La première réflexion a consisté à mutualiser la gestion de la flotte à l’échelle du groupe pour réaliser des gains sur le traitement des données, des commandes et des tarifications. Et nous avons standardisé les processus et offert un catalogue unique pour les VP », note Baudouin de Mégille, directeur de Vega (Veolia Environnement Gestion Automobile). Un enjeu pour Veolia, fruit d’une fédération de métiers, de l’énergie aux transports, du traitement des déchets à la distribution d’eau potable.
Le dirigeant a privilégié un travail par étapes pour, dans un premier temps, identifier un TCO théorique intégrant les loyers, l’entretien, la consommation et la fiscalité, afin de construire une car policy. « Ensuite, nous passerons au calcul du TCO réel et global grâce, notamment, à l’usage de la carte carburant. À terme, nous comptons équiper les véhicules d’un boîtier pour connaître la consommation réelle. Mais tous les collaborateurs ne sont pas encore prêts à accepter cet outil », reprend Baudouin de Mégille.
Un TCO théorique pour mettre en place la car policy
Quant aux frais de restitution, « ils ne sont connus qu’en fin de contrat et seront intégrés dans le calcul de ce TCO réel. » Par ailleurs, Baudouin de Mégille calcule à part la sinistralité, « très liée au comportement du conducteur », et privilégie l’auto-assurance, compte tenu de la taille de la flotte, pour éviter les taxes sur les contrats « dommages ».
« Nous nous basons sur notre calcul de TCO pour déterminer la car policy et le catalogue destiné au choix des VP. C’est devenu notre fil conducteur. En raisonnant en TCO, nous agissons sur deux facteurs essentiels de coût : la fiscalité, liée aux émissions de CO2, et la consommation de carburant. Pour les VU, le choix diverge car ils doivent répondre à des besoins précis et le TCO n’est donc pas le seul critère », explique Baudouin de Mégille. Et il a même accéléré le renouvellement des VP afin de prendre en compte la compétitivité de modèles récents en matière de CO2 et de consommation.
Avec 30 000 véhicules en parc, dont 7 500 VP, soit un budget de 150 millions d’euros, Veolia a opté pour la LLD, avec un système forfaitaire, intégrant loyer, entretien et restitution. Baudouin de Mégille a cependant choisi d’internaliser la gestion avec un outil unique en reprenant donc une partie du métier du loueur. Avec cet outil, Veolia gère désormais les demandes internes, établit les devis de location, passe les commandes aux loueurs, mémorise tous les éléments relatifs aux contrats et aux modifications éventuelles, contrôle la facturation et suit les renouvellements. Et tout ceci avec « zéro papier ».
« Nous dégageons des économies et bénéficions de l’effet de taille avec cette démarche. Elle simplifie aussi la facturation, en voie d’être totalement informatisée, l’imputation des dépenses sur les bons centres de coûts et la comptabilité analytique de chaque filiale. Nous pouvons ainsi connaître le coût de chaque véhicule et celui de la flotte de chaque business unit », poursuit le responsable. Pour les commandes, cela représente des économies à la fois en temps et en conformité. Auparavant, « les demandes de véhicules étaient traitées manuellement et nous enregistrions entre 50 et 60 % de non-conformités. Les commandes n’étaient jamais validées du premier coup et nécessitaient souvent trois à quatre devis », ajoute-t-il.
Un fonctionnement plus simple et plus efficace
Autre approche pour diminuer les coûts : négocier directement et de manière distincte les différents tarifs des éléments déterminants pour le loyer. « Nous négocions aussi en direct avec les constructeurs les conditions tarifaires des véhicules et des équipements. Les choix et les tarifs obtenus auprès des constructeurs sont des éléments qui permettent ensuite aux loueurs de fixer leurs grilles tarifaires et nous calculons nous-mêmes les loyers au sein de l’outil de gestion grâce à la grille négociée avec les loueurs », conclut Baudouin de Mégille.
