autorité pour les nécessités de service ainsi que pour leurs déplacements privés. » Selon Bernard Roland, « cette possibilité n’étant pas prévue expressément par le code général des collectivités territoriales, elle n’est pas autorisée pour les collectivités locales même si des agents de grade très élevé (secrétaire général, directeurs généraux…) bénéficient de l’attribution de voitures de service dans des conditions qui en font quasiment des véhicules de fonction ».

Des règles dans le marbre

Au final, les textes fixent le statut du trajet domicile-travail selon plusieurs facteurs. « Ainsi le remisage à domicile est accepté, explique Bernard Roland, si l’agent a des contraintes horaires, s’il n’existe pas de moyens de transport en commun… Si les conditions sont remplies, ce remisage à domicile ne donne pas lieu à une déclaration d’avantage en nature. Si les conditions ne sont pas remplies, le remisage à domicile n’est pas autorisé ».

« Pour la déclaration des avantages en nature, poursuit Bernard Roland, une loi de 2003 fixe le montant de cet avantage à 9 % du prix d’achat remisé si le carburant n’est pas payé par la collectivité et à 12 % si le carburant est pris en charge. Cet avantage en nature correspond à la réalité quand il y a une utilisation le week-end, le soir et les jours de congés. Mais, quand il s’agit d’un trajet domicile-travail, la déclaration devrait se faire au kilomètre réellement effectué. Mais parfois, le calcul donne un montant supérieur au 12 %. Dans chaque cas, il faut calculer le montant et opter pour le plus avantageux. Si l’agent verse une contribution en échange de l’utilisation du véhicule pour le trajet domicile-travail et, si cette contribution est inférieure au montant de l’avantage en nature réel, il faut déclarer la différence ».

Quoi qu’il en soit, il est toujours souhaitable que ces questions soient expressément prévues dans le cadre de la délibération qui fixe les conditions d’utilisation du véhicule, cela permettra notamment d’éviter des contestations ultérieures, en particulier si le véhicule est impliqué dans un accident.

Des pratiques à encadrer

Les pratiques courantes montrent que, dans les collectivités, les véhicules de service sont utilisés pour le trajet domicile-travail et remisés à domicile par un nombre important d’agents qui appartiennent principalement aux services techniques. Cette possibilité est justifiée pour des raisons avancées d’astreinte. En parallèle, quelques véhicules, dits de fonction, sont utilisés par la direction, y compris le week-end et les congés. Pour Bernard Roland, « ces pratiques sont de plus en plus contestées par les chambres régionales des Comptes ».

En conclusion, Bernard Roland conseille soit d’appliquer les textes à la lettre, soit d’accepter le remisage à domicile moyennant une contribution financière de l’agent. Il faut cependant savoir que cette dernière solution risque d’augmenter la taille du parc automobile car les véhicules sont affectés de fait, mais aussi qu’elle peut provoquer des jalousies de la part du personnel administratif. Et de conclure : « dans tous les cas, il faut être plus rigoureux et ne pas accepter des utilisations tacites. » Des règles écrites et du formalisme sont préconisés. Dura lex, sed lex. La loi est dure, mais c’est la loi.