Utiliser le TCO : des applications multiples

« Le TCO est un état d’esprit d’optimisation de la gestion et de ses critères », rappelle Robert Maubé, consultant spécialiste de la gestion de flotte. Il aide donc avant tout et surtout à réduire les coûts. Comment ? En confrontant le responsable aux coûts de son parc, réels ou prédictifs, le TCO l’incite à se poser les bonnes questions et à dépasser ses idées reçues. C’est pourquoi calculer le TCO ne suffit pas : le gestionnaire de flotte se doit de faire appel à son expérience pour repérer les dérives, identifier leurs causes et évaluer les actions à mettre en place.

« Nous sommes en train de revoir complètement la car policy, témoigne Julien Pouymayon, responsable QSE et logistique en charge des 229 véhicules de l’entreprise de BTP Avenel. Avant, nous raisonnions uniquement en prix catalogue pour le choix des modèles. Depuis un trimestre, nous raisonnons en coût global et la réalité n’est plus du tout la même. Cela permet à ma direction de faire les bons choix. »

Remettre en question ses convictions

Julien Pouymayon poursuit : « Un véhicule de direction avait un loyer de base mensuel de 800 euros pour un prix facial de 44 000 euros. Lors du renouvellement, le loyer est passé à 1 050 euros. Face à ce surplus de 250 euros, le premier réflexe a été d’opter pour un autre modèle. Or, le calcul du TCO a montré que malgré la hausse du loyer, le coût global absorbait le surplus, avec en outre un gain de 50 euros parce que le véhicule va moins consommer » (voir le témoignage de Julien Pouymayon).

L’outil TCO intervient aussi dans le suivi sur la durée. « Le TCO nous sert à analyser la tendance, via l’évolution du coût de revient kilométrique, pour voir si nous nous situons sur la bonne pente. L’objectif est de réduire le coût de la mobilité. Nous cherchons aussi à suivre l’évolution du nombre de kilomètres parcourus par catégorie de collaborateurs (commerciaux, techniciens, administratifs). Nous essayons de comprendre pourquoi ce chiffre augmente ou diminue, et nous vérifions si le coût du kilomètre a évolué ou pas », relate Alexandre Jenn, DAF du spécialiste des solutions de communication Ascom France, à la tête de 35 véhicules (voir le reportage sur Ascom France).

Pour le ministère des Armées, l’objectif est aussi de disposer d’un indicateur pour se comparer à d’autres flottes et mieux sélectionner les actions à lancer. « En apportant une meilleure connaissance du parc et en nous aidant à expliquer le coût de chaque poste et de chaque véhicule, le TCO donne la capacité de baisser les coûts », résume Angélique Pluta, chef du bureau véhicules de la gamme commerciale (voir le reportage sur le ministère des Armées).

Parce qu’il alerte sur les dérives, le calcul du TCO mène généralement à une révision de la car policy pour ajuster le format du parc au plus près des besoins. Généralement, le TCO théorique va servir à segmenter la car policy, et le TCO comptable à savoir quels véhicules conserver ou restituer. « Nous relançons les appels d’offres avec les loueurs longue durée. Nous allons y intégrer le TCO. L’objectif est de segmenter la car policy : choisir une gamme pour chaque catégorie de personnes dans une fourchette de TCO. À terme, nous souhaitons avoir le même TCO pour tous les véhicules dans une tranche. Au collaborateur de choisir le modèle adapté à son utilisation », explique Julien Pouymayon pour Avenel.

Le TCO se veut alors un outil de mise en concurrence : « Nous fixons des objectifs de TCO par catégorie de véhicules dans laquelle les loueurs doivent entrer : à eux de présenter des modèles dans cette fourchette », reprend Julien Pouymayon. Cela fonctionne auprès des loueurs et des autres prestataires : « Nous avons lancé des appels d’offres pour le carburant auprès de quatre pétroliers, pour les pneus et la télématique », ajoute Julien Pouymayon.

La logique est semblable chez Pygram : « J’effectue un travail en amont lors d’un renouvellement. Puis, à partir des devis du loueur et de l’assureur, je propose au salarié entre trois et cinq véhicules avec les coûts les plus adaptés à son utilisation. Le TCO est donc déjà un critère de choix », constate Régis Tersiquel. Ce responsable administratif et financier gère les 20 véhicules de ce spécialiste des services informatiques (voir le reportage sur Pygram).

Renouveler ou non les véhicules

Le TCO apporte aussi un éclairage sur le choix des énergies, comme l’expose Angélique Pluta pour le ministère des Armées : « Le TCO par motorisation est très important car il va influencer la redistribution de nos achats, malgré la contrainte de la circulaire interministérielle sur le verdissement des flottes. »

En parallèle, la connaissance des coûts réels d’un véhicule influence son renouvellement. « En calculant un TCO comptable, nous nous sommes rendus compte que la casse est fréquente sur des modèles comme les véhicules de chantier. Il est donc important d’avoir un suivi quasi constant pour savoir si nous prolongeons ou pas la durée de location par exemple. Si nous avons déjà eu trop de frais, nous nous posons la question », note Julien Pouymayon.

« Le TCO constitue un critère de choix dans notre plan de renouvellement, pour savoir quel véhicule faire durer et quel véhicule changer », confirme Bruno Gillain, directeur métier services et logistique, en charge des 6 400 véhicules du distributeur de gaz GrDF. De plus, le suivi du TCO permet, si un modèle particulier se révèle trop coûteux en maintenance, de le retirer rapidement de la car policy.

Le TCO joue aussi un rôle essentiel dans la budgétisation en tant qu’outil prédictif. « Si, pour le gestionnaire de flotte, un modèle pris séparément n’a que peu d’impact, il est nécessaire de connaître le coût individuel des véhicules. L’acheteur regardera lui davantage le TCO par modèle, à titre informatif, pour provisionner financièrement son achat », indique Yoann Taitz, directeur de la valorisation chez Autovista France, fournisseur de données pour l’automobile.

Simuler l’évolution des coûts

« Côté gestion, le calcul du TCO aide à programmer un budget plus proche de la réalité », observe Angélique Pluta. « Avec le TCO, je pilote les postes de dépenses en global : assurance, carburant, etc., en réalisant des simulations, complète Julien Pouymayon pour Avenel. Je peux anticiper une hausse de 500 000 km en cas de progression de l’activité et du nombre de voitures, et donc estimer la consommation théorique de carburant. »

Plus avant, le TCO se transforme en indicateur de profitabilité. « La grande question est : comment fait-on pour financer notre parc ?, interroge Julien Pouymayon. Ce sont nos hommes qui produisent : le véhicule est donc porté par le taux horaire auquel nous vendons nos salariés. La croissance de la taille du parc a ainsi un impact sur les taux horaires vendus aux clients.

Pareillement, si le véhicule est trop luxueux ou trop équipé, le taux horaire sera trop élevé et nous ne prendrons jamais de commandes. Il faut donc des véhicules qui répondent au besoin. » Mais attention : si ses applications sont variées, le TCO reste un indicateur économique et les responsables de parc s’accordent à dire qu’il ne peut être le principal facteur de prise de décision.

« Si le TCO était le seul paramètre, tout le monde roulerait dans ce qu’il y a de moins cher, plaisante Éric Schwartz, DAF du spécialiste de la restauration collective Elior. Une autre solution serait d’allonger les contrats, ce qui abaisse le coût du kilomètre mais accroît le risque de panne et donc d’immobilisation : c’est favorable pour les coûts mais cela pourrait être pénalisant pour l’utilisateur » (voir aussi le reportage sur Elior).

« Le TCO est juge de paix économique mais ce n’est pas le critère de choix. Le véhicule d’entreprise est un plus, un bonus : nous devons donc rester attractifs. Pour moi, la gestion de flotte, c’est avant tout la gestion d’un service aux utilisateurs, d’où l’importance de la prise en compte des besoins. Nous ne pilotons pas par les coûts qui sont toutefois suivis de près pour identifier toute dérive », argumente Jean Ménétrier, directeur achats et immobilier d’Assystem, spécialiste de l’ingénierie et du conseil en innovation (voir aussi son témoignage).

Régis Tersiquel donne une analyse semblable pour Pygram : « Le TCO est un élément important mais pas le seul. Nous sommes dans un rapport qualité-prix : le TCO est le prix, la qualité est ce que va percevoir le salarié. Pour faire le meilleur choix pour lui et pour nous, nous devons réussir à déterminer le bon rapport.

« Aujourd’hui, la gestion de la flotte est plutôt focalisée sur l’adaptation des modèles à nos activités et sur le volume, notamment le nombre de véhicules par agent. Le TCO se veut un éclairage et non un élément qui conduit notre fonctionnement », conclut Bruno Gillain pour GrDF.

« Aujourd’hui, la partie fiscale pèse en moyenne 21 % du TCO, ce qui est important, mais les charges varient énormément selon les véhicules. Elles sont notamment très élevées sur les voitures de luxe et sur celles qui relèvent du malus ou d’une forte TVS », observe Bernard Fourniou, président de l’OVE.